La Commission de l’Union Africaine (UA) recrute (01) Réceptionniste Secrétaire Caissier Et / (01) Généraliste RH senior

Informations sur l'Emploi

Titre du Poste : 02 postes

Lieu du Travail : Ghana

Date de Soumission : 12/12/2022

Description de l'Emploi

L’UA est un organe continental composé des 55 États membres qui composent les pays du continent africain. Elle a été officiellement lancée en 2002 pour succéder à l’Organisation de l’unité africaine (OUA, 1963-1999). Cliquez ici pour en savoir plus sur l’Union africaine.
L’Union africaine (UA) vous offre la possibilité de poursuivre une carrière dans un environnement de travail enrichissant et stimulant avec de grandes possibilités d’apprentissage et de développement. En plus de la perspective de construire une carrière dans votre domaine d’expertise, travailler avec l’UA peut offrir un environnement épanouissant qui vous donne satisfaction en fournissant la plate-forme pour contribuer au grand Agenda 2063 .
 

Vous êtes citoyen d’un État membre de l’Union Africaine (UA) et souhaitez contribuer à la création de l’Afrique que nous voulons ? Vous trouverez ci-dessous une liste d’opportunités professionnelles pour travailler pour l’UA. Appliquer maintenant.

Fournir des services de secrétariat et de soutien de bureau au superviseur ou au département assigné pour son fonctionnement efficace.

• Fournit un soutien pour la fourniture d’arrangements logistiques, la mise en œuvre des activités et la fourniture de mises à jour.
• Apporter un soutien à la gestion des flux de trésorerie principalement en petite caisse
• ​​Accueil des invités, délégués et officiels
• Assurer la liaison efficace avec les intervenants internes et externes.
• Suivre les décisions des réunions et les résultats de la correspondance et assurer leur mise en œuvre.
• Prépare les projets de communication de routine du bureau et aide à compiler les données et les informations à des fins de rapport.
• Contribue à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’enregistrement et de récupération.
• Rédige les demandes initiales sur la fourniture et la maintenance des installations et du matériel de bureau.
• Prépare les documents pour les réunions
• Tient le journal du directeur et l’informe en conséquence et en temps opportun
• Reçoit et maintient la correspondance appropriée à la Direction
• Provoque des actions sur la correspondance et d’autres questions de routine
• Maintient de bonnes procédures de nommage des fichiers informatiques.

• Reçoit les invités/visiteurs/personnel et leur fournit des informations de base sur les questions et procédures pertinentes ;
• Réception de toutes les correspondances officielles, journaux et autres et assurer la bonne répartition
• Gérer la trésorerie et la petite caisse et rendre compte à la Direction des Finances
• Taper et relire les documents, rapports, correspondances, messages, requêtes, selon les besoins par des superviseurs assignés ;
• Rédige les réponses aux correspondances courantes pour signature par les superviseurs ;
• Reçoit les invités/visiteurs/personnel et leur fournit des informations de base sur les questions et procédures pertinentes ;
• Maintient un système de classement et de gestion des dossiers approprié pour toutes les correspondances et tous les documents entrants et sortants ;
• Répondre et filtrer les appels téléphoniques/courriels et assurer le suivi auprès des superviseurs et des partenaires;
• Tient à jour un agenda des rendez-vous des superviseurs et autres cadres supérieurs de la division ;
• Maintenir l’équipement utilisé en bon état et signaler les défauts pour l’entretien et toute autre action nécessaire ;
• Fournit un soutien administratif de routine au jour le jour aux différentes unités de travail du département/division/unités assigné(e)s
• Effectue des services de réception si nécessaire
• Effectue toute autre tâche/responsabilité pertinente assignée

• Diplôme en services administratifs, gestion de bureau comptable, études de secrétariat et de bureau avec 3 ans d’expérience pertinente dans le secteur public ou une organisation internationale
• Baccalauréat en services administratifs, gestion de bureau, études de secrétariat et de bureau avec 2 ans d’expérience pertinente dans tout secteur public ou organisation internationale ;
• Vitesse de frappe : 50 mots par minute

• Compétences informatiques, y compris un excellent traitement de texte, une maîtrise des applications de messagerie électronique et Internet, une expérience dans l’utilisation de programmes tels que MS Word, Excel et Power Point
• Compétences en planification et en organisation
• Compétences interpersonnelles
• Capacité de communication orale et écrite
• Maîtrise d’un des langues de travail officielles de l’UA (français, anglais, portugais, arabe) et la maîtrise d’une ou plusieurs autres langues de l’UA est un avantage supplémentaire

travail d’équipe et collaboration ;
Sensibilisation à la responsabilité et conformité ;
Orientation vers l’apprentissage
Communiquer clairement;

Dépannage;
Partage des connaissances professionnelles ;
Axé sur la tâche ;
Sensibilisation à l’amélioration continue ;

DURÉE DE LA NOMINATION :
La nomination se fera sur la base d’un contrat à durée déterminée d’une durée de trois (3) ans, dont les douze premiers mois seront considérés comme une période d’essai. Par la suite, le contrat sera d’une durée de deux ans renouvelable, sous réserve de performances et de livrables satisfaisants.

La Commission de l’UA est un employeur garantissant l’égalité des chances et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

La maîtrise de l’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, portugais et espagnol) et la maîtrise d’une autre langue de l’UA sont un avantage supplémentaire

Salaire de base indicatif de 12 834,00 USD (GSA4 Step1) par an plus d’autres droits connexes, par exemple l’ajustement de poste (57 % du salaire de base), l’allocation de logement de 16 813,44 USD (par an) et l’indemnité d’éducation (100 % des frais de scolarité et autres frais d’études). dépenses connexes pour chaque personne à charge éligible jusqu’à un maximum de 10 000,00 USD par enfant et par an), pour le personnel recruté sur le plan international et un maximum de 3 300 USD par enfant et par an pour le personnel recruté localement.

Permet à l’AfCFTA d’atteindre les objectifs dans ses différents départements et directions.

• Superviser l’exécution du recrutement de bout en bout et les processus d’intégration conformément aux politiques et manuels de l’UA en temps opportun pour garantir une dotation efficace en personnel à l’organisation
• Fournir un soutien technique et intellectuel dans la gestion de divers partenariats pertinents pour la division et direction.
• Identifier les meilleures pratiques et surveiller l’efficacité du soutien de la division/direction à l’AfCFTA
• Contribuer à l’élaboration des stratégies départementales et du plan de continuité des activités et participer/assurer leur mise
en œuvre
• Favoriser et assurer la mise en œuvre d’initiatives à grande échelle et à long terme liées aux partenariats stratégiques.
• Soutenir l’organisation de réseaux thématiques, de consultations et de rencontres sur la coopération au développement et les relations internationales.
• Élaborer du matériel de formation et offrir la formation en cours d’emploi requise de façon régulière et systématique pour maintenir le niveau optimal de rendement de l’unité.
• Fournir une allocation de ressources techniques et des orientations politiques sur les questions relatives aux projets de mise en œuvre et de maintenance du système.

Planification RH et développement organisationnel :
• Contribuer au développement et à la mise en œuvre de la stratégie et des initiatives RH de l’AfCFTA.
• Dirige la conception, le développement et la mise en œuvre de programmes, politiques, stratégies, procédures et processus pour répondre aux besoins et objectifs de développement organisationnel actuels et en évolution
• Préparer la formation et créer des stratégies de sensibilisation à la stratégie RH pour s’assurer qu’elle est communiquée à tout le personnel parties prenantes concernées.
• S’engager avec l’équipe des ressources humaines dans le développement d’outils pour surveiller les principales stratégies et livrables des ressources humaines, y compris les SOP et les SLA.

Recrutement et sélection :
• Fournir une expertise professionnelle et concevoir, développer et mettre en œuvre la stratégie d’acquisition de talents, y compris l’image de marque de l’employeur, alignée sur la stratégie de la Direction et nécessaire pour atteindre les objectifs et les résultats de l’organisation.
• Concevoir et définir des approches, des procédures opérationnelles standard, des lignes directrices et des outils à jour utilisés dans les processus de recrutement.
• Superviser la préparation de l’avis de vacance et assurer une utilisation efficace et rentable des plates-formes publicitaires de l’UA en procédant à une analyse des données sur l’impact de l’utilisation de diverses plates-formes pour atteindre les objectifs ;
• Superviser les processus de présélection et d’entrevue et assurer la conformité aux pratiques et directives établies.
• Superviser et assurer la préparation en temps opportun des correspondances, des documents requis pour le recrutement, la nomination, la mise à niveau, la promotion, le transfert et d’autres demandes pertinentes jusqu’à l’approbation et l’organisation des réunions des comités en temps opportun ;
• Superviser l’intégration du personnel recruté en temps opportun et la maintenance d’une base de données de professionnels qualifiés pour répondre rapidement aux besoins de gestion des talents.

Gestion de la performance et de la culture :
• Concevoir, développer et soutenir des programmes et des activités à l’échelle de l’organisation qui couvrent la gestion de la performance, le développement des talents, le coaching, la planification de la relève, l’analyse des données et la gestion des relations ;
• Développe la culture d’entreprise de l’AfCFTA conformément à la vision et aux valeurs de l’organisation pour fournir une responsabilité et une prise de décision claires ;
• Promotion des programmes d’égalité des chances, de diversité et d’inclusion au sein du Secrétariat de l’AfCFTA
• Gère la maintenance et l’exécution du système de gestion de la performance, y compris les descriptions de poste à jour, les normes de performance et les instruments d’évaluation de la performance
• Fournir un soutien et des conseils quotidiens en matière de gestion des performances aux supérieurs hiérarchiques et au personnel par le biais de réunions individuelles, de coaching, de conseils, de sessions de développement de carrière ainsi que par des actions correctives ;
• Organiser des réunions régulières avec les départements/organes clients respectifs et travailler en étroite collaboration avec la direction et les employés pour fournir des conseils sur l’interprétation des règles et politiques RH, améliorer les relations de travail, renforcer le moral et augmenter la productivité et la rétention.

Leadership et gestion/développement des talents : 
• Dirige et gère la conception, le développement et la mise en œuvre d’un système intégré de gestion des talents pour atteindre les objectifs stratégiques de l’AfCFTA
• Évalue les besoins organisationnels critiques, les compétences et les compétences de développement et prépare un rapport pour la décision de la direction
• Développer, lancer et maintenir des programmes efficaces de maintien en poste de la main-d’œuvre, de promotion, de carrière et de planification de la relève.

Transactions opérationnelles RH : 
• Supervise la gestion efficace des droits et avantages du personnel ;
• Examine et surveille les opérations quotidiennes des ressources humaines, identifie les tendances et les problèmes émergents pour faire rapport sur les risques, les indicateurs de performance clés et propose des améliorations ;
• Établit des mécanismes de contrôle de la qualité par le biais d’enquêtes auprès des clients et d’examens périodiques d’assurance qualité des données pour l’amélioration continue de la prestation
de services.
• Utiliser le SIRH de l’Organisation pour résoudre les besoins/problèmes de l’entreprise et promouvoir des approches proactives d’utilisation du SIRH pour l’analyse des personnes afin de prendre des décisions de gestion éclairées ;
• Analyser et diriger toutes les activités liées à la fonction dans le cadre de l’unité des opérations des ressources humaines en ce qui concerne les contrats du personnel et les avantages liés à la paie, y compris la gestion des congés ;
• Surveiller et valider la saisie des données de base sur le système SAP (actions du personnel) et assurer généralement la qualité et l’intégrité des données de base des RH dans le système SAP.
• Effectue toute autre tâche connexe en matière de RH qui pourrait lui être assignée.

• Master en gestion des ressources humaines, développement organisationnel, administration des affaires ou administration publique avec 10 ans d’expérience à responsabilité progressive dans la gestion ou le recrutement des ressources humaines dont 6 ans au niveau généraliste/expert et au moins 3 ans au niveau de la supervision
Ou
• Baccalauréat en gestion des ressources humaines, commerce ou administration publique avec 12 ans d’expérience à responsabilité progressive en gestion des ressources humaines ou en développement organisationnel dans une organisation internationale, régionale ou nationale dont 6 ans en tant que généralistes/experts et au moins 3 ans au niveau de la supervision

• Les certifications HR Professional sont une valeur ajoutée.
• L’utilisation éprouvée (ou la certification) dans l’entretien basé sur les compétences sera un avantage supplémentaire
• L’utilisation éprouvée des batteries psychométriques (ou la certification) sera un avantage supplémentaire
• L’utilisation éprouvée du système de suivi des candidatures (ATS).
• La connaissance de SAP SuccessFactors sera un atout supplémentaire

• Excellentes compétences interpersonnelles • Solides compétences en matière
de planification et d’organisation
• Capacité à négocier avec diplomatie
• Capacité à déléguer la responsabilité appropriée, l’obligation de rendre compte et le pouvoir décisionnel en ce qui concerne la gestion des performances et le développement professionnel
• Maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (arabe, anglais, français, kiswahili, portugais et espagnol) et la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un avantage supplémentaire

Vision stratégique ….
Développer les autres….
Gestion du changement….
Gestion des risques…

Construire une relation…..
Favoriser la culture de responsabilité….
Orientation d’apprentissage ….
Communiquer avec influence….

Pensée conceptuelle ….
Partage de connaissances et d’informations :
Conduisez pour le résultat ….
Orientation amélioration continue :

La nomination se fera sur la base d’un contrat à durée déterminée d’une durée de trois (3) ans, dont les douze premiers mois seront considérés comme une période d’essai. Par la suite, le contrat sera d’une durée de deux ans renouvelable, sous réserve de performances et de livrables satisfaisants.

La Commission de l’UA est un employeur garantissant l’égalité des chances et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Salaire de base indicatif de 42 879,00,00 USD (P4 Step1) par an plus d’autres droits connexes, par exemple l’indemnité de poste (57 % du salaire de base), l’allocation de logement de 27 290,88,00 USD (par an) et l’indemnité d’éducation (100 % des frais de scolarité et autres dépenses liées à l’éducation pour chaque personne à charge éligible jusqu’à un maximum de 10 000,00 USD par enfant et par an), pour le personnel recruté sur le plan international et un maximum de 3 300 USD par enfant et par an pour le personnel recruté localement.