Informations sur l'Emploi
Titre du Poste : Assistant d’équipe
Niveau Requis : Licence
Année d'Expérience Requise : 5 ans
Lieu du Travail : Côte d'Ivoire/ Liberia
Date de Soumission : 06/10/2022
Description de l'Emploi
Créée en 1964,
la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE POSTE:
Le personnel temporaire – Assistant d’Equipe
PRINCIPALES FONCTIONS:
Sous la supervision du Chef de Division, l’Assistant d’Equipe assumera les responsabilités suivantes :
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Administration du bureau :
Organiser et planifier les réunions, s’assurer de la préparation adéquate du responsable pour les reunions. Veiller à la bonne organisation des voyages du personnel du département, notamment en ce qui concerne la gestion des visas et de l’hébergement. Initier et préparer divers documents et formulaires administratifs tels que la liste de personnel, les déplacements et les absences du personnel (congés annuels, absences justifiées, congés maternités…). Mettre en place des contrats pour l’embauche de consultants dans DACON et SAP;
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Gestion du flux de travail:
Concevoir et maintenir des systèmes de bureau efficaces. Assurer un suivi efficient des documents et des paiements dans BTS;
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Gestion des ressources :
Gérer les contrats et assurer le suivi des problèmes en suspens avec les fournisseurs de systèmes ; assurer le suivi et le traitement des factures dans SAP. Assister la direction dans les questions relatives au budget administratif ; Assurer une surveillance des dépenses et notifier les problèmes potentiels à l’attention du gestionnaire ; Apporter un soutien au point focal Budget dans la préparation et la gestion du budget annuel de la Division;
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Travail analytique :
Produire des documents, et tenir à jour le tableau de bord budgétaire du département ; Préparer les documents officiels, mettre en forme/finaliser les lettres et les mémos ; Assister à la rédaction de contrats de consultants et tout autre contrats relatifs au processus d’approvisionnement ou de passation de marché ;
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Résolution des problèmes :
Répondre aux demandes de renseignements des contreparties ainsi que des fournisseurs de systèmes d’information ; Coordonner avec les autres membres de la direction et les
CRITÈRES DE SÉLECTION (Compétences, savoir et expérience) :
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Être titulaire d’au moins une licence en gestion d’entreprise, en administration ou dans un domaine connexe, complétée de préférence par des cours en secrétariat, administration/bureautique ou dans un domaine connexe ;
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Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique ; Une préférence sera donnée aux candidats ayant acquis une expérience dans des organisations internationales.
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Apporter une preuve de la nationalité ou celle du statut de résident permanent avec permis de travail dans le pays d’emploi proposé ;
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Avoir une expérience de coordination d’un agenda chargé et complexe et de l’organisation de voyages internationaux notamment pour les responsables de division, le personnel ainsi que le traitement des indemnités journalières et le paiement des factures et réclamations ;
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Avoir une bonne maîtrise de la planification et du suivi des activités budgétaires ;
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Avoir une bonne expérience dans le suivi des activités de passation de marché
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Être orienté client et détenir de solides compétences relations interpersonnelles : Savoir interagir de manière professionnelle avec les intervenants internes et externes et répondre rapidement aux demandes avec précision et courtoisie ;
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Faire preuve d’excellentes compétences organisationnelles et de planification, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, souci du détail et capacité à travailler avec une main-d’œuvre et des parties prenantes diversifiées
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Faire montre d’une approche dynamique et proactive forte : le candidat doit démontrer sa capacité à utiliser les ressources disponibles pour résoudre les problèmes en prenant les mesures nécessaires et utilise ses compétences analytiques et une large compréhension de l’entreprise pour interpréter efficacement les besoins.
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Faire preuve d’aptitudes en matière de communication: le candidat doit parler avec confiance en utilisant un langage clair et concis qui est facilement compris et utilise des compétences orales et écrites professionnelles de haute qualité pour projeter une image positive du bureau.
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Avoir le sens de l’initiative, de la confidentialité, de l’enthousiasme et l’esprit d’équipe
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Détenir de bonnes aptitudes écrites et orales en français et/ou en anglais avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue;
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Savoir utiliser les logiciels standards de la Banque (Word, Excel, Powerpoint et Access). La connaissance de SAP est un atout supplémentaire
CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.
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