LA BANQUE :
Le Groupe de la Banque africaine de développement (la Banque) est la première institution panafricaine de développement promouvant la croissance économique et le progrès social sur le continent. Il est composé de 81 États membres, dont 54 pays membres régionaux (pays africains) et 27 pays membres non régionaux.
La Banque mobilise et alloue des ressources aux pays africains, individuellement et collectivement, pour investir dans des projets et programmes d’investissement publics et privés. Afin d’assurer un impact plus important sur le développement et d’accélérer la mise en œuvre de sa Stratégie décennale (2013-2022), la Banque a mis l’accent sur les cinq grands axes : alimenter l’Afrique, nourrir l’Afrique, industrialiser l’Afrique, intégrer l’Afrique et améliorer la qualité de vie des Africains.
La Banque cherche à constituer une équipe de direction pour mener à bien la mise en œuvre de sa stratégie décennale et de ses High Fives.
LE COMPLEXE :
Le complexe de la présidence (URPR) comprend le bureau du président du Groupe de la Banque et tous les bureaux, départements et autres unités organisationnelles directement subordonnés à la présidence sur le plan administratif et fonctionnel. Le président, en sa qualité de chef de la direction du Groupe de la Banque, a pour mandat d’assurer une gestion stratégique compétente du Groupe de la Banque et de toutes ses ressources en vue de la réalisation de l’objectif du Groupe de la Banque de contribuer au développement économique et au progrès social des pays membres régionaux.
Le complexe de la présidence assure la direction et la supervision exécutives quotidiennes et à moyen terme, maintient la communication avec les pays membres du Groupe de la Banque et soutient les conseils d’administration dans l’exercice de leurs fonctions statutaires. En outre, le Complexe assure la supervision juridique et réglementaire de la conduite des activités du Groupe de la Banque et la gestion intégrée des risques des opérations du Groupe de la Banque, supervise la communication institutionnelle avec un éventail de parties prenantes internes et externes, promeut l’intégrité, la transparence et les normes éthiques les plus élevées parmi le personnel du Groupe de la Banque dans la conduite de son travail. et assure la sécurité du personnel, des locaux et des biens matériels, des informations et des données du Groupe de la Banque dans tous les endroits où le Groupe de la Banque opère. En outre, le complexe PRST participe également à la catalyse des investissements provenant de diverses sources, conformément aux priorités opérationnelles du Groupe de la Banque.
Le président supervise directement plusieurs départements et unités, y compris le Bureau du président (PCSC); le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption (CDIP); le Bureau du vérificateur général (PAGL); la Direction de la Gestion des Risques Groupe (PGRM) ; le Département des avocats généraux et des services juridiques (PGCL); le Département de la communication et des relations extérieures (PCER); le Bureau de l’intégrité et de la déontologie du personnel (PETH); Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général (PSEG); l’Africa Investment Forum (PAIF); le Bureau conjoint d’appui au Secrétariat (PJSS); le Bureau de représentation extérieure en Asie (PEXT).
LE SERVICE D’EMBAUCHE :
Le Bureau conjoint d’appui au secrétariat (PJSS) a été créé par trois institutions panafricaines comprenant la Commission de l’Union africaine (CUA), la Commission économique des Nations Unies pour l’Afrique (CEA) et le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD). Son objectif principal est de promouvoir la coordination, la collaboration et de tirer parti des synergies entre les trois institutions.
Le travail du Bureau conjoint d’appui du Secrétariat a été récemment révisé pour se concentrer sur le partenariat stratégique de la Banque avec la CUA afin d’accélérer l’intégration, la mise en œuvre et le suivi de l’Agenda 2063 et d’autres initiatives continentales. Dans le cadre de ce travail, le Bureau conjoint d’appui du Secrétariat a créé cinq plates-formes de coordination qu’il copréside avec divers départements et commissions de l’UA afin d’assurer l’alignement de la programmation et l’harmonisation des rapports sur l’Agenda 2063.
En coordination avec le Bureau de coordination de l’intégration régionale (RDRI) de la Banque ainsi que d’autres départements, le Bureau d’appui conjoint du Secrétariat facilite et dirige la participation active de la Banque à tous les sommets de l’UA. Le département présente les impacts du travail de la Banque et sollicite un soutien continental et mondial de haut niveau pour des initiatives, des programmes et des projets stratégiques qui aident le continent à répondre aux défis mondiaux émergents.
LE POSTE :
Le poste de fonctionnaire administratif et financier du Bureau conjoint d’appui au Secrétariat est physiquement situé au Bureau de pays de l’Éthiopie (COETH), à Addis-Abeba, en Éthiopie, mais l’unité relève directement du Président de la Banque dans le cadre du complexe de la présidence.
Le fonctionnaire des finances et de l’administration sera responsable de l’administration financière, y compris la gestion des comptes du bureau, de l’information financière requise pour diverses activités liées au bureau, de la gestion financière quotidienne, ainsi que de l’exécution des tâches administratives générales sous la direction du directeur. Le responsable veillera à la gestion efficace et à l’utilisation efficiente des ressources de la Banque conformément aux politiques et directives de la Banque. L’agent assurera la supervision hiérarchique des adjoints administratifs, le cas échéant.
Les tâches et responsabilités spécifiques comprennent:
FONCTIONS CLÉS :
Sous la direction générale et la supervision du coordonnateur principal de programme, le titulaire s’acquitte des fonctions et responsabilités suivantes :
Préparation et exécution du budget
- Établir le budget administratif du Bureau conjoint d’appui du Secrétariat selon le calendrier fixé par le Département du budget;
- Contribuer à l’établissement de budgets centralisés au siège pour tenir compte des besoins particuliers du Bureau d’appui conjoint au secrétariat en matière d’investissement;
- Suivre les dépenses conformément aux règles et procédures de contrôle interne de la Banque; Faire rapport périodiquement sur l’état d’avancement de l’exécution du budget et proposer d’éventuelles révisions.
Gestion financière et rapports financiers
- Établir des procédures et des contrôles pour améliorer l’efficacité du service, identifier les économies de coûts et promouvoir une utilisation efficace des ressources de la Banque ;
- Fournir des orientations sur le traitement comptable et les transactions financières en ce qui concerne le Bureau d’appui conjoint du Secrétariat;
- Conseiller la direction sur les méthodes permettant d’améliorer l’environnement de contrôle au Bureau d’appui conjoint du Secrétariat;
- Téléchargez et vérifiez les écritures comptables dans SAP;
- Faciliter les voyages et les arrangements administratifs connexes pour les membres du personnel du Bureau d’appui conjoint du Secrétariat, y compris l’achat de billets et le suivi des demandes de remboursement de frais de voyage et autres prestations connexes;
- Examiner les rapports financiers mensuels, établir et vérifier en temps voulu les rapports, états et calendriers de vérification des activités du Bureau d’appui commun du Secrétariat.
Gestion des ressources humaines
- Soumettre des rapports sur la gestion du personnel;
- Gérer les avantages sociaux du personnel de bureau conformément à la politique et aux instructions en vigueur en matière de ressources humaines;
- Aider le directeur et le coordonnateur principal du programme à résoudre les problèmes de recrutement et de dotation en personnel.
Administration générale et approvisionnement
- Superviser l’approvisionnement institutionnel en biens et services et la gestion des biens et de l’équipement;
- Préparer et suivre les contrats des fournisseurs de services;
- S’assurer de la bonne tenue des stocks de fournitures de bureau et de l’inventaire des biens et équipements de la Banque ;
- Contrôler le traitement des avances et des soldes des dépenses de mission;
- Assurer la qualité des installations de la Banque dans le Bureau d’appui conjoint du Secrétariat, y compris les espaces de travail conformes aux normes de la Banque, les biens et équipements ainsi que la prestation de services relatifs à l’entretien, à la maintenance et à la sécurité des installations ;
- Informer les homologues du Siège et en discuter avec les problèmes administratifs qui affectent le Bureau conjoint d’appui administratif du Secrétariat afin de trouver des solutions appropriées;
- Faciliter l’obtention des documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du bureau et du personnel auprès des autorités compétentes;
- Organiser, superviser et surveiller les activités du personnel administratif et assurer une formation appropriée à ce dernier afin d’obtenir des services de qualité.
- S’acquitter de toute autre tâche officielle qui peut lui être confiée par le directeur ou le coordonnateur principal du programme.
- Le fonctionnaire d’administration et des finances assurera le suivi mensuel des activités financières et administratives du Bureau d’appui conjoint du Secrétariat;
- Préparer un rapport trimestriel pour les gestionnaires respectifs soulignant les questions qui nécessitent leur attention;
- Veiller à ce que des contrôles administratifs et logistiques appropriés soient mis en œuvre;
- Veiller à ce que des mécanismes de contrôle appropriés, une séparation des tâches soient en place et à ce que les procédures de la Banque soient pleinement mises en œuvre.
Protocole
- Assurer la liaison avec divers ministères et autres autorités du pays hôte et avec diverses missions diplomatiques pour accomplir et faire progresser le travail et la mission de la Banque.
- Aider les organisateurs de conférences à obtenir des visas, des réservations, des lieux de conférence, à prendre des dispositions logistiques;
- Assurer la liaison avec le ministère des Affaires étrangères et les organismes d’utilité publique
- Traiter et suivre les demandes de visa d’entrée avec les ministères, autorités et services compétents;
- Faciliter les formalités douanières et le dédouanement des envois
COMPÉTENCES (qualifications, expérience et aptitudes):
- Au moins une maîtrise en comptabilité, systèmes d’information, finance ou administration des affaires. L’adhésion à un organisme comptable professionnel reconnu à l’échelle internationale (CA, CPA, ACCA ou leurs équivalents) serait un avantage.
- Un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente dans un cabinet comptable ou dans une organisation financière internationale ou multinationale, et une expérience supplémentaire dans une organisation du secteur public ou privé seraient un avantage
- Capacité à travailler efficacement en équipe.
- Capacité de communiquer oralement et par écrit, en anglais ou en Français.
- Compétence dans l’utilisation des applications Microsoft Office telles que Word, Excel et PowerPoint.
- La connaissance de SAP S/R serait un atout.
CE POSTE N’EST PAS ASSORTI DE CONDITIONS INTERNATIONALES. LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME DU PERSONNEL LOCAL ET N’AURA PAS DE CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONALES.
