Le CICR recrute pour sa sous-délégation à Ouahigouya : Un-e Assistant-e Administratif-ve

• Accueille les visiteurs et les oriente vers le membre du personnel concerné ;
• Applique les instructions et les procédures internes de gestion de l'information ;
• Gère les commandes de fournitures de bureau en relation et s'assure qu'il n'y ait pas de rupture ;
• Gère la réception, la distribution et les envois de courriers interne et externe ;
• En cas de besoin, rédige les correspondances, les présentations internes, ainsi Clue les comptes rendus de réunions et d'autres documents; prépare la salle de réunion en mettant en place le matériel nécessaire pour l'organisation de conférences téléphoniques, de présentations et de conférences vidéo ;
• Classe et archive les documents internes (contrats, factures ... ) selon le standard CICR ;
• Tient le journal de caisse en XOF à partir du fichier Excel en place ou du logiciel comptable JDE/IRIS selon les procédures comptables de l'institution ;
• Contrôle la qualité des pièces comptables selon les règles financières de l'institution ;
• Clôture mensuellement la comptabilité dans les délais fixés et établit les documents de clôture mensuelle ;
• Gère la trésorerie en collaboration avec le chef de sous-délégation ;
• Explique les procédures financières à tous les employés lors des briefings ou à l'occasion de séances d'information ;
• Informe ses supérieurs de toute suspicion d'irrégularité constatée ;
• Consolide les besoins mensuels de trésorerie et les transmet à Ouagadougou dans les délais fixés ;
• Supervise directement l'équipe administrative sous sa responsabilité : employés de maison, cuisinière, personnel journalier ... ;
• Assure la transmission de tous les dossiers du personnel à Ouagadougou ;
• Suit le planning des congés et des absences (vacances, maladie, etc.) de tout le personnel. Prévoit et applique les solutions de remplacement en cas d'absence ;
• Assure le suivi des contrats de bail (petites réparations, paiement de loyers et des charges ...) ;
• Supervise la maintenance des locaux: fumigation (2 fois par an) et la sécurité passive des locaux ;
• Peut être amené-e à effectuer d'autres tâches d'ordre administratif en fonction des besoins ;