Besoins de (02) Adjoints administratifs Burkina Faso et Niger
Indéterminée
18/10/2022 - 21:35
Annonceur
SoCha, LLC
Professionnel
Contexte
SoCha, LLC est engagé pour fournir un soutien en matière de suivi, d’établissement de rapports et de renforcement des capacités (MRCS) afin de compléter et d’augmenter la gestion de la performance du Bureau régional du Sahel (BSR) de l’USAID au Sénégal des activités de son portefeuille. Le MRCS appuiera le Bureau technique régional du Sahel (SRTO), le Bureau régional du programme du Sahel (SRPO), la Mission Niger, le Bureau de pays du Burkina Faso, les activités de résilience de sécurité alimentaire (RFSA) du Bureau de l’assistance humanitaire (BHA) au Niger et au Burkina Faso.
Les adjoints administratifs / réceptionnistes sont responsables du bon fonctionnement administratif des bureaux de projet.
Responsabilités
Soutenir les équipes financières, opérationnelles et techniques au besoin.
Travailler en étroite collaboration avec les spécialistes des ressources humaines, de l’approvisionnement, des opérations, de la logistique et des finances pour fournir un soutien opérationnel à toutes les activités du projet.
Soutenir les opérations et les équipes techniques en numérisant des documents et en fournissant des copies en temps opportun.
Tenir à jour les dossiers de projet, prendre des notes pendant les réunions et aider à la gestion du bureau.
Gestion de l’information – tenir à jour les systèmes de classement du bureau; tenir à jour les ressources de la bibliothèque, préparer et distribuer les procès-verbaux des réunions.
Gestion des réunions, des déplacements et des horaires – aider le logisticien et le directeur des opérations et des ressources humaines à gérer ces fonctions de bureau.
Soutenir les actions d’achat de fournitures et de matériel de bureau (par exemple, pour les ateliers) et assurer un approvisionnement adéquat en matériel de bureau (papier, toner, papeterie, substances de nettoyage, articles de toilette, etc.) pour le fonctionnement quotidien du bureau.
Coordination des conférences et des ateliers – coordonner au besoin avec l’équipe technique pour assurer le bon déroulement de la préparation et du déroulement des ateliers et des séances de formation.
Aider le personnel avec les travaux de débordement, y compris le traitement de texte, la saisie de données et les tâches de recherche sur Internet.
Fournir un environnement accueillant aux visiteurs du bureau de projet, en tant que premier point de contact.
Gestion des communications – gérer les appels, le courrier et les communications électroniques; composer et dactylographier la correspondance; et assurer l’interface, s’il y a lieu, avec les parties qui passent par le bureau de projet ou qui l’utilisent.
Acheminer les messages et l’information aux personnes appropriées, en accordant une attention particulière à l’acheminement des communications vers d’autres bureaux de projet.
Gérer les services de messagerie et les livraisons au bureau en temps opportun.
Superviser les réservations d’espaces de bureau et répondre aux besoins connexes.
Les tâches décrites ci-dessus sont indicatives, mais non exhaustives pour le rôle et d’autres tâches peuvent être assignées par le superviseur, le chef de partie ou leur(s) représentant(s).
Qualifications
Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine similaire.
Au moins deux (2) ans d’expérience pertinente de travail sur des projets financés par des donateurs dans un rôle administratif connexe, de préférence des projets USAID.
Maîtrise de l’anglais et de la Français requise.
Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles, et capacité à travailler efficacement dans un environnement d’équipe.
Excellentes compétences de coordination avec souci du détail, précision et rapidité.
Excellente connaissance pratique de MS Word et Excel.
Connaissance des politiques et procédures de l’USAID.
Faire preuve d’initiative et d’auto-motivation dans l’exécution des tâches assignées.
Emplacement
Ouagadougou, Burkina Faso (1 poste)
Niamey, Niger (1 poste)
Comment postuler Pour postuler
, veuillez envoyer votre CV en anglais via le formulaire ci-dessous.
Les demandes se terminent le 25 octobre 2022, l’examen des demandes se fera sur une base continue.
