Avis de recrutement d'une coordonnatrice des subventions, Mali - Bamako

L'International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde, aidant à rétablir la santé, la sécurité, l'éducation, le bien-être économique et l'électricité des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l'appel d'Albert Einstein, l'IRC est l'une des plus grandes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde, intervenant dans plus de 40 pays et 29 villes américaines pour aider les populations à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés. Force pour l'humanité, les employés de l'IRC ont un impact durable en rétablissant la sécurité, la dignité et l'espoir pour des millions de personnes. Si vous êtes un acteur de changement passionné et motivé par les solutions, rejoignez-nous pour avoir un impact positif sur la vie de millions de personnes dans le monde pour un avenir meilleur.

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L’IRC a ouvert son programme national au Mali en 2012. Nos programmes vont de l’assistance humanitaire aux activités de relèvement précoce, en mettant l’accent sur la protection de l’enfance, l’éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l’eau et l’assainissement et la gouvernance. Nous travaillons dans le nord, le centre et le sud du Mali. Les conflits et la sécheresse ont provoqué le déplacement de centaines de milliers de personnes au Mali et dans les pays voisins. La situation sécuritaire dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées à l’intérieur du pays et des communautés d’accueil touchées par le conflit restent pressants, et la question de l’accès humanitaire reste un défi constant.

Aperçu du poste :

Le Coordonnateur des subventions, basé à Bamako, joue un rôle crucial dans la gestion stratégique et opérationnelle du portefeuille de subventions de l'organisation. Travaillant en étroite collaboration avec les équipes de programme, de suivi et d'évaluation, des finances et des opérations, ainsi qu'avec l'équipe de direction, ce poste est chargé d'assurer une gestion exemplaire des subventions avant et après leur octroi. Le Coordonnateur des subventions est chargé de veiller au respect des exigences des donateurs, à la production de rapports en temps opportun et à l'archivage efficace des documents de projet. Ce rôle comprend également la promotion de la visibilité interne et externe des programmes. En plus de ces responsabilités, le Coordonnateur des subventions supervise une équipe de deux Grants Managers, d'un Partnerships Manager, d'un Partnerships/Grants Officer et d'un Communication Manager, contribuant ainsi de manière significative au renforcement de leurs capacités. Ce poste, nécessitant des déplacements fréquents sur le terrain, est non seulement essentiel au maintien de l'excellence opérationnelle, mais aussi à l'alignement stratégique des interventions de l'organisation avec les attentes et les besoins des donateurs sur le terrain.

Principales responsabilités

Élaboration de propositions de projets

• S'assurer que le processus d'élaboration des propositions de l'IRC Mali est bien compris et appliqué par les équipes, en étroite collaboration avec la direction, le programme, les services financiers et opérationnels, afin de garantir des soumissions de qualité dans les délais établis.

• Appuyer le Directeur Adjoint des Programmes (DDP) et le Directeur Pays (CD) dans la prospection de nouvelles opportunités de financement, le renforcement des relations avec les partenaires et donateurs actuels et la mise à jour de la stratégie de développement commercial du pays. Suivre et analyser les orientations stratégiques des donateurs et communiquer ces informations aux équipes concernées.

• Diriger l’élaboration des propositions aux donateurs en collaboration avec les responsables de secteur et les équipes financières et opérationnelles, en clarifiant les rôles et responsabilités de chaque partie prenante.

• Participer à l’élaboration et à la gestion des budgets des projets en coordination avec le service financier afin d’aligner les ressources nécessaires aux actions proposées et d’assurer l’inclusion des coûts adéquats.

• Aider le DDP à intégrer les nouvelles propositions au plan d’action stratégique du pays.

Gestion et conformité des subventions

• Assurer une compréhension approfondie des politiques de l’IRC et des spécifications du portefeuille de subventions, et assurer l’application des normes et procédures de l’IRC par les membres de l’équipe de subventions.

• Fournir des mises à jour et des informations régulières à l’équipe de direction sur l’élaboration de nouvelles propositions et la gestion des subventions.

• Examiner les rapports des donateurs pour en vérifier l’exactitude, la qualité et la conformité aux exigences des donateurs, y compris en procédant à des modifications substantielles, à des traductions et à des contributions éditoriales si nécessaire.

• Fournir un soutien aux gestionnaires de subventions pour assurer la soumission des rapports en temps opportun.

• Collaborer avec l'équipe des subventions pour surveiller les indicateurs du projet, contrôler les dépenses et gérer les informations clés du portefeuille. Organiser des réunions périodiques d'examen des subventions et coordonner les réunions de démarrage et de clôture du projet.

• Faciliter l’appui technique aux réunions du cycle de projet et contribuer à l’amélioration de la coordination et de l’efficacité des services au sein du programme national.

• Superviser l’utilisation des outils de gestion des subventions pour un suivi rigoureux de la mise en œuvre du projet et identifier de manière proactive les défis potentiels.

• Collaborer avec l’équipe des subventions pour gérer les réajustements, les modifications et les prolongations des projets si nécessaire, tout en maintenant des relations de qualité avec les donateurs et en veillant à ce que les projets se terminent à temps et dans le respect du budget.

• Servir de point de contact principal pour les subventions et les questions de conformité au niveau national, offrir des conseils aux membres de l'équipe des subventions et aux autres membres du personnel sur les questions de conformité et communiquer avec l'équipe régionale de soutien aux programmes et aux récompenses de l'IRC pour tout besoin de soutien supplémentaire.

• Veiller à ce que le système de gestion de l’information et de classement des subventions soit rigoureusement appliqué et à ce que tous les documents importants soient archivés de manière ordonnée et accessible.

Gestion des sous-affectations et des partenariats

• Assurer une gestion de qualité des sous-subventions conformément au système d'excellence des partenariats pour l'égalité et les résultats (PEERS) de l'IRC, y compris le démarrage des sous-subventions, le suivi de la mise en œuvre des sous-subventions, la gestion et la responsabilité, ainsi que la clôture appropriée des sous-subventions.

• Participer à la définition du périmètre d’action des partenaires lors des phases de préfinancement et à la gestion des partenaires lors de l’élaboration des propositions, incluant la coordination des conventions d’équipe et la communication des contributions techniques et budgétaires demandées.

• Examiner les rapports d’approbation des partenaires de sous-traitance, les évaluations préalables à l’attribution, les accords de sous-traitance et les modifications préparés par l’équipe des subventions pour en vérifier la conformité et l’exactitude.

• Collaborer avec les équipes chargées des subventions et des partenariats pour surveiller la performance des partenaires sous-traités, en veillant à ce que les relations contractuelles des partenaires soient examinées et à ce qu'une rétroaction rapide soit fournie.

• Travailler avec l'équipe de partenariat pour organiser des réunions d'ouverture, d'examen et de clôture des sous-allocations avec les partenaires, ainsi que des visites de suivi du programme et de la conformité/financière pour garantir que la mise en œuvre du programme partenaire est sur la bonne voie et conforme aux règles et réglementations de l'IRC et des donateurs.

• Tenir des registres appropriés de tous les documents d’attribution et de sous-attribution afin de garantir la transparence et la responsabilité.

• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de gestion des partenariats.

Relations avec les donateurs et communication

• Établir et maintenir des contacts réguliers avec les donateurs, selon les besoins ou en l’absence de points focaux réguliers, et représenter les intérêts des donateurs à la demande du DDP.

• Améliorer l’image du bureau national auprès des donateurs et des partenaires en mettant à jour régulièrement les fiches d’information nationales et sectorielles, disponibles en anglais et en français.

• Collaborer avec le responsable des communications et les responsables de secteur pour développer et produire des supports de communication, notamment des brochures, des fiches d’information, des notes de plaidoyer et des bulletins d’information, afin de promouvoir les activités de l’IRC.

• Assurer la mise en œuvre efficace de la stratégie de communication du programme national, en garantissant la diffusion des informations clés internes et externes

• Soutenir le responsable des communications dans la formation du personnel aux stratégies de communication et contribuer à l’élaboration d’histoires de réussite et d’articles, tels que des blogs, pour documenter les expériences du personnel sur le terrain.

Gestion et renforcement des capacités 

• Superviser directement les responsables des subventions et des partenariats ainsi que le responsable des communications, en leur fournissant un soutien régulier et une formation continue, notamment dans la préparation des propositions.

• Établir des objectifs clairs, discuter des attentes et fournir une rétroaction régulière sur les performances, contribuant ainsi au développement professionnel continu du personnel.

• Coordonner la formation et l’encadrement du personnel du programme national, en mettant l’accent sur la conformité des donateurs, les rapports programmatiques, la préparation des propositions, la gestion des sous-allocations, les partenariats et l’application de stratégies de communication.

Exigences du poste

• Maîtrise en développement international, sciences sociales ou équivalent

• Au moins 5 ans d’expérience dans un rôle de gestion de subventions, de préférence auprès d’une ONG

• Rédaction et édition : Compétences avancées en rédaction et édition, avec au moins trois ans d'expérience dans la rédaction de rapports et de propositions pour des donateurs tels que le gouvernement américain et les donateurs européens. Expérience requise dans la soumission de propositions dans le cadre de consortiums, en tant qu'organisme chef de file ou partenaire.

• Connaissance des réglementations des donateurs : Familiarité avec les règles des principaux donateurs internationaux tels que ECHO, AFD, Sida, UE, BHA, agences des Nations Unies, Banque mondiale et USAID, ainsi qu'une expérience avérée dans l'élaboration de propositions majeures pour ces entités ou dans la supervision de la conformité des rapports et contrats de subventions.

• Relations avec les donateurs : expérience démontrée dans la liaison efficace avec les donateurs pour négocier et influencer des résultats positifs.

• Compétences en supervision : Capacité avérée à diriger et à superviser des équipes, en veillant à ce que les objectifs soient atteints efficacement.

• Compétences organisationnelles et analytiques : Excellentes compétences d’organisation, de gestion du temps et d’analyse, avec une attention particulière aux détails.

• Compétences interpersonnelles : Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques, essentielles pour travailler efficacement dans un environnement multiculturel.

• Expertise technique : Une spécialisation dans l’un des domaines suivants serait un atout : santé, nutrition, protection, éducation, EAH (eau, assainissement et hygiène), gouvernance, relance économique et développement ou intervention d’urgence.

• Expérience dans des contextes difficiles : Une expérience professionnelle antérieure en Afrique, idéalement dans des contextes post-conflit ou de conflit, serait très appréciée.

• Gestion des priorités : Capacité à gérer efficacement plusieurs priorités concurrentes, à respecter des délais stricts et à travailler sous pression.

• Compétences technologiques : Maîtrise de l’utilisation des outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel) et des systèmes de messagerie électronique.

• Maîtrise de l’anglais, parlé et écrit.

Environnement de travail

Le coordinateur des subventions sera basé à Bamako (niveau de sécurité 3 : orange) et devra se déplacer régulièrement dans les bases de l'IRC au Mali et dans les pays où l'IRC met en œuvre des projets transfrontaliers.

Logement : Maison partagée à Bamako. Ce poste est non accompagné.

**Norme de conduite professionnelle :** L’IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans l’IRC Way – notre code de conduite. Il s’agit de l’intégrité, du service, de la responsabilité et de l’égalité.

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