Id
7800
Emplacement
Côte d’Ivoire
Date d’émission
21/09/2022
Date de clôture
11/10/2022
Unité organisationnelle
Afrique de l’Ouest et du Centre Div.
Temps plein/temps partiel
Plein temps
Régulier/Temporaire
Régulier
Durée de l’affectation
2 ans
Grade
Nob
Cadre organisationnel
Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une institution spécialisée des Nations Unies dédiée à l’élimination de la pauvreté et de la faim dans les zones rurales. Il le fait en investissant dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui augmentent la productivité agricole et les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international pour des politiques qui contribuent à la transformation rurale.
Le Département de la gestion des programmes(PMD), sous la direction d’un Vice-Président associé, est responsable de l’ensemble du programme de prêts et de dons du Fonds et se compose de cinq divisions régionales et d’une Division de la politique opérationnelle et des résultats.
Le poste d’analyste de l’administration et des ressources du bureau régional est situé dans un bureau régional du FIDA et relève directement du directeur régional (DR) concerné.
Rôle de l’emploi
L’analyste de l’administration et des ressources du bureau régional est responsable de la gestion quotidienne des activités administratives relatives au RO et des flux de travail au niveau de la division, y compris le soutien aux entreprises, la gestion des ressources et la planification.
Il/elle exécute et gère les processus et les transactions en assurant l’efficacité, la qualité et l’exactitude du travail afin d’améliorer le bon fonctionnement de la Division dans le RO, les bureaux de pays (ICO) du FIDA et les bureaux multi-pays (MCO) et son flux de travail et la gestion de l’information. Il fournit des conseils techniques et un soutien à l’assistant de bureau régional (ROA), à l’assistant de programme de pays (CPA) et / ou à l’assistant administratif de pays (AA) dans la région dans les zones définies, collabore étroitement avec le personnel du siège du FIDA pour rassembler des informations et des données afin d’assurer la cohérence, la cohésion et la synergie dans les questions administratives et liées au programme.
Fonctions clés et résultats
1. GESTION ET PLANIFICATION DES RESSOURCES : Le ROR est chargé d’assurer une gestion quotidienne efficace des ressources financières et non financières relatives au personnel divisionnaire de la région au moyen d’outils et de systèmes de TI ministériels qui garantissent que les pratiques respectent les règlements, les règles et les procédures établis. Il/elle travaille en collaboration avec le siège du FIDA. Les responsabilités peuvent inclure :
- Sous la responsabilité globale du titulaire du budget pour la division affectée, consolider, administrer, exécuter et surveiller les budgets divisionnaires, y compris les budgets réguliers et non réguliers, et certifier les dépenses administratives, y compris l’administration des voyages et l’achat de services de conseil, d’autres biens et / ou services;
- Fournir une analyse de l’optimisation des ressources et de la gestion des coûts récurrents, de la budgétisation pour le recouvrement complet des coûts et de l’utilisation efficace des ressources pour les AGC et les ICO.
- Fournir une formation au personnel concerné sur le suivi des budgets alloués et l’approbation des transactions conformément aux règles du FIDA et la délégation de pouvoir.
- Analyser et rapprocher les écarts financiers et fournir une assistance dans l’examen et la préparation des documents ayant des implications budgétaires; formuler des recommandations sur l’utilisation efficiente du budget et la planification efficace des ressources fondée sur une analyse solide.
- Coordonner un soutien efficace aux autres bureaux de la division régionale avec le rapprochement financier des comptes d’apurement de service mensuels et trimestriels et de l’état des dépenses;
- Préparer, organiser et livrer régulièrement des présentations, des rapports et des analyses sur l’utilisation du budget et générer des examens réguliers et des rapports finaux;
- Contribuer à la planification des besoins en ressources humaines de la division et initier des actions liées aux RH pour le recrutement / la prolongation du contrat et assurer l’exécution rapide et efficace des actions;
- Soutenir la gestion des relations avec l’organisme d’accueil sur les questions financières et les questions liées aux RESSOURCES HUMAINES.
2. SUIVI DES EXTRANTS ET DES ACTIVITÉS DE LA DIVISION : L’analyste de l’administration et des ressources du Bureau régional veille, au nom du directeur régional, à ce que les rapports, la correspondance et la documentation soient soumis en temps opportun dans les délais prescrits, ainsi qu’au respect des normes et des processus ministériels. Les responsabilités comprennent, sans toutefois s’y limiter :
- Veiller à ce que les normes et les procédures soient respectées en ce qui concerne la gestion des contrats de conseil, à savoir le recrutement des consultants, les paiements, les livrables et toute modification des honoraires de consultants proposés en coordination avec les différentes équipes de la division et au sein du FIDA;
- Assurer des flux de travail appropriés pour les documents et la correspondance divisionnaires qui vont au DR ou par l’intermédiaire de celui-ci afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des extrants;
- Assurer la liaison avec les agents responsables en ce qui concerne la normalisation, les renouvellements et la résiliation des contrats et le suivi du portefeuille de contrats;
- Coordonner avec les collègues concernés de l’ensemble de la division régionale pour assurer la cohérence et l’efficacité.
3. ADMINISTRATION DU BUREAU RÉGIONAL ET SOUTIEN AUX ENTREPRISES : Le ROR soutient le directeur régional dans la coordination du flux de travail et de l’administration du front office, en faisant preuve de bon jugement avec un sens des priorités et un séquençage efficace des activités ou des événements assurant l’intégrité et le respect des règles et procédures établies. Les responsabilités comprennent, sans toutefois s’y limiter :
- Assurer une bonne gestion des absences divisionnaires, en corrigeant les erreurs;
- Veiller à ce que les membres de l’équipe concernés préparent en temps opportun des trousses d’information concises sur les documents pertinents préparés par les membres de l’équipe concernée à l’attention du directeur régional;
- Veiller à ce que les systèmes de classement et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques, soient bien entretenus et mis à jour.
4. GESTION DIVISIONNAIRE DES COMMUNICATIONS ET DE L’INFORMATION : Le ROR gère entièrement la communication et le flux de travail du bureau régional afin d’assurer l’efficacité, l’efficience et la rapidité des opérations et des extrants du bureau.
5. FONCTIONS DE GESTION : Le ROR est responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans l’utilisation personnelle des ressources assignées au FIDA, y compris l’équipement, les fournitures et, le cas échéant, le personnel supervisé.
Indicateurs de rendement clés
L’analyse technique et la synthèse de l’information et des données jettent les bases des processus décisionnels du FIDA. Le ROR est responsable de l’application d’un large éventail de règles et de procédures administratives et financières/budgétaires spécialisées dans la coordination du soutien administratif à l’unité organisationnelle desservie. Initier, surveiller et assurer la prestation de services administratifs permet au personnel professionnel de l’organisation de se concentrer sur le travail de base de fond. Cela peut inclure des responsabilités de supervision avec responsabilité pour le travail des assistants administratifs, des agents temporaires et / ou contractuels. Il/Elle contribue au maintien de la réputation de l’OI en mettant en valeur la capacité du FIDA à mener à bien l’exécution des programmes, ce qui renforce la reconnaissance du FIDA en tant que partenaire de développement fiable. Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité des AGC et des ICO. L’analyse et la présentation précises de l’information, les recherches approfondies et le travail entièrement documenté renforcent la capacité de l’OI et facilitent l’action ultérieure des superviseurs. L’initiative du titulaire est déterminante dans les résultats des travaux et la finalisation en temps opportun.
Relations de travail
Le ROR représente le superviseur dans le lancement, le suivi et la résolution des questions relatives aux services administratifs et à la gestion des ressources. En interne, le titulaire collabore avec diverses divisions pour assurer l’exécution efficace du budget de la division et d’autres programmes de travail pertinents en coordination avec PMD Front Office. Le titulaire assure, forme et entretient des relations de travail collaboratives avec ses homologues et d’autres partenaires concernés dans le pays, y compris les agences gouvernementales et les agences des Nations Unies, afin de contribuer au partage de l’information et des connaissances. Les contacts externes peuvent inclure des homologues d’organisations internationales, des institutions bilatérales et multilatérales et des gouvernements nationaux pour organiser des réunions et des événements. Les communications impliquent l’échange d’informations dans l’ensemble du Fonds aux différents niveaux et à l’extérieur avec les représentants des organes directeurs.
Exigences relatives au profil d’emploi
Compétences organisationnelles - Niveau 1
- Réflexion stratégique et développement organisationnel : influence personnelle
- Faire preuve de leadership : Leadership personnel et attitude à l’égard du changement
- Apprendre, partager les connaissances et innover : chercher continuellement à apprendre, partager les connaissances et innover
- Se concentrer sur les clients : Se concentrer sur les clients
- Résolution de problèmes et prise de décision : Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
- Gestion du temps, des ressources et de l’information : Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
- Travail d’équipe : Contribue efficacement à l’équipe
- Communiquer et négocier: Communique efficacement: crée une compréhension entre soi et les autres
- Établir des relations et des partenariats : Établir et maintenir des relations de travail efficaces
Éducation:
L’éducation comprend un diplôme universitaire supérieur d’un établissement accrédité figurant sur https://whed.net/home.php en comptabilité, administration des affaires, développement, économie, finance, relations internationales ou domaine connexe est requis (*).
(*) Note : Pour les candidats internes, cette exigence sera évaluée conformément aux dispositions énoncées dans les procédures de mise en œuvre des ressources humaines du FIDA.
Expérience de travail :
- Au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle progressivement responsable et pertinente dans des agences des Nations Unies, des institutions de développement, des services gouvernementaux et / ou d’autres organisations pertinentes.
- Expérience spécifique au poste: Expérience de travail qualifiante dans l’analyse de projets / programmes, la planification des ressources, la budgétisation, l’administration de bureau.
Traduction:
- Anglais et Français requis (4 – Excellent)
- Souhaitable : espagnol ou arabe
Compétences : Spécifique
au rôle de l’emploi
- Gestion des ressources : Savoir-faire dans la gestion de la gestion humaine, financière et matérielle des ressources du FIDA;
- Budgétisation, gestion des ressources : Savoir-faire en matière d’administration et de comptabilité budgétaires, d’allocation et de planification des ressources au niveau des divisions;
- Compétences analytiques : Capacité exceptionnelle d’analyser et de synthétiser des informations qualitatives et/ou quantitatives provenant de diverses sources et de filtrer les idées et recommandations clés;
- Respect de la procédure : Capacité de respecter strictement les lignes directrices établies et formelles, y compris dans de nouvelles situations;
- Communication écrite : Communication écrite claire, succincte et convaincante dans la langue nécessaire pour un rôle spécifique; un langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique (p. ex. pour la rédaction d’exposés de position, d’exposés, etc.);
- Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante; un langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique;
- Résolution de problèmes : Forte pensée systémique et structurée, capacité d’identifier et de disséquer les problèmes en composantes et de formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives viables et durables;
- Gestion du temps : respect des délais en raison de contraintes de temps et de pressions (p. ex. pour livrer les documents du conseil d’administration à temps); capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes;
- Écoute : Écoute efficace et active des autres; comprendre les déclarations indirectes et agir en conséquence;
- Compétences interpersonnelles : Capacité de traiter patiemment et avec tact avec les autres (p. ex. visiteurs, clients, appelants, etc.), y compris les personnes âgées (p. ex. participants à des réunions de haut niveau);
- Expertise thématique: Administration, Expertise pertinente au rôle spécifique;
Maîtrise des TIC et du numérique de base : Haut niveau de littératie numérique et capacité à se familiariser rapidement avec les nouveaux outils numériques (par exemple, capacité à effectuer la saisie et l’extraction de données EPR lors de la budgétisation; surveillance des systèmes de sécurité, téléchargement de contenu sur des sites Web inter/intra-net, etc.
Autres informations
Dans l’intérêt d’une utilisation plus rentable des fonds et des ressources, nous ne sommes en mesure de répondre qu’aux candidats présélectionnés pour une entrevue. Les candidats qui ne reçoivent aucune rétroaction dans les trois mois doivent considérer que leur candidature n’a pas été retenue.
Les candidats aux postes vacants dans la catégorie des officiers professionnels nationaux (OBNL) doivent être des ressortissants du pays dans lequel le poste est situé (Côte d’Ivoire).
Le FIDA est un employeur de l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination fondée sur l’origine ethnique, sociale ou politique, la couleur, la nationalité, la religion, l’âge, le sexe, le handicap, l’état matrimonial, la taille de la famille ou l’orientation sexuelle.
Veuillez être conscient des offres d’emploi frauduleuses. Le FIDA ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement. La communication officielle du FIDA proviendra toujours d’e-mails se terminant par @ifad.org.
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