Avis de recrutement d'un (e) Assistant(e) au Registry, Burkina Faso, Ouagadougou

Identification du poste : 18668

Emplacements : Ouagadougou, Burkina Faso

Date d'affichage : 04/06/2024, 12h10

Postuler avant : 17/06/2024, 22h59

Calendrier des travaux : À temps plein

Agence : PNUD

Grade : G4

Type de poste vacant : Durée déterminée

Domaine de pratique : Efficacité

bureau : Bureau régional pour l'Afrique

Durée de contrat : 1 an avec possibilité d'extension

Éducation et expérience professionnelle : Baccalauréat - 1 an(s) d'expérience OU Certificat d'études secondaires - 4 an(s) d'expérience

Langues requises : Français

Langues souhaitées : Anglais

Chronologie des postes vacants : 2 semaines

Mobilité requise/pas de mobilité : aucune mobilité requise

Description de l'emploi

Contexte

La diversité, l'équité et l'inclusion sont des principes fondamentaux au PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous favorisons l'inclusion comme un moyen de garantir que tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, et nous garantissons l'équité. et l'équité dans toutes nos actions. Adopter une approche « ne laisser personne de côté » dans nos efforts en faveur de la diversité signifie accroître la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont fortement encouragées à postuler. Apprenez-en davantage sur le travail au PNUD, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.

Le PNUD ne tolère aucune exploitation ni abus sexuels, aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) est un programme institutionnalisé des Nations unies ayant pour objectif d’apporter un soutien aux pays en développement, mais aussi de stimuler et d’organiser l’aide qui leur est apportée. Le financement et la coordination sont au cœur des activités du PNUD. Son action vise non seulement à éradiquer la pauvreté, mais également à réduire les inégalités et l’exclusion.

Sous la supervision générale du Chargé des Operations (OM), et la supervision journalière du Chef de l’Unité TIC, l’Assistante Administratif au Registry travaille en collaboration avec les Opérations, le Programme, différents projets et Agences du Système des Nations Unies dans la distribution de courrier et la diffusion d’information.
Il/Elle fait preuve d'une approche axée sur le client, de tact et de la capacité de travailler avec des personnes de différentes origines nationales et culturelles.

Devoirs et responsabilités

1. Maintenance du système d'enregistrement ;
2. Gestion efficace du courrier ;
3. Recouvrement des coûts pour les services de la valise diplomatique.

     1. Assurer la maintenance du système d’enregistrement du courrier entrant /sortant en vue de la réalisation des résultats suivants :

• Mise en place et maintenance du système de classement du bureau conformément au système de classement global du PNUD.
• Ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon les besoins et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
• Maintenance des archives, en s'assurant que les dossiers sont correctement stockés et accessibles ; conservation des documents en toute sécurité.
• Fourniture de photocopies de documents provenant des dossiers confidentiels du registre, à la demande du personnel.
• Aide à la collecte de documents de référence et d'information à partir des dossiers du registre.
• Mise en place et entretien d'un système d'enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; entretien des fichiers de circulation et de lecture du bureau.
• Préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du greffe.
• Supervision du personnel de soutien du greffe.
• Participation à la création et à la maintenance d'un système de registres/archives électroniques en étroite collaboration avec le personnel des TIC.
• Assurer la réception, le dépouillement, la préparation et l’expédition des Valises Diplomatiques (New York, Genève, Vienne, Copenhague).
• Assurer la réception, le dépouillement, la Codification et l’enregistrement du courrier ordinaire, fax, messagerie électronique et autres documents destinés au Bureau du PNUD.
• Veiller à assurer la réception et le dépouillement du courrier destiné aux Agences du Système des Nations Unies arrivé par la poste.
• Veiller à assurer la réception et la distribution des journaux et autres revues périodiques par le Commis au Registry.
• Procéder à la répartition des frais d’expédition du courrier et des frais postaux entre les Agences et les Projets des Nations Unies.
• Veiller à la préparation des requêtes de paiement de factures des services rendus par les prestataires. Assister les Finances en procédant au Paiement dans ATLAS des services prestés par les maisons d’expédition des courriers du Bureau.
• Assister les Finances dans le paiement de facture de communications officielles du Bureau.
• Fournir une assistance en matière de formation sur les procédures et règles relatives à la gestion des documents et archivage.
• Procéder à l’archivage électronique des documents reçus sur support papier.
• Retrait et triage du courrier postal.
• Distribution des chèques des pensionnés.
• Véhiculer les informations diverses au PNUD et aux autres Agences du système des Nations Unies.
• Expédition des documents et correspondances à la Caisse de Pension du Système des Nations Unies.

     2. Assurer une gestion efficace du courrier en vue de la réalisation des résultats suivants :

• Réception, enregistrement, codage et transmission des télécopies, lettres et autres correspondances entrantes au département/unité/officier approprié.
• Enregistrement et envoi des communications sortantes, y compris la valise diplomatique, et distribution de suivi. Préparer les formulaires de résumé des pièces jointes et les documents nécessaires et tenir le dossier des pochettes reçues pour s'assurer que toutes les pochettes sont comptabilisées.

      3. Assurer le recouvrement des coûts de l'exploitation de la valise diplomatique ‘’Pouch’’ en vue de l'atteinte des résultats suivants :

• Un calcul au prorata et une facturation appropriée des agences utilisatrices de ses services.
• Classement des dossiers et exécuter toutes autres tâches administratives ponctuelles qui pourraient être confiées par le Superviseur.

Compétences

Cœur :

• Atteindre des résultats :
  NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais
• Penser de manière innovante :
  NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations 
• Apprendre en continu :
  NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
• S'adapter avec agilité :
  NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible 
• Agir avec détermination :
  NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d'agir avec calme face à l'adversité, confiant
• S'engager et s'associer :
  NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives
• Permettre la diversité et l'inclusion :
  NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.

Compétences transversales & techniques

Numérique & Innovation 
    Facilitation de l'innovation numérique 
    Capacité à accompagner des groupes et des individus dans un processus d'innovation numérique

Éthique 
    Éducation et formation en matière 
    d'éthique Capacité à fournir une éducation et une formation sur l'éthique, les valeurs et les normes et à sensibiliser le personnel au comportement éthique et à la prise de décision éthique ;

Direction et stratégie commerciales
    Prise de décision efficace Capacité à prendre des décisions en temps opportun et de manière efficace, conformément à son autorité, son domaine d'expertise et ses ressources
Développement des affaires Génération de connaissances Capacité à rechercher et à transformer des informations en connaissances utiles, pertinentes pour le contenu ou réactives à un besoin déclaré

Compétences et expérience requises

Éducation:

• Un Diplôme d’enseignement secondaire est requis ou
• Un Diplôme de premier cycle universitaire en gestion administrative, ou Diplôme de documentaliste sera considéré mais n’est pas un requis 

Expérience:

• Au moins quatre (04) ans d'expérience (avec le diplôme d’enseignement secondaire) ou 1 ans (avec le diplôme de premier cycle universitaire), dans les fonctions de documentaliste d’une organisation de bonne réputation ou au sein d’une administration publique est requis ;
• Maitrise des techniques d’archivage électronique est souhaitée mais pas requis ;
• Bonne connaissance de l’outil informatique notamment les logiciels commerciaux couramment utilisés est souhaitée ;
• Avoir une bonne connaissance des procédures du Système des Nations Unies est un atout ;
• Excellente maîtrise du Français parlé et écrit ;
• La connaissance professionnelle de l’anglais sera considérée comme un atout.

Veuillez noter que le maintien de l'engagement au-delà des 12 premiers mois dépend de la réussite d'une période probatoire.

Clause de non-responsabilité

Informations importantes pour les résidents permanents des États-Unis (titulaires de la « carte verte ») 

En vertu de la loi américaine sur l'immigration, l'acceptation d'un poste au sein du PNUD, une organisation internationale, peut avoir des implications importantes pour les résidents permanents des États-Unis. Le PNUD informe les candidats à tous les postes de niveau professionnel qu'ils doivent renoncer à leur statut de résident permanent des États-Unis et accepter un visa G-4, ou avoir soumis une demande valide de citoyenneté américaine avant de commencer leur emploi. 

Le PNUD n'est pas en mesure de fournir des conseils ou une assistance concernant la demande de citoyenneté américaine et il est donc conseillé aux candidats de demander l'avis d'avocats compétents en matière d'immigration concernant toute demande.

Informations sur les candidats sur les listes du PNUD

Remarque : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cet avis de vacance. Nous pouvons également retenir les candidatures et considérer les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences de formation similaires.

Non-discrimination

Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des fautes sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes.  

Le PNUD est un employeur inclusif et garantissant l'égalité des chances qui ne fait aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l'identité de genre, la religion, la nationalité, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l'âge, la langue, l'origine sociale ou tout autre statut.

Avertissement d'arnaque

L'ONU ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en relation avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il vous est conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.

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