Gestionnaire d'archives
Lieu du poste: Commune Urbaine de Niamey, Niamey
Departement: Soutien Opérationnel & Administratif
N° de requisition: req57015
Modèle de travail: In-person
Pays: Niger
Catégorie d’employé: Regular
Type d’emploi: Full Time
Ouvert aux expatriés: No
Monnaie: CFA Franc BCEAO
Type de rémunération : Mensuelle
L'International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde, aidant à rétablir la santé, la sécurité, l'éducation, le bien-être économique et l'électricité des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l'appel d'Albert Einstein, l'IRC est l'une des plus grandes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde, intervenant dans plus de 40 pays et 29 villes américaines pour aider les populations à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés. Force pour l'humanité, les employés de l'IRC ont un impact durable en rétablissant la sécurité, la dignité et l'espoir pour des millions de personnes. Si vous êtes un acteur de changement passionné et motivé par les solutions, rejoignez-nous pour avoir un impact positif sur la vie de millions de personnes dans le monde pour un avenir meilleur
CONTEXTE
L’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires à travers le monde et aide les populations victimes à survivre et reconstruire leur vie. Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre le secours et l'assistance pour améliorer la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou les catastrophes. Présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous restaurons la sécurité, la dignité et l'espoir pour des millions de personnes loin de chez elles et qui souffrent. IRC ouvre la voie vers des conditions de vie meilleure pour ces personnes.
Au Niger, l'IRC dirige actuellement un programme humanitaire à grande échelle axé sur les personnes déplacées et les communautés d'accueil touchées par les crises et les conflits récents, avec un accent particulier sur les femmes et les filles. Nous travaillons à Diffa, Tillabéri et Maradi, et notre vision directrice est qu'au Niger, les personnes affectées par la crise, y compris les personnes déplacées à l'intérieur du pays, les réfugiés, les retournés et leurs communautés d'accueil, reçoivent une aide d'urgence rapide, ont accès aux services de base et ont la possibilité de choisir comment répondre à leurs besoins grâce à une assistance fournie principalement en espèces.
SOMMAIRE
L'objectif principal de ce poste est de soutenir et de promouvoir un environnement de travail conforme au sein du programme national du Niger, à travers des initiatives de prévention proactives, de sensibilisation sur la sauvegarde des documents au sein de la mission. Les responsabilités du Manager des Archives sont multiples et visent toutes à promouvoir une culture d'intégrité et de conformité dans la gestion documentaire de la mission pays.
Le Manager des Archives est chargé de superviser, organiser et maintenir les systèmes de gestion documentaire de l’International Rescue Committee (IRC) au Niger, en garantissant leur conformité aux lois locales, aux politiques et procédures de l’IRC, ainsi qu’aux exigences des donateurs et engagements contractuels. Il/elle est responsable de la gestion des archives physiques et numériques, de la formation des équipes à la gestion documentaire, et du respect des normes établies en matière de conservation, d’accès et de confidentialité des documents.
Sous la supervision du Directeur Adjoint des Finances (DDF), le Manager des Archives travaille en étroite collaboration avec les équipes financières, supply chain, administratives et des programmes pour assurer une gestion efficace et conforme des dossiers et archives dans le box.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Gestion des archives :
Superviser la mise en place et la maintenance des systèmes d’archivage physique et numérique ;
Veiller à l’organisation, au classement et à la conservation des documents selon les politiques de l’IRC et les lois locales ;
Assurer la sauvegarde et la sécurité des documents sensibles et confidentiels ;
Conformité et contrôle :
Garantir la conformité des pratiques de gestion documentaire avec les exigences des donateurs et les réglementations locales ;
Effectuer des contrôles réguliers pour s'assurer de l’exactitude et de l’intégrité des archives.
Formation et sensibilisation :
Former le personnel sur les politiques et procédures de gestion documentaire ;
Sensibiliser les équipes à l’importance de la gestion des archives dans le respect des obligations contractuelles et réglementaires.
Soutien aux audits :
Faciliter l’accès aux documents nécessaires pour les audits internes et externes ;
Assurer une traçabilité claire des dossiers et des processus archivés.
Numérisation et digitalisation :
Collaborer avec les équipes IT pour développer et maintenir des solutions numériques d’archivage ;
Assurer le scannage des documents pour les sauvegarder en format numérique ;
Mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED).
Organisation et classement des documents :
- Mettre en place un système de classement adapté ;
- Identifier les documents à conserver et ceux à éliminer selon les normes de conservation.
Conservation des archives :
- Veiller à la bonne conservation physique des documents ;
- Utiliser des outils numériques pour conserver et sécuriser les documents électroniques.
Accès aux archives :
- Faciliter l’accès aux archives pour les employés ou les partenaires autorisés ;
- Maintenir un registre des consultations pour garantir la sécurité des documents.
Gestion du cycle de vie des documents :
- Identifier les documents à archiver définitivement, ceux à détruire ou à transférer vers d'autres entités (en cas de partenariat ou de fin de projet).
Qualifications minimales :
- Licence ou maîtrise en comptabilité, administration, commerce ou études commerciales ;
- Expérience avérée dans la gestion des archives physiques et numériques, idéalement dans un environnement humanitaire ;
- Une expérience de travail dans un système de gestion archivage en ligne (par exemple Box, Dropbox, Google Drive) serait un atout ;
- Une expérience de travail avec la comptabilité informatisée est requise, la comptabilité INTEGRA System est préférable ;
- Capable de travailler avec une supervision limitée, être flexible et à l'aise dans une force de travail multiculturelle ;
- Excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps avec la capacité d'organiser les tâches simultanément et de prioriser le travail ;
- Maîtrise avancée de Microsoft Windows, Word, Excel, Access et Microsoft Outlook ;
- Doit être minutieux ;
- Solides compétences en communication orale et écrite ;
- Honnête, fiable et digne de confiance ;
- Capacité à travailler sous pression ;
- Capacité à maintenir le plus haut degré de discrétion et de confidentialité ;
- Volonté d'adhérer et d'appliquer les règles de l'IRC ;
- Doit être capable de gérer efficacement une charge de travail importante.
Norme de conduite professionnelle : L'IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans l'IRC Way – notre code de conduite. Il s'agit de l'intégrité, du service, de la responsabilité et de l'égalité.
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