AVIS DE RECRUTEMENT OFFICER LOGISTIQUE

RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES
GESTION DE LA FLOTTE
• Assurer le suivi maintenance et réparation du parc automobile et générateurs ;
• Assurer le suivi et la gestion des mouvements des véhicules ; • Elaborer le rapport mensuel de consommation carburant véhicule et générateurs • Elaborer le rapport mensuel maintenance et réparation véhicules et générateurs • Assure la gestion des archives de la flotte (rapports, dossiers achats véhicules et générateurs, documents d'assurance, docs véhicules, docs du chauffeurs …) • S’assure que le logsheet des véhicules et générateurs sont en place et bien suivis (systématiquement renseignés) • S’assurer que les documents administratifs et autres documents de bord du véhicule sont à jour et bien suivis (assurance, vignette, carte grise, attestation de visite technique,) • S’assurer que les équipements de secours du véhicule sont en place (roue de secours, first aid, triangle de signalisation, trousse de clés secours,) • S’assurer que tous les documents du véhicule sont au complet et bien gérés
GESTION DES ACHATS
• Produire régulièrement (sur base hebdomadaire et mensuelle) des rapports sur l'état d’avancement des achats
• Veiller à ce que les activités d’achat de Mercy Corps soient effectués dans le strict respect de la politique des achats de MC, les règles des bailleurs et respect de la législation locale en matière d’achat • Vérifier la conformité des demandes d’achats avant de procéder à tout achat (respect de la matrix d’approbation et les spécifications des articles à acheter • Appuyer le processus de sélection des consultants indépendants, les cabinets de consultation, les entreprises par la préparation des Dossiers d’Appel d’Offres (DAO), la publication et le suivi du reste du processus de sélection des fournisseurs. • Faire le suivi de tous les contrats cadres et contrats de services Procéder aux évaluations de performances des prestataires de service et fournisseurs et appuyer le processus de préparation des avenants aux contrats • S'assurer que le système de classement des achats est en place et conforme aux procédures d’archivage de MC • Coordonner avec le département des finances pour s'assurer que les paiements aux fournisseurs sont effectués à temps et sans aucune pression inutile sur les systèmes financiers de MC • Créer et tenir à jour un catalogue des prix du marché pour les articles couramment achetés. • Établir des accords de fournisseur privilégié pour les articles couramment utilisés.
GESTION DES ASSETS
• Il/elle s’assure que la politiques et SOP en matière de gestion des assets/actifs de Mercy Corps soient correctement mises en application. Il/elle d’assure du respect des règles des bailleurs en matière de gestion des assets/actifs.
• Former toute l’équipe sous sa supervision sur le cycle de vie des actifs • Suivre le mouvement des assets ; • Enregistrer et étiqueter tous les assets ; • Archiver les documents de gestion des assets (fiches de mouvement des assets, Assets registers, waybills, Fiche de remise et d'affectation d'équipement, rapports assets, rapport d'inventaire physique des assets) ; • Assister le responsable des opérations à développer et suivre la mise en application de la politique des perte et endommagement des actifs • S’assurer que toutes les nouvelles politiques et SOP sur la gestion des assets soient diffusées et expliquées au personnel en charge de gérer les actifs • Appuyer a la consolidation et préparation des rapports de gestion des actifs de fin fiscale • Assister les programmes a la préparation des rapports de gestion des assets des programmes qui ferment • Assurer l’inventaire physique périodique des assets (une fois chaque trois mois) • Appuyer les processus de disposition des assets dans le respect des règles des bailleurs et de la législation locale—Donation, transfère –déclassement et ventes aux enchères des assets/actifs • Responsable de la préparation des rapports mensuels des assets
GESTION DES EQUIPEMENTS ET MOBILIERS DU BUREAU
• Gérer tous les équipements et mobiliers du bureau
• Procéder à l’inventaire systématique des équipements et mobiliers du bureau • Produire sur base mensuelle les rapports d’inventaire des équipements et mobiliser du bureau • Fais le suivi de la maintenance et des petites réparations du bureau (Plomberie, électricité, froid, menuiserie…) • Faire le suivi des achats des équipements et mobiliers du bureau
• GESTION DES ENTREPOTS
• S’assurer que la gestion des entrepôts et petits magasins se fait dans le respect strict de la politique de Mercy Corps en matière de gestion des entrepôts
• Responsablede la gestion efficace, rationnelle et transparente des stocks Renforcer la capacité des staff en charge de la gestion des entrepôts et petits magasins dans la gestion des entrepôts et petits. • S’assurer que le staff impliqué dans la gestion des entrepôts et petits magasins comprennent l’utilisation des outils de gestion des entrepôts et le mode de rapportage S’assurer que tous les outils de gestion des entrepôts sont en place et systématiquement renseignés dans le cadre de la gestion des entrepôts et petits magasins • Appuyer la diffusion et explication des nouvelles politiques et SOP de gestion des entrepôts auprès du staff concerné • Effectuer des contrôles sporadiques et périodiques des stocks physiques dans les entrepôts et documenter les constats tout en prenant des mesures correctives si applicable Vérifier et transmettre les rapports mensuels de gestion des entrepôts et petits magasins • S’assurer du bon archivage de toute la documentation en lien avec la gestion des entrepôts
GESTION DES ARCHIVES
• Le Log Officer veillera à ce que tous les dossiers en rapport avec ses fonctions soient archivés selon la politique d’archivage de Mercy Corps.
• Il/elle veille au suivi d’archivage systématique et ordonné de tous les dossiers et documents issus des différents services logistiques – a noter que les dossiers doivent toujours être mis à jour, organisés, clairement marqués, et doivent être au complet avant de les classer. • Il/elle veille à ce que tous les documents de livraison et expédition et les rapports d’entrepôt et les informations concernant les fournisseurs et prestataires, soient systématiquement rangés et classés sur base mensuelle.
GESTION SECURITAIRE
• Il/elle appuie le chef de base dans la gestion sécuritaire de la base de Ouahigouya
• Appuie à la collecte des données et information dans le cadre de la gestion sécuritaire de la base • Il/elle joue le rôle de Point Focal Sécuritaire en absence du Chef de Base • Il/elle contribue à la mise à jour de tous les plans de gestion sécuritaire de la base (Plan de gestion sécuritaire de la base, plan de contingence si nécessaire, le bulletin de bord sécuritaire)
Responsibilité envers les bénéficiaires
● Les membres de l'équipe du Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier à nos participantes et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets sur le terrain.
● Les membres de l'équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, les procédures et les valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.
Connaissances et Expériences requises :
• Avoir un diplôme universitaire niveau BAC+3 en logistique, comptabilité, finances, informatique de gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent, est requis
• Avoir au moins 2 années d’expérience de gestion logistique de préférence avec une ONG internationale.
• Avoir une maitrise parfaite de l’outil informatique –MS office (Word, Excel, Explora, Outlook, etc.) et une bonne maîtrise de la gestion de bases de données. • Avoir des compétences organisationnelles solides avec une capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national • Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français est requise, la connaissance de l’anglais est un bon avantage • Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision.
• Bonne connaissance du contexte de travail de la région du Nord serait un atout.
Rapports :
Rapporte directement à : Chef de Base
Responsabilité de supervision : Field Operations Officer
Travail directement avec : tout le personnel du bureau en lien avec les activités et les livrables des projets.