Requête nº: req28672
Intitulé de poste: Gestionnaire de l’Analyse Budgétaire de projets et suivi budgétaire de partenaire (H/F)
Secteur d’activité: Finances
Type de contrat: Durée Déterminée
Taux d’occupation: Plein temps
Ouvert aux expatriés: Non
Lieu de travail: Ouahigouya, Burkina Faso
Descriptif du poste
Fondé en 1933 à l’initiative d'Albert Einstein, l'International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires dans le monde et aide les victimes à survivre et reconstruire leur vie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se reconstruire et à prendre en main leur avenir. L’IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 viles des Etats –Unis. L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale internationale. Elle a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.
En 2015, l’IRC a élaboré une nouvelle stratégie au niveau global qui a démarré cette année 2020.Cette stratégie a redéfini la mission de l’IRC et défini des objectifs opérationnels et organisationnels précis afin de renforcer son mandat dans les urgences humanitaires et les solutions de post-conflit. A cet effet, IRC au niveau global veut mettre en place des infrastructures en matière de communication, financement, capital humain, systèmes et technologies. IRC est actif au Burkina Faso depuis mars 2019.
Il dispose d’un bureau principal à Ouagadougou et des bases à Ouahigouya (région du Nord), Djibo et Dori (région du Sahel).
Dans le cadre du renforcement de ses effectifs supports, IRC BF recrute un/une gestionnaire de l’Analyse Budgétaire de projets et suivi budgétaire de partenaire.
OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILITÉ
Sous la supervision du Sr Finance Manager, Il/elle aura la charge de l’analyse de la gestion financière des subventions en cours, pour soutenir les chefs de projets dans l’exécution des budgets des projets dont ils/elles ont la charge. Dans ce cadre, il/elle devra supporter les chefs de projets, en collaboration avec les équipes Grants et Finance, pour la mise à jour des plans de dépenses, en relation avec les plans d’actions, pour s'assurer qu'elles sont complètes, exactes et conformes aux normes et aux réglementations d’IRC et des bailleurs. Il/Elle Joue le rôle personne de contact pour le BVA online et la préparation des budgets pour le téléchargement en ligne.
RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES
Participer à la préparation des plans de dépenses des projets:
- Mettre à jour les plans de dépenses pour toutes les subventions actives en collaboration avec le chef de projet et les équipes Grants/Finance
- Préparer les nouveaux codes de ligne budgétaire (codes T2) et recherchez des codes pour les nouvelles subventions, à télécharger dans le logiciel.
- Pour chaque budget dont il/elle a la charge, fournir une analyse et des recommandations sur la couverture du personnel, la cartographie des salaires ainsi que les coûts partagés du programme - Couverture des SPC et allocations pour l'examen du DDF et son approbation ultérieure.
- Veiller à la mise à jour systématique des rapports mensuels budget / réel (BvA) relatifs aux subventions en cours et s’assurer que ce soit refléter dans le système BVA.
- À chaque clôture du mois, partager avec le chef de projet et le staff de Management le pourcentage réel des dépenses des projets dont il est responsable par rapport au pourcentage attendu et proposer des voies d’amélioration si nécessaires.
- Soumettre aux Grants les budgets en souffrances pour que les Grants accordent une priorité à ces budgets dans les réunions de revue.
- Faire des analyses hebdomadaires sur les cash book/cash Bank pour s’assurer les dépenses sont chargées là où elles doivent être et proposées des corrections en cas de besoin
- Examiner les dépenses budgétaires par rapport aux plans d’achat et plans de dépenses / dépenses réelles et informer le personnel concerné de l'état des dépenses. Lancer des alertes pour les dépenses qui tardent et demandez des explications sur toutes les dépenses excédentaires / inférieures au chef de projet.
- Participer aux réunions mensuelles d’examen des subventions pour obtenir un retour d’information sur les dépenses en cours et un suivi des points d’action identifiés au cours des réunions.
- Assister et apporter son avis et son soutien aux réunions d’ouverture, d’examen et de clôture des subventions.
- Fournir un soutien et des informations aux responsables des opérations et des programmes sur toutes les questions relatives aux rapports BvA.
- Fournir à la direction des rapports réguliers sur les progrès accomplis dans la réalisation, en signalant les variations et en effectuant des contrôles initiaux sur les raisons de la sous-/surconsommation.
- Fournir en temps utile des informations précises aux auditeurs externes et internes, en fonction des besoins.
- Veiller à ce que les rapports pertinents soient préparés et présentés à la direction en temps voulu pour lui permettre de suivre de près les performances de l'institution et de prendre des mesures correctives en temps opportun.
- En conformité avec la réglementation des donateurs et les exigences d’IRC, proposer des ajustements requis pour les rapports BvA et les rapports financiers sur les subventions.
- Assister le DDF et le Senior finance manager à la préparation des rapports financiers des subventions qui seront revus ultérieurement par le responsable de Grant et les chefs de projets.
- Fournir un examen analytique des plans de dépenses des budgets par rapport aux dépenses réelles
- Gestion des partenariats (sub-grants) sur le volet financier :
- Assurer le lien avec les partenaires : appui à l’élaboration et/ou à l’ajustement des budgets, revue des demandes de fonds, suivi de la liquidation des avances ;
- Appuyer le partenaire dans l’élaboration des rapports financiers ;
- Assurer la formation des partenaires sur le volet financier lorsque le besoin est identifié ;
- Participer à l’évaluation des nouveaux partenaires selon la grille d’analyse de IRC Burkina ;
- Préparer les JV partenaires et assurer leur transmission à la Finance Manager ;
- Actualiser sur une base mensuelle le Subgrant Tracking Sheet ;
- Assurer le suivi et la réconciliation du compte 14210 (sub-grants) ;
- Assurer des visite réguliers terrains auprès des partenaires.
Devoirs communs :
- Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ;
- Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ;
- Obligation de signale toute violation de la procédure IRC ;
- S'acquitter d'autres tâches qui pourraient lui être confiées par le superviseur.
Accomplir d'autres tâches demandées par ton superviseur dans l’esprit de cette description des tâches.
Profil
- Diplôme exigé : Au moins une Maitrise en comptabilité, Finance ou Economie. Avoir une certification reconnue en finance ou en comptabilité serait un atout majeur
- Une expérience préalable avec un financement des bailleurs de fonds internationaux ou du commerce international
- Avoir au moins trois ans d'expérience dans le domaine professionnel, a un poste similaire
- Connaissance parfaite du Français à l’écrit et à l’oral. Une bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite serait un atout majeur
- Avoir de solides connaissances en Finances
- Avoir de bonnes connaissances en management
- Être bon communicateur et avoir un bon esprit d’équipe
- Être rigoureux, organisé et capable de travailler sous pression
- Être capable d'identifier les problèmes et de proposer des solutions
- Être autonome
- Être capable et à l’aise de travailler dans un environnement multiculturel
- Avoir une bonne connaissance de l'outil informatique en particulier Excel et Word,
- La connaissance de SUN System sera un atout
