Recrutement d'un Consultant individuel pour l’évaluation de la phase pilote de mise en œuvre de la plateforme NetSIGL2 intégrant le SMT

Termes de références de l’évaluation

USAID Global Health Supply Chain Program - Procurement and Supply Management (GHSC-PSM) fournit, au profit du Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique(MSHP), un appui direct pour l'approvisionnement et la gestion de la chaîne d'approvisionnement au Plan d'urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR), à l'Initiative présidentielle américaine contre le paludisme (PMI), au programme de planification familiale et de santé reproductive de l’Agence américaine pour le développement international (USAID) et au Bureau de la santé maternelle néonatale et infantile. Il appuie également le MSHP dans le renforcement du système national d’information de gestion logistique (SIGL).

 La gestion efficace des vaccins est l’un des piliers essentiels sur lequel un programme élargi de vaccination d’un pays peut s’appuyer pour renforcer sa performance. C’est ainsi que l’OMS avec la collaboration de l’UNICEF a développé et a mis à la disposition des pays en 2021 un outil de gestion informatisée (SMT) utilisé dans de nombreux pays pour gérer les stocks de vaccins et surveiller la chaîne d'approvisionnement des vaccins.

Le SMT est une application web qui relie un système central au niveau national aux différents entrepôts de vaccins d'un pays. Il offre une visibilité des données à tous les niveaux de la chaîne d'approvisionnement et permet aux utilisateurs de collecter et d'agréger des données provenant de différents lieux et niveaux, ce qui facilite le suivi et la gestion de la chaîne d'approvisionnement en vaccins.

Pour les entrepôts de vaccins qui ne disposent pas d'une connexion internet fiable, le SMT propose également une application de bureau hors ligne, qui peut être installée sur l'ordinateur de l'utilisateur et utilisée hors ligne. Cette application hors ligne peut être synchronisée avec le système central lorsque la connexion internet est disponible.

L'application mondiale SMT est gérée par la Division des approvisionnements de l'UNICEF, qui est responsable de la maintenance de la plateforme, de la résolution des problèmes techniques et de la mise à jour des versions. Les données sont stockées dans le Cloud Azure. Le coût du développement et de la maintenance de la plateforme est pris en charge par la Division des approvisionnements de l'UNICEF, de sorte que le SMT est gratuit pour les pays utilisateurs.

Le SMT contient des informations sur les différents domaines de gestion des vaccins et de la chaîne du froid et capture les transactions de vaccins et de consommables sur les différents lieux de stockage. De plus, le SMT fournit une vue d'ensemble des performances de la chaîne d'approvisionnement en vaccins par le biais d'un affichage visuel des principaux indicateurs de performance.

Les données saisies sur la plateforme SMT sont cryptées et ne sont accessibles qu'aux utilisateurs autorisés par les administrateurs de la plateforme dans chaque pays. L'accès se fait par le biais d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe sécurisé. Le niveau d'accès dépend du type de rôle attribué à chaque utilisateur dans le système

Le projet Data.FI financé par USAID a été mis en œuvre au Burkina Faso afin de soutenir l’intensification de l’utilisation des données COVID-19 pour améliorer la vaccination y afférente.

Dans le processus de mise en œuvre de son plan de travail, le projet Data.FI en collaboration avec le MSHP et GHSC-PSM a effectué une analyse du processus de gestion des intrants de vaccination de la COVID-19 à travers l’outil SMT et a proposé un modèle permettant son intégration dans la plateforme NetSIGL 2.0 appelé NetSIGL2-SMT avec pour outil de référence le SMT.

La plateforme NETSIGL 2.0 intégrant SMT est développée sous l’application DHIS2 mis en place par l’université d’Oslo (Norvège). DHIS2 est basée sur une approche modulaire. Les modules sont constamment mis à jour en termes de fonctionnalité, d’interopérabilité avec d’autres programmes.

Le NetSIGL-SMT est une application web dont le modèle de communication des données est basé sur internet. Sa capacité de fonctionner également en hors ligne permet aux différents utilisateurs de gérer en local leur stock de vaccins au quotidien. Il est actuellement en phase pilote dans deux districts sanitaires à savoir Dandé et Nanoro couvrant au total 74 formations sanitaires. Cette phase pilote est mise en œuvre dans toutes les formations sanitaires des deux Districts et les Responsables PEV en sont les utilisateurs principaux.

Pour la mise en œuvre de cette phase pilote, des tablettes et la connexion internet sont mises à la disposition des utilisateurs. 

Dans la dynamique du passage à l’échelle du NetSIGL2.0-SMT, une évaluation de la phase pilote est indispensable afin de faire l’état des lieux de sa mise en œuvre durant cette période et d’apporter les différentes améliorations nécessaires pour répondre au mieux aux exigences techniques permettant une bonne opérationnalisation de l’application. De manière générale, cette évaluation devrait permettre de faire une analyse comparative entre le SMT et NetSIGL2-SMT et degagé les gaps à combler pour parfaire l’outil avant le passage à l’échelle. C’est à cette fin que les présents Termes de référence (TDR) sont élaborés pour le recrutement d’un évaluateur indépendant.

Améliorer les performances de l’outil NetSIGL-SMT en vue du passage à l’échelle. 

Réaliser une évaluation normative de la plateforme NetSIGL2 intégrant le SMT afin d’identifier les goulots d’étranglements, les opportunités et proposer des recommandations pour éclairer la prise de décision pour le passage à l’échelle. 

Objectifs spécifiques

1. Réaliser une analyse comparative entre SMT (outil de référence) par rapport au NetSIGL2-SMT et dégagé les gaps à combler ; 

2. Évaluer la capacité du NetSIGL2.0   -SMT à capturer les informations sur les différents domaines de gestion des vaccins et de la chaîne du froid ; 

3. Évaluer la maitrise et l’acceptabilité de la plateforme par les utilisateurs ;

4. Analyser les difficultés rencontrées par les utilisateurs ;

5. Evaluer la disponibilité des ressources nécessaires (humaines, matériels et équipements, infrastructures…) pour un bon fonctionnement de la plateforme à tous les niveaux et dégagé les besoins pour le passage à l’échelle ;

6. Dégager les forces et les faiblesses de la plateforme ;  

7. Elaborer des recommandations et un plan d’amélioration qui guidera les interventions futures pour le passage à l’échelle. 

L’étude prendra en compte les différents domaines de gestion des vaccins et de la chaîne du froid à tous les niveaux de la pyramide sanitaire concerné par la phase pilote ; à savoir un entrepôt PEV au niveau central, deux dépôts PEV régions des districts pilotes, les deux dépôts PEV des districts pilotes et les 74 formations sanitaires utilisant la plateforme 

Les termes de références du consultant comprennent :

• Activité 1 : Tenir une réunion de cadrage avec les différentes parties prenantes : GHSC-PSM, DPV, DCAPS, DSI… 

• Activité 2 : Proposer une méthodologie pour la réalisation de l’étude.

La réalisation de cette activité devra comprendre :

• Une présentation de la méthodologie de l’évaluation proposée par le consultant pour conduire l’étude et un recueil des observations de GHSC-PSM, la DPV, DGAP/DCAPS, DSI, au cours de réunions ; 

• Une finalisation de la méthodologie prenant en compte les observations y compris l’approbation de l’outil qui sera utilisé pour la collecte des données et l’échantillon de sites à visiter pour la collecte des données ;

• Diffusion de la version finale de la méthodologie pour validation par les parties prenantes dans les 3 jours qui suivent la présentation.

La méthodologie devra contenir l’ensemble des outils de collecte et d’analyse des données proposés par le consultant, le modèle de l’échantillonnage et l’organisation pratique de la gestion de l’évaluation.

• Activité 3 : Conduire une enquête auprès des utilisateurs et des administrateurs système sur l’utilisabilité du NetSIGL-SMT, l'exactitude des données, les rapports/tableaux de bord, le temps de réponse (sauvegarde des données, récupération, génération de rapports, etc.), la pérennisation (principalement pour les administrateurs du système). 

Le consultant procèdera à une analyse de la phase pilote du NetSIGL-SMT qui devra comprendre mais ne pas se limiter à :

• L’analyse des processus métier de la logistique du PEV au niveau périphérique (formation sanitaires et districts), au niveau régional, au niveau central et les interactions entre ces différents niveaux ;

• L’analyse fonctionnelle de NetSIGL-SMT devrait couvrir ces processus et les interactions avec les systèmes existants conformément aux besoins exprimés par le client (Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique)

• L’analyse de l’acceptabilité de NetSIGL-SMT auprès des utilisateurs par rapport à ses fonctionnalités et a son utilisabilité (ergonomie, intuitivité, etc.) ;

• L’analyse du processus d’assistance mis en place, son fonctionnement et ses performances

• L’analyse fonctionnelle de l’outil support d’aide de NetSIGL-SMT pour répondre aux exigences du processus et du fonctionnement du système d’assistance ;

• L’analyse de la disponibilité et des performances de l’infrastructure/l’équipement installé au niveau des différents utilisateurs pour l’utilisation de NetSIGL-SMT ;

• Activité 4 : Proposer des recommandations en vue de l’amélioration de NetSIGL-SMT pour son déploiement ;

Sur la base des résultats issus des données collectées et analysées, le consultant proposera des solutions qui seront inclues dans le rapport de l’évaluation. Les résultats et les recommandations issues de cette évaluation pourront être regroupés en aspects structurelles et fonctionnelles de l’organisation du NetSIGL-SMT, aspects techniques de NetSIGL-SMT, appréciation de NetSIGL-SMT par les utilisateurs, etc.

• Activité 5 : Restituer les résultats de l’évaluation aux parties prenantes afin de faciliter une compréhension commune des principales insuffisances identifiées et des recommandations formulées en vue de leur solutionnement. 

Une rencontre de relecture et d’adoption du rapport de l’évaluation regroupera le consultant avec la DPV, la DGAP/DCAPS, la DSI et les RPEV des DRSHP et districts des zones pilotes. Le rapport sera par la suite partagé aux utilisateurs de niveaux districts et formations sanitaires des zones pilotes, des représentants des DRS des futures zones pilotes et GHSC-PSM pour aider à développer un cadre commun de résolution des insuffisances identifiées. Ces rencontres se tiendront sous un format d'atelier.

A l’issue des réunions consultatives DPV, DSI, les DRS des zones pilotes en collaboration avec GHSC-PSM identifieront les activités à mettre en œuvre qui contribueront à améliorer le NetSIGL-SMT.

1. Rapport de la réunion de cadrage

2. La méthodologie de réalisation de l’évaluation décrivant en détail les activités/taches ainsi que les outils de collecte des données que le consultant utilisera pour la conduite de l’évaluation ainsi que le calendrier ;  

3. Le rapport de l’évaluation incluant les recommandations pour l’amélioration du NetSIGL-SMT en vue de la mise en œuvre de la phase d’extension.

Cette activité est financée par USAID à travers GHSC-PSM. Le financement inclut les honoraires du consultant, les frais liés à la collecte des données et les ateliers de cadrage et de restitution des résultats de l’évaluation. 

Enseignement (Education)

Essentiel

• Avoir un diplôme universitaire supérieur (Master) dans un ou plusieurs des domaines suivants : gestion de la chaine d’approvisionnement en santé/vaccination, logistique du PEV ;

Désireux

• Formation postuniversitaire en santé publique, en vaccinologie ou autre dossier connexe ;

Expérience

Essentiel :

• Expérience au niveau national et/ou international en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement dans le secteur de la santé (public ou privé).

• Expérience en matière de logistique de la vaccination et de la chaîne d'approvisionnement dans les environnements à faibles ressources.

Désirable :

• Expérience dans la planification, la mise en œuvre opérationnelle du PEV, le suivi-évaluation des programmes/projets de santé particulièrement dans le programme élargi de vaccination, la commande, réception, stockage et distribution des vaccins y compris l’optimisation des équipements chaine du froid et équité en immunisation (utilisation des ECF solaires).

• Expérience avérée de la collaboration et de la gestion des données/statistiques à des fins d'analyse et de prise de décisions.

Compétences :

• Bonne connaissance et maitrise de l’utilisation de l’application DHIS2

• Connaissances sur la chaîne d'approvisionnement en matière de vaccination, y compris la prévision des vaccins et la familiarisation avec une initiative efficace de gestion des vaccins et d'autres outils de gestion des vaccins et de la chaîne d'approvisionnement ;

• Expérience en matière de gestion des systèmes d’information en santé

• Expérience en évaluation des systèmes d’information de santé

• Excellentes compétences orales et de communication écrite ;

• Capacité avérée d'utiliser des logiciels de bureau standard, conversant avec des logiciels informatiques communs, y compris des outils de santé en ligne. La connaissance des outils de gestion de la chaîne d'approvisionnement en vaccins, des outils de gestion des données et de visualisation pertinents et d'autres applications est un avantage ;

• Expérience en méthodes de recherche, conception et mise en œuvre d'enquêtes

• Capacité à produire des synthèses et des rapports.

• Connaissance  des programmes financés par l'USAID ;

Autres : 

• Capacité de travailler en équipe ; 

• Leadership, polyvalence et intégrité démontrés ; 

• Maîtrise du français et compétences en anglais (lire et écrire) est un avantage ;

• Être immédiatement disponible.  

La période de l’évaluation s’étalera du 9 juillet au 8 aout 2024.

• Le Consultant travaillera sous la supervision de l’équipe de GHSC-PSM.  

• Il travaillera en étroite collaboration avec la DPV, DSI au niveau central, et les DRS, les médecins de districts pilotes et les responsables du PEV niveau décentralisé et déconcentré.