(BIA BURKINA SARL) Recrutement d'un Planning Officer

Gestion et dispatching des demandes d’interventions techniques

Réceptionner les demandes de services des clients et les transmettre au Responsable After Market
Identifier le client et la machine concernée dans le système informatique (SAP);
Prendre les coordonnées complètes du client et s’assurer de la localisation de la machine ;
Faire un premier diagnostic (sur base d’une check-list de questions) afin de déterminer la nature de la panne et le degré d’urgence de la demande;
En cas d’urgence (machines de production à l’arrêt), en transmettant la demande au Responsable After Market afin de pouvoir donner au client un premier support technique par téléphone;
Créer un dossier (Service Order) dans le système informatique (SAP) ;
- Veiller dès l’ouverture à ce que les informations administratives soient correctes et complètes afin de pouvoir clôturer le dossier

Planification des interventions techniques
- Assister le Responsable After Market dans la détermination des priorités
- Déterminer en fonction du diagnostic les qualifications / compétences nécessaires, le lieu de l’intervention, le délai dans lequel doit être faite l’intervention, la disponibilité des pièces détachées, l’outillage et consommables nécessaires, l’intervention éventuelle de sous-traitants;
- Vérifier la disponibilité des pièces, de l’outillage, des consommables, des sous-traitants ;
- Faire le suivi des backorders avec le département logistique ;
- Commander les pièces au département logistique, les éventuelles interventions des sous-traitants ;
- Réserver l’outillage nécessaire ;
- Inscrire l’intervention dans le planning électronique ;
- Transmettre les informations complètes au technicien ou à l’équipe de techniciens concerné ;
- Appeler le client pour lui transmettre le rendez-vous

Suivi des interventions, gestion des jobs et Suivi du planning des techniciens
- Appeler le technicien pour connaître l’évolution du travail ;
- Planifier l’intervention suivante, si le travail n’est pas terminé ;
- Tenir le client informé du déroulement des interventions;
- Rassembler les informations techniques (photo, rapport, ..) permettant la constitution du dossier garantie si nécessaire.
- Tenir le Responsable After Market au courant de tout problème important relevant de sa compétence : client mécontent, arrêt production, risque sécurité, problème technique non résolu
- Contrôler les services reports des techniciens (heures, déplacements, pièces utilisées, commentaires des techniciens, …) ;
- Vérifier et corriger si nécessaire l’imputation correcte du job (facturation, garantie, contrat, …) ;
- Vérifier si une autre intervention est à prévoir pour la même machine ;
- Informer le Back Office d’éventuelles corrections administratives à effectuer ;
- S’assurer qu’il n’y a plus de pièces en back order ;
- Vérifier que les pièces non utilisées dans l’intervention sont rentrées au magasin ;
- Transférer les dossiers au backoffice pour clôture
- Planifier les congés ponctuels et annuels acceptés par le responsable ;
- Informer les RH des absences techniciens
- Prendre toute action nécessaire afin de bien suivre le planning des techniciens et de s’assurer de leur disponibilité pour les interventions