Informations sur l'Emploi
Titre du Poste: CHEF DE L'ADMINISTRATION HQ
Niveau Requis : Master
Année d'Expérience Requise : 5 ans
Lieu du Travail: Côte d'Ivoire
Date de Soumission : 31/01/2023
Description de l'Emploi
Médecins Sans Frontières, fondée en 1971, est une organisation internationale à but non lucratif qui fournit une assistance médicale d’urgence aux personnes touchées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l’exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels de la santé, de la logistique, de l’administration et de diverses autres professions, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d’impartialité, d’indépendance et de neutralité.
MSF WaCA, créé en 2019, est le premier siège MSF en Afrique, et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations touchées dans le monde.
Pourquoi nous rejoindre ?
Vous vous apprêtez à rejoindre la famille MSF, avec plus de 50 ans d’action médicale d’urgence qui lui ont valu le prix Nobel de la paix en 1999.
Nous sommes une organisation inclusive qui considère le bien-être social et professionnel comme un droit pour tous et offre un environnement qui tient compte de la diversité de chaque bénévole.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec laquelle elle contribue à la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.
Nous recherchons : CHEF DE L’ADMINISTRATION HQ
Service: Administratif
Responsable hiérarchique : directeur général adjoint
Ligne fonctionnelle : Unités RH du siège
Nombre d’équipes à gérer : 2 à 4
Type de contrat : CDD Renouvelable
Poste au siège basé à : Abidjan
Temps de Travail : 100%
Poste à pourvoir : Dès que possible
Objectif général
Principales responsabilités / Activités
Administration du siège et gestion des ressources humaines
Assumer la responsabilité de la bonne gestion et de la qualité des services d’administration du personnel de l’organisation
Politique et procédure RH et administrative:
Contribuer activement à la finalisation, la mise en œuvre et la diffusion des politiques RH
Mettre en place un système de feedback pour préparer les futures mises à jour des politiques RH
Signaler à la DRH/DGA toute demande exceptionnelle sortant du cadre des politiques.
Grille fonctionnelle : accompagner la mise en place de la nouvelle grille fonctionnelle et de rémunération et proposer une stratégie et un calendrier pour sa mise en place ainsi que les ressources nécessaires
Contrat
Assurer la qualité et la validité de tous les documents contractuels
Assurer un bon suivi avec le bureau international de MSF des contrats du personnel international
Garantir la confidentialité sur les informations contractuelles et les prestations.
Assurer la mise en place des mécanismes de suivi administratif du personnel du siège (descriptions de poste, suivi des périodes d’essai, des contrats, des évaluations, des avenants etc.)
Contrôle et valide la paie du personnel du siège local
Point focal pour les questions d’assurance. Il supervise notamment le processus d’appel d’offres et les négociations pour les renouvellements d’assurance, est en contact avec le courtier d’assurance, répond aux questions spécifiques, est chargé de s’assurer que les employés sont couverts conformément aux politiques de WaCA et veille à la bonne diffusion de l’information en interne.
Assurer le dialogue social avec les salariés et les représentants du personnel
Conseiller les managers sur la gestion des équipes, les contraintes légales, les mises à jour sur les nouvelles réglementations.
Cadre administratif légal et suivi de l’actualité sociale
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Veiller au respect de toutes les obligations légales en matière de droit du travail (contrat de travail, rémunération, congés, déclarations, etc.)
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Surveiller toutes les obligations légales liées à la gestion administrative du personnel
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Veiller à ce que les procédures internes du département soient simples, flexibles, faciles à comprendre et à appliquer
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Établir et maintenir des contacts avec le bureau du travail du pays
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Référez-vous au conseiller juridique de WaCA sur toutes les questions juridiques liées au droit du travail
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Assure la mise en place et le suivi des instances et comités internes de concertation, dont le Comité d’Hygiène et de Sécurité, les délégués du personnel, etc., et est responsable de l’organisation des élections des délégués du personnel
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Système d’Information RH, Données et Indicateurs
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Contribuer activement au développement et à la mise en place d’un système d’information RH intégré (logiciel RH).
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Est responsable de l’amélioration continue des outils et processus administratifs
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Développer des tableaux de bord pour suivre les activités RH. Analyser les données collectées et partager les tableaux de bord avec toutes les équipes pour guider la prise de décision
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Etablir le bilan social annuel de l’organisation
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Assurer la qualité, la systématisation et l’exhaustivité de l’archivage des données RH.
Budget RH
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Compiler les informations nécessaires à la construction et au suivi du budget RH au siège
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Développer et suivre les lignes budgétaires liées aux frais de voyage, aux frais de scolarité, à l’assurance maladie
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Gestion d’équipe
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Gérer l’équipe d’administration du siège
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Évaluer la pertinence de la mise en place de l’équipe d’administration du siège et proposer la restructuration nécessaire
Profil de l’emploi
Formation / Qualification / Pré-requis
Compétences / Aptitudes
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Autonomie, rigueur professionnelle et capacité à gérer son stress
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Solides compétences organisationnelles avec une expérience de la gestion de tâches multiples
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Capacité à manager une équipe
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Engagement associatif et humanitaire
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Flexibilité et sensibilité culturelle
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Capacité à gérer une charge de travail importante
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Capacité à communiquer efficacement avec les autres
Aptitudes – Soft skills
Solides compétences interpersonnelles et respect de la diversité
La créativité
Capacité à sortir des sentiers battus
Bienveillance et écoute active
Haut niveau de confidentialité
Solides compétences analytiques et capacité à comprendre, traiter et documenter les informations
Compétences de communication très développées, tant à l’écrit qu’à l’oral
Proactivité et capacité à trouver des solutions
Rigueur et souci du détail
Intégrité et honnêteté
Bienveillance et empathie
Expérience professionnelle requise
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Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle démontrée en gestion des ressources humaines administratives
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Minimum de 2 ans d’expérience en management d’équipe
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Expérience en droit du travail / droit social
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Expérience dans la conception de grilles de fonction et de rémunération
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Une expérience internationale avec une organisation internationale est considérée comme un atout
Compétences linguistiques
Compétences informatiques
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Excellente connaissance des outils et logiciels informatiques (Excel, Word, PowerPoint, etc.) et des Systèmes d’Information RH.
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Dans un environnement de travail dynamique, MSF offre des opportunités égales de recrutement et de développement sans aucune forme de discrimination fondée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, l’origine géographique, le profil, le handicap physique ou tout autre motif discriminatoire.
Les candidatures féminines qui satisfont aux exigences sont fortement encouragées à postuler.
NB : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Il n’est pas exhaustif. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.
Date limite : 31/01/2023 à 18h00 GMT+
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
