Le PNUD a été identifié comme PR intérimaire pour les programmes du GF au Tchad, à mettre en œuvre du 1er juillet 2021 au 30 Juin 2024, le PNUD mettra en œuvre les programmes en étroite coordination avec les partenaires nationaux, y compris le programme national de lutte contre le Paludisme (PNLP), la centrale pharmaceutique d’achat (CPA), les pharmacies provinciales d’achat (PPA), les partenaires techniques et les entités des Nations Unies.
Afin de fournir une planification, une gestion programmatique et opérationnelle et une supervision du portefeuille du FM pour atteindre les buts et objectifs du programme grâce à une exécution efficace, une unité de gestion de projet (PALAT) dédiée a été créée. Cela se fera conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD, aux accords de subvention et aux accords de siège avec le FM, et en collaboration avec les parties prenantes nationales, et en étroite coordination avec le FM (y compris l’agent local du Fonds), le CCM (Instance de coordination nationale), les partenaires techniques et entités des Nations Unies, le GF / HIST et autres unités et programmes opérationnels du PNUD.
Duties and Responsibilities |
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Sous la responsabilité du Spécialiste en Finances du PALAT, l’assistant(e) administrativ(e) / archiviste effectuera les tâches suivantes :
- Elaborer un plan d’archivage ;
- Travailler en étroite collaboration avec les autres unités du PALAT ;
- Numériser tous les documents physiques du PALAT et les sauvegarder dans un serveur ;
- Classer et conserver les archives physiques et numérisées ;
- S’assurer que les pièces recodées sont corrigées sur les pièces d’origine ;
- S’assurer de la sécurité de la salle d’archive et des documents ;
- Sensibiliser le personnel aux méthodes de recherche des documents d’archive classer et à la gestion de l’archivage des dossiers ;
- Scanner tous les documents financiers et autres documents susceptibles à l’audit et les stockés dans le serveur PNUD ;
- Appuyer le service financier dans l’analyse des dossiers de paiements mobiles ;
- Participer activement à l’audit financier en mettant à disposition tous les documents à auditer ;
- Reclasser les documents après l’audit ;
- Mettre en place un système d’archivage pour faciliter la sortie des pièces lors des audits ;
- Assurer la revue des demandes de paiement et documents justificatifs et s’assurer de la conformité avec les procédures du Pnud ;
- Assurer la collecte, tri, classement, description archivistique, récolement.
- Procéder à l’Inventaire des documents à détruire.
- Exécuter toute autre tâche de l’unité telle demandée par le superviseur
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| Competencies |
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Sensibilisation numérique et alphabétisation
- Capacité et propension à adopter rapidement les nouvelles technologies, soit par des moyens habiles, saisir leur utilisation ou en comprenant leur impact et en responsabilisant les autres pour les utiliser au besoin.
Génération de connaissances
- Capacité à rechercher et à transformer des informations en connaissances utiles, pertinentes pour le context, ou répondant à un besoin exprimé
Conformité aux règles, règlements et normes de l’organisation.
- Exécution des activités sous sa responsabilité dans les délais, normes et qualités requis.
Communication
- Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public.
Gestion des partenariats
- Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.
Gestion axée sur les résultats
- Capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et des résultats démontrables.
- Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD
- Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres
- Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active
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Required Skills and Experience |
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Education
- Diplôme d’études secondaires et spécialisation en gestion documentaire/information
- Diplôme Universitaire (minimum BAC + 3) de Langues, Arts, Lettres ou Communication, Relations internationales, etc. serait un atout
Expériences
- Avoir au moins 4 années d’expériences concluantes dans l’exercice des fonctions de gestion documentaire/information, Arts, Communication dans une grande société, une organisation internationale, ONG.
- Expérience de travail avec le PNUD ou tout autre système des Nations Unies ;
- Avoir une bonne connaissance du système ATLAS serait un atout.
Required Language(s)
- Avoir une parfaite connaissance de la langue Française (lu, parlé et écrit) et avoir connaissance pratique de l’Anglais serait un atout.
Autres
- Avoir une bonne pratique de l’outil informatique (MS-Office, Window, Excel, Word, etc.) ;
- Ce poste est ouvert uniquement aux candidat(e)s de nationalité tchadienne.
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