Identifiant de la demande d'emploi : JR104678
DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES : 25 septembre 2024-23:59-GMT Heure de Greenwich (Ouagadougou)
Le PAM célèbre et valorise la diversité. Il s’engage à respecter le principe d’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d’origine nationale, d’origine ethnique ou sociale, d’information génétique, de sexe, d’identité et/ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion ou de conviction, de statut VIH ou de handicap.
À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial est la plus grande organisation humanitaire au monde. Elle sauve des vies dans les situations d'urgence et utilise l'aide alimentaire pour ouvrir la voie à la paix, à la stabilité et à la prospérité aux personnes qui se remettent d'un conflit, d'une catastrophe ou de l'impact du changement climatique.
Chez WFP, les personnes sont au cœur de tout ce que nous faisons et la vision du futur du personnel de WFP est celle d'équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées sur la base du mérite, opérant dans un environnement de travail sain et inclusif, vivant les valeurs de WFP (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec des partenaires pour sauver et changer la vie de ceux que WFP sert.
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POURQUOI REJOINDRE LE PAM?
- Le PAM est lauréat du prix Nobel de la paix 2020.
- Le PAM offre un environnement de travail hautement inclusif, diversifié et multiculturel.
- Le PAM investit dans le développement personnel et professionnel de ses employés à travers une gamme de programmes de formation, d’accréditation, de coaching, de mentorat et d’autres programmes ainsi qu’à travers des opportunités de mobilité interne.
- Un cheminement de carrière au PAM offre une opportunité passionnante de travailler dans différents bureaux nationaux, régionaux et mondiaux à travers le monde, et avec des collègues passionnés qui travaillent sans relâche pour garantir qu'une aide humanitaire efficace parvienne à des millions de personnes à travers le monde.
- Nous offrons une rémunération attractive (veuillez vous référer à la section Conditions générales de cette annonce de poste).
A PROPOS DU POSTE DE MANAGEMENT SERVICE OFFICER AU PAM
CONTEXTE
Sous la supervision globale du Responsable de l’unité, le/la Management Service Officer aura la responsabilité entière de travaux techniques et spécialisé comme la planification, l’organisation, la coordination des taches et la définition des objectifs de l’équipe en support au chef de l’unité. Il sera également un support pour le développement de nouvelles initiatives et la mise en place de nouveaux systèmes au sein de bureau tout en assurant la continuité et le renforcement de la qualité du service administratif interne du bureau. En outre ce poste vise à contribuer au renforcement des activités de planification et gestion des besoins administratifs du bureau ainsi que le suivi de leur mise en œuvre, en collaboration avec d’autres unités.
Le poste est basé à Ouagadougou, Burkina Faso
LE POSTE
Titre du poste : Management Service Officer NOA
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD)
Lieu d’affectation : Ouagadougou
Supérieur hiérarchique : Responsable de l’unité Management Service
Durée de contrat : 12 mois renouvelables
Principales responsabilités :
- Surveiller, superviser et adapter régulièrement les procédures existantes.
- Collaborer avec un large éventail de parties prenantes dans l'ensemble de l'organisation, afin de déterminer et d'évaluer les besoins opérationnels en constante évolution et d'y répondre
- Appuyer la planification, le maintien de la qualité, de la mise en œuvre et la continuité des services de l’Unité Management Service Burkina par une approche client renforcée
- Assurer le suivi systématique des dossiers relatifs à la fonction administration interne du bureau en appui aux personnels/unités concernés et le bon fonctionnement des affaires courantes du bureau
- Contribuer à la mise en œuvre de nouveaux systèmes de suivi et mesure des services liés à la fonction
- Diriger une gamme complète de services d’aide a la gestion dans un domaine d’activité spécialisé pour s’assurer que les services sont fournis avec efficacité.
Principales tâches :
Suivi et coordinations des contrats & documents administratifs
- Revue et mise à jour des contrats physique et dans le système (archibus)
- Appui à la revue des dépenses récurrentes administratives pour un suivi budgétaire régulier : charges, assurances, maintenance, approvisionnements et la revue de leur facturation
- Effectuer & coordonner les achats et la formulation des besoins (Création des MPO)
- Contribuer à l’évaluation de la qualité des services rendus par les fournisseurs
- Coordonner et suivre les demandes de documents protocolaires et administratifs (demande de visa, demande d’exonération, carte diplomatique…)
Suivi de la qualité et mise en œuvre des services administratifs au sein du bureau
- Partager les information interne et la mise à jour des documents de procédures / SOP
- Appuyer la réalisation d’enquêtes de satisfaction internes
- Effectuer et suivre le pilotage du système interne de demandes de services (ticketing/ GSMT)
- Compiler des données statistiques relatives requises pour le suivi de performance et plan de travail
- Concevoir, maintenir et mettre à jour des fichiers de suivi de services administratifs internes
- Coordonner la préparation/finalisation ainsi que le suivi des dossiers avec les autres fonctions/ unités concernées (voyages, protocole, informatique, achats) / Revues de documents en cas de besoin
- Assurer la gestion et le suivi de divers courriers et documents pour veiller au respect des délais impartis et des priorités et s'assurer qu'ils sont transmis aux bons destinataires ; et examiner les documents et les supports élaborés par d'autres membres du personnel pour en contrôler la qualité et vérifier que les délais sont tenus.
- Réaliser le suivi et l'évaluation des budgets pour s'assurer que les ressources financières prévues sont utilisées efficacement.
Back up pour la gestion de la flotte de véhicules et coordination des chauffeurs (en l’absence du staff en charge) :
- Mise à jour des données dans le système central de gestion (FMS) : véhicules et consommation de carburant
- Appuyer le suivi de l’entretien et de la maintenance régulière des véhicules
- Suivre l’approvisionnement des cartes en carburant
- Etablir et suivre le planning quotidien/hebdomadaire des chauffeurs en fonction des besoins
Back up autres tâches administratives (en cas de besoin) :
- Appuyer l’organisation de réunions, formations, séminaires avec les unités clientes internes et en collaboration avec les prestataires externes (hôtels, fournisseurs, etc.)
- Apporter un support pour préparer des notes verbales / correspondances /Mémos internes pour les autres unités
- Gérer les communications de bureau et jouer le rôle de relais pour les questions de gestion complexes, afin de s'assurer que les priorités et les questions urgentes sont prises en considération et traitées, et que les services fournis sont harmonisés et de qualité.
- Effectuer d'autres tâches connexes en fonction des besoins
QUALIFICATION REQUISES
Éducation :
- Master en relations internationales, administration, gestion ou toute autre science politique / sociale pertinente liée à la gestion et à l'administration de bureaux,
- 0u Licence avec des années supplémentaires d'expérience professionnelle en rapport avec le domaine.
Expérience minimum:
- En générale, un (01) an d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif.
- Une expérience de travail au sein du Système des Nations Unies et / ou dans le Secteur Privé orienté vers des services clients serait un atout.
Langue : Connaissance pratique du français. La maîtrise de l'anglais serait un atout.
Aptitudes :
- Être capable d’utiliser efficacement les logiciels courants de bureau, comme MS Office (Word, Outlook, Excel, Exchange) etc.,
- Excellent sens de l’organisation et de la rigueur ;
- Excellentes capacités de communication et de rédaction ;
- Patient(e), réactif.ve ;
- Sens des responsabilités ;
- Sens de l’autonomie, esprit d’initiative, de flexibilité ;
- Capacité à travailler sous pression ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Sensibilité à l’approche interculturelle et inter-agences au niveau national ;
- Qualités d’organisation, rigueur et capacité de synthèse ;
- Sens de la négociation
CADRE DE LEADERSHIP DU PAM
Le Cadre de leadership du PAM guide les normes communes de comportement qui guident la manière dont nous travaillons ensemble pour accomplir notre mission.
Cliquez ici pour accéder au Cadre de leadership du PAM
LOGEMENT RAISONNABLE
Le PAM s'engage à favoriser la diversité, l'équité et l'inclusion. Notre processus de recrutement est conçu de manière inclusive pour accueillir des candidats de tous horizons, célébrer la diversité et assurer un environnement respectueux pour tous. Nous visons un processus de recrutement accessible et équitable. Si vous avez besoin d'aménagements raisonnables ou si vous avez des préoccupations en matière d'accessibilité, veuillez nous contacter en toute confidentialité à l'adresse global.inclusion@wfp.org. Notre équipe DEI est là pour assurer votre pleine participation à notre processus de recrutement.
AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ
Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d'une prudence particulière lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.
RAPPELS AVANT DE SOUMETTRE VOTRE DEMANDE
- Nous vous recommandons fortement que votre profil soit précis, complet et qu'il comprenne vos antécédents professionnels, vos qualifications académiques, vos compétences linguistiques et votre grade UN (le cas échéant).
- Une fois votre profil complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature.
- Assurez-vous de télécharger votre CV professionnel en anglais.
- Veuillez noter que les seuls documents que vous devrez soumettre à ce stade sont votre CV et votre lettre de motivation.
- Des documents supplémentaires tels que passeport, lettres de recommandation, certificats académiques, etc. peuvent potentiellement être demandés à l'avenir.
- Veuillez nous contacter à wfprecruitment@wfp.org si vous rencontrez des difficultés lors de la soumission de votre candidature.
- Seuls les candidats présélectionnés seront informés
Toutes les décisions d'embauche sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s'engage à offrir un environnement de travail inclusif exempt d'exploitation et d'abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d'abus d'autorité. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés seront soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents.
Aucun poste sous quelque forme que ce soit ne sera offert aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires des Nations Unies (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (CCI) et d’autres organes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de surveillance du PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la fin de ce service.
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