Informations sur l'emploi
Titre du Poste: Responsable régional des subventions et des rapports - Région Afrique de l'Ouest
Niveau Requis : Diplôme universitaire supérieur
Année d'Expérience Requise : 3 ans
Lieu du Travail: Tchad
Date de Soumission : 20/03/2023
Description de l'emploi
INTERSOS est une organisation humanitaire internationale avec son siège à Rome, des succursales à Tunis, Nairobi et Amman et des bureaux de représentation à Genève et Dakar. La structure organisationnelle comprend le Secrétariat général, les Départements des programmes, des finances, de la logistique et de l’approvisionnement, des communications et de la collecte de fonds et des ressources humaines, l’Unité de contrôle et de conformité des subventions et le bureau de l’auditeur interne. INTERSOS est opérationnel dans 19 pays avec plus de 3 000 employés nationaux et internationaux dans le monde.
Principales responsabilités et tâches
I. Participation à l’élaboration des propositions de projets et des révisions au cours de la période donnée
Il/Elle contribue et soutient la mise en œuvre de la stratégie régionale, en tant que membre du Bureau Régional
Il/Elle s’assure, avec l’appui de la Grant Unit, de la bonne compréhension des directives du bailleur au sein de l’équipe chargée de préparer la proposition en rédigeant une synthèse qui est transmise aux missions
Il / Elle s’assure que les formats utilisés pour les propositions de projets sont conformes aux formats officiels des donateurs et prépare les outils internes selon les besoins avec le soutien de l’Unité des subventions et du Coordonnateur régional des finances.
Il/Elle anime et soutient la rédaction des propositions de projets et annexes associées, les demandes d’avenant des projets en cours, et la préparation de l’ensemble des documents destinés aux bailleurs de fonds (Manifestation d’Intérêt, annexes RH et logistique financière, etc.) sous la supervision du Directeur Régional Adjoint Directeur et avec les contributions des personnes concernées (Cellules Médicales et Protection, Cellule Subventions, logistique, finance et RH), en coordination notamment avec le Coordonnateur Régional des Finances pour la fixation et le suivi des échéances internes, la consolidation et la validation des documents et la soumission à la Cellule Subventions le cas échéant
Il/Elle coordonne, en étroite collaboration avec le Coordonnateur Régional Finances et le Coordonnateur Logistique, l’élaboration et la consolidation de l’ensemble des documents à transmettre aux bailleurs de fonds et leur mise en cohérence avec les autres documents contractuels
Il/Elle assure le suivi du développement du projet sous la direction du Directeur Régional Adjoint, en étroite coordination avec le Coordonnateur Régional des Finances, et en collaboration avec les missions de la Région
Il/Elle participe à l’élaboration des réponses aux bailleurs de fonds dans le cadre du développement du projet pendant la période donnée, en étroite coordination avec le Coordonnateur Régional Financier et avec l’appui de la Grant Unit.
En collaboration avec les équipes logistiques, RH et financières du siège, en étroite coordination notamment avec le Coordonnateur Financier Régional, il/elle coordonne l’élaboration des budgets des nouvelles propositions de projets et des révisions des projets en cours afin d’assurer leur cohérence avec les parties narratives
Il / Elle soutient et forme les équipes des missions sur les directives, les exigences et les priorités spécifiques des donateurs, avec le soutien de l’Unité des subventions par le biais de formations formelles structurées et de formations sur le tas, y compris lors de visites sur le terrain.
II Appui au respect des obligations contractuelles des bailleurs et vérification et contrôle de la production des rapports narratifs internes et externes pour les projets en cours sur la période donnée
Il/Elle est chargé(e) de contrôler le respect du calendrier de reporting des programmes mis en œuvre dans les missions de la Région durant la période donnée
Il/Elle contrôle que les missions traitent correctement les questions potentielles des bailleurs de fonds sur les rapports soumis sous la supervision du Directeur Régional Adjoint, en coordination avec le Contrôleur Régional Financier
Il/Elle reçoit et contrôle mensuellement l’outil d’évaluation de projet (PAT) des missions INTERSOS et vérifie la pertinence et l’exactitude de ce rapport interne, en étroite coordination avec le coordinateur financier régional et en liaison avec le coordinateur de programme ou le responsable des subventions de la mission, en alertant le Directeur régional adjoint et équipe régionale en cas de retards ou de défis importants
Il / Elle contrôle que les missions ont collecté et inclus toutes les données nécessaires à la préparation des rapports conformément aux directives internes des donateurs et d’INTERSOS, avec le soutien des départements concernés du siège (RH, Logistique, Finances et Unité des subventions), sous la supervision de l’adjoint directeur régional
Il/Elle coordonne, en étroite collaboration avec le Contrôleur Financier Régional et le Coordonnateur Logistique, l’élaboration de l’ensemble des documents à transmettre aux bailleurs de fonds à des fins de reporting et leur mise en cohérence avec les autres documents contractuels
Il / Elle s’assure, avec ou avec l’appui de l’Unité des subventions, et en étroite coordination avec le contrôleur financier régional, que les formats utilisés pour les rapports des donateurs sont conformes aux formats officiels et aux réglementations des donateurs
Il / Elle soutient les équipes des missions dans les rapports internes et externes pour des donateurs spécifiques, y compris lors de visites sur le terrain
Il/Elle s’assure que les missions et les équipes du siège disposent des versions finales des propositions, des rapports bailleurs et des contrats (mission/siège, transmission email siège/mission, archivage sur l’IMP au siège etc.) pour les missions dont il/elle est concerné
Il/Elle est en charge des délais de reporting mis en place dans IMP avant la signature de la convention de subvention avec les bailleurs et contrôle, après la signature de la convention, que le délai de reporting est respecté
Il/Elle est responsable de la coordination et de la finalisation de l’examen des rapports sur le fond et la forme et s’assure de l’exactitude, de la cohérence et de la consolidation des données, des informations essentielles sur les indicateurs et des obligations contractuelles requises, de la qualité de la rédaction sous la supervision du Directeur Régional Adjoint et en coordination avec le contrôleur financier régional et le coordinateur logistique
Il/Elle contrôle le dépôt des rapports auprès des bailleurs de fonds, l’archivage des dernières versions et des accusés de réception pendant la période donnée dans IMP
Éducation
Diplôme universitaire supérieur en sciences sociales, relations internationales, gestion d’ONG ou expérience de travail équivalente
Expérience professionnelle
Au moins 3 ans d’expérience de travail sur le terrain dans la gestion de programmes humanitaires avec des responsabilités croissantes
Exigences professionnelles
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Bonne connaissance de l’architecture humanitaire
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Connaissance de la gestion du cycle de projet humanitaire ;
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Solides connaissances en informatique avec une connaissance complète de MS Office ;
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Connaissance des principaux donateurs humanitaires, avec une référence particulière aux méthodes de travail de la DG ECHO, de l’USAID et des agences des Nations Unies
langues
Anglais et français obligatoire
Exigences personnelles
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Fort esprit d’équipe, à l’aise dans un environnement multiculturel
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Excellentes capacités d’analyse, capacité d’observation et d’analyse
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réflexion stratégique
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Souci du détail et façon structurée d’aborder les tâches (très organisé)
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Capacité à planifier à l’avance et axé sur les résultats (proactif)
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Capable d’assurer une livraison rapide et de qualité dans un environnement stressant (résilient au stress)
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Capacité à respecter les délais et à respecter la hiérarchie
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Très bonnes compétences interpersonnelles : solides compétences en communication et en diplomatie
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Pratique et résolveur de problèmes
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Capacité à faire face à une forte pression de travail
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Les candidats de la région sont particulièrement encouragés à postuler.
Conditions générales – Type de lieu d’affectation
Selon le pays d’affectation
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Rémunération
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Selon poste et ancienneté
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Transport
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Selon le pays d’affectation
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Assurance médicale
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Selon le pays d’affectation
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Visa
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Selon le pays d’affectation
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Congé annuel
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2,5 jours par mois
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Frais d’installation
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Selon le pays d’affectation
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Frais de scolarité
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Selon le pays d’affectation
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Induction
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Cours d’orientation en ligne
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Remarques 1
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INTERSOS applique une « politique d’apprentissage et de développement » qui inclut la possibilité de recevoir une capacitation et de participer à des formations internes et externes. La priorité sera donnée au personnel travaillant pour INTERSOS depuis plus de deux ans. Le personnel ayant une ancienneté > 2 avec une bonne performance démontrée et un engagement élevé, sera invité à faire partie du pool INTERSOS et à créer son «plan de développement personnel». Ils seront ensuite accompagnés individuellement par le Coordonnateur du Développement du Personnel pour façonner leur plan de renforcement des capacités.
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Remarques 2
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La catégorisation des lieux d’affectation familiaux, non familiaux et accompagnés est soumise à des critères de sécurité, d’accès aux services de santé et d’éducation.
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Conditions Générales -Hébergement
Selon le pays d’affectation
Conditions Générales – R&R
Selon le pays d’affectation
