Informations sur l'Emploi
Titre du Poste : Administration du bureau régional et analyste des ressources
Niveau Requis : Diplôme universitaire supérieur
Année d'Expérience Requise : 2 ans
Lieu du Travail : Côte d'Ivoire
Date de Soumission : 10/11/2022
Description de l'Emploi
Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une agence spécialisée des Nations Unies dédiée à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Il le fait en investissant dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui augmentent la productivité agricole et augmentent les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international pour des politiques qui contribuent à la transformation rurale.
Le Département de la gestion des programmes (PMD), sous la direction d’un vice-président associé, est responsable de l’ensemble du programme de prêts et dons du Fonds et est composé de cinq divisions régionales et d’une division des politiques opérationnelles et des résultats.
Le poste d’analyste de l’administration et des ressources du bureau régional (ROR) est situé dans un bureau régional du FIDA (RO) et relève directement du directeur régional (RD) respectif.
Rôle de l’emploi
L’analyste de l’administration et des ressources du bureau régional (ROR) est responsable de la gestion quotidienne des activités administratives relatives au RO et des flux de travail au niveau de la division, y compris le soutien aux entreprises, la gestion des ressources et la planification.
Il / elle exécute et gère les processus et les transactions garantissant un travail efficace, de haute qualité et précis afin d’améliorer le bon fonctionnement de la Division dans le RO, les bureaux de pays du FIDA (ICO) et les bureaux multi-pays (MCO) et son flux de travail et la gestion de informations. Il / elle fournit des conseils techniques et un soutien à l’assistant du bureau régional (ROA), à l’assistant de programme de pays (CPA) et / ou à l’assistant administratif de pays (AA) dans la région dans les domaines définis, collabore étroitement avec le personnel du siège du FIDA en recueillant des informations et des données pour assurer la cohérence, la cohésion et la synergie des questions administratives et liées aux programmes.Fonctions clés et résultats
1. GESTION ET PLANIFICATION DES RESSOURCES :
Le ROR est chargé d’assurer une gestion quotidienne efficace des ressources financières et non financières relatives au personnel de la division dans la région grâce à des outils et des systèmes informatiques d’entreprise garantissant que les pratiques respectent les réglementations, règles et procédures établies. Il/elle travaille en collaboration avec le siège du FIDA. Les responsabilités peuvent inclure :
-
Sous la responsabilité générale du responsable du budget pour la division assignée, consolider, administrer, exécuter et surveiller les budgets des divisions, y compris les budgets réguliers et non réguliers, et certifier les dépenses administratives, y compris l’administration des voyages et les services de conseil en achat, autres biens et/ou services ;
-
Fournir une analyse de l’optimisation des ressources et de la gestion des coûts récurrents, de la budgétisation pour le recouvrement intégral des coûts et de l’utilisation efficace des ressources pour les MCO et les ICO.
-
Fournir une formation au personnel concerné sur le suivi des budgets alloués et l’approbation des transactions conformément aux règles du FIDA et à la délégation de pouvoir.
-
Analyser et concilier les écarts financiers et fournir une assistance dans l’examen et la préparation des documents ayant des implications budgétaires ; fournir des recommandations sur l’utilisation efficace du budget et la planification efficace des ressources sur la base d’une analyse solide.
-
Coordonner un soutien efficace aux autres bureaux de la division régionale avec le rapprochement financier des comptes d’apurement de service mensuels et trimestriels et l’état des dépenses ;
-
Préparer, organiser et fournir régulièrement des présentations, des rapports et des analyses sur l’utilisation du budget et générer des examens réguliers et des rapports finaux ;
-
Contribuer à la planification des besoins en ressources humaines de la division et initier des actions liées aux RH pour le recrutement/la prolongation de contrat et assurer la réalisation rapide et efficace des actions ;
-
Soutenir la gestion des relations avec l’agence d’accueil sur les questions financières et les questions liées aux RH.
2. SUIVI DES RÉSULTATS ET DES ACTIVITÉS DE LA DIVISION: L’analyste de l’administration et des ressources du bureau régional assure, au nom du directeur régional, la soumission en temps voulu des rapports, de la correspondance et de la documentation dans les délais impartis, ainsi que le respect des normes et processus de l’entreprise. Les responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à :
-
S’assurer que les normes et procédures sont respectées en ce qui concerne la gestion des contrats de conseil, à savoir le recrutement des consultants, les paiements, les livrables et tout changement dans les honoraires des consultants proposés en coordination avec les différentes équipes de la division et au sein du FIDA ;
-
Assurer des flux de travail appropriés pour les documents/correspondances divisionnaires allant vers ou via le RD afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats ;
-
Assurer la liaison avec les agents responsables en ce qui concerne la normalisation, les renouvellements et la résiliation des contrats et le suivi du portefeuille de contrats ;
-
Coordonner avec les collègues concernés de la division régionale pour assurer la cohérence et l’efficacité.
3. ADMINISTRATION DU BUREAU RÉGIONAL ET SOUTIEN AUX AFFAIRES : Le ROR soutient le directeur régional dans la coordination du flux de travail et de l’administration du front office, faisant preuve d’un bon jugement avec un sens des priorités et un séquencement efficace des activités ou des événements garantissant l’intégrité et le respect des règles et procédures établies. . Les responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à :
-
Assurer la bonne gestion des absences divisionnaires, corriger les erreurs ;
-
Assurer la préparation en temps opportun de dossiers d’information concis contenant du matériel pertinent préparés par les membres de l’équipe concernés à l’attention du directeur régional ;
-
Veiller à ce que les systèmes de classement et de référence du bureau, traditionnels et numériques, soient bien entretenus et mis à jour.
4. COMMUNICATIONS DIVISIONNELLES ET GESTION DE L’INFORMATION: Le ROR gère entièrement la communication et le flux de travail du bureau régional pour assurer l’efficacité, l’efficience et la rapidité des opérations et des résultats du bureau.
5. FONCTIONS DE GESTION: Le ROR est responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans l’utilisation personnelle des ressources du FIDA attribuées, y compris l’équipement, les fournitures et, le cas échéant, le personnel supervisé.
Indicateurs clés de performance
L’analyse technique et la synthèse des informations et des données constituent la base des processus décisionnels du FIDA. Le ROR est responsable de l’application d’un large éventail de règles et de procédures administratives et financières/budgétaires spécialisées dans la coordination du soutien administratif à l’unité organisationnelle desservie. La mise en place, le suivi et la garantie de la fourniture de services administratifs permettent au personnel professionnel de l’organisation de se concentrer sur le travail de fond. Cela peut inclure des responsabilités de supervision avec responsabilité pour le travail des assistants administratifs, du personnel temporaire et/ou contractuel. Il / Elle contribue à maintenir la réputation de l’OR en mettant en valeur la capacité du FIDA à exécuter avec succès des programmes, ce qui renforce la reconnaissance du FIDA en tant que partenaire de développement fiable. Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité des MCO et des ICO. Une analyse et une présentation précises des informations, des recherches approfondies et un travail entièrement documenté renforcent la capacité de l’OR et facilitent l’action ultérieure des superviseurs. La propre initiative du titulaire est décisive pour les résultats des travaux et leur finalisation en temps voulu.
Relations de travail
Le ROR représente le superviseur dans l’initiation, le suivi et la résolution des problèmes relatifs aux services administratifs et à la gestion des ressources. En interne, le titulaire collabore avec diverses divisions pour assurer une exécution efficace du budget de la division et d’autres programmes de travail pertinents en coordination avec le Front Office de PMD. Le titulaire assure, forme et entretient des relations de travail collaboratives avec ses homologues et autres partenaires pertinents dans le pays, y compris les agences gouvernementales et les agences des Nations Unies, afin de contribuer au partage d’informations et de connaissances. Les contacts externes peuvent inclure des homologues dans des organisations internationales, des institutions bilatérales et multilatérales et des gouvernements nationaux pour organiser des réunions et des événements.
Exigences du profil de poste
Compétences organisationnelles – Niveau 1
-
Réflexion stratégique et développement organisationnel : influence personnelle
-
Faire preuve de leadership : leadership personnel et attitude face au changement
-
Apprendre, partager les connaissances et innover : cherche continuellement à apprendre, partage les connaissances et innove
-
Se concentrer sur les clients : Se concentrer sur les clients
-
Résolution de problèmes et prise de décision : Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
-
Gérer son temps, ses ressources et ses informations : Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
-
Travail d’équipe : Contribue efficacement à l’équipe
-
Communiquer et négocier : Communique efficacement : crée une compréhension entre soi et les autres
-
Établir des relations et des partenariats : Établit et entretient des relations de travail efficaces
Éducation:
L’éducation comprend Un diplôme universitaire supérieur d’une institution accréditée répertoriée sur https://whed.net/home.php en comptabilité, administration des affaires, développement, économie, finance, relations internationales ou dans un domaine connexe est requis (*).
(*) Remarque : pour les candidats internes, cette exigence sera évaluée conformément aux dispositions énoncées dans les procédures de mise en œuvre des ressources humaines du FIDA.
L’expérience professionnelle:
-
Au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente et à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans des agences des Nations Unies, des institutions de développement, des services gouvernementaux et / ou d’autres organisations pertinentes.
-
Expérience spécifique au poste : Expérience de travail qualifiante dans l’analyse de projets/programmes, la planification des ressources, la budgétisation, l’administration de bureau.
Langues :
Compétences :
spécifiques au poste
-
Gestion des ressources : Savoir-faire dans la gestion de la gestion humaine, financière et matérielle des ressources du FIDA ;
-
Budgétisation, gestion des ressources : Savoir-faire en administration budgétaire et comptabilité, allocation et planification des ressources au niveau divisionnaire ;
-
Compétences analytiques : capacité exceptionnelle à analyser et à synthétiser des informations qualitatives et/ou quantitatives provenant de diverses sources et à filtrer les idées et recommandations clés ;
-
Respect des procédures : capacité à respecter strictement les directives formelles établies, y compris dans de nouvelles situations ;
-
Communication écrite : Communication écrite claire, succincte et convaincante dans la langue nécessaire pour un rôle spécifique ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique (par exemple pour la rédaction de prises de position, de briefings, etc.) ;
-
Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante ; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique;
-
Résolution de problèmes : Forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à disséquer les problèmes en composants et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables ;
-
Gestion du temps : respect des délais sous contraintes de temps et sous pression (par exemple, remettre à temps les documents de l’organe directeur) ; capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes ;
-
Écoute : écoute efficace et active des autres ; comprendre et agir sur les déclarations indirectes ;
-
Compétences interpersonnelles : capacité à traiter patiemment et avec tact avec les autres (par exemple, les visiteurs, les clients, les appelants, etc.), y compris les personnes âgées (par exemple, les participants à des réunions de haut niveau) ;
-
Expertise thématique : administration, expertise pertinente pour le rôle spécifique ;
Maîtrise de base des TIC et du numérique : haut niveau de littératie numérique et capacité à se familiariser rapidement avec les nouveaux outils numériques (par exemple, capacité à effectuer la saisie et l’extraction de données EPR lors de la budgétisation ; surveillance des systèmes de sécurité, téléchargement de contenu sur des sites Web inter/intra-net, etc. .
