Avis de recrutement d'un Assistant Technique National, Ouagadougou

Lieu de travail : [[Ouagadougou]]

Deadline pour postuler : [[04 juin 2024]] 

Date de démarrage : [[15 juillet 2024]] 

Type de contrat : [[Contrat d'expert]] 

Durée (mois) : [[18 mois]]

1.    INTITULÉ DE LA FONCTION
Conseiller technique principal (CTP) 
2.    CATÉGORIE
Non applicable, contrat d’expert national
3.    DÉPARTEMENT / LIEU DE TRAVAIL / DURÉE DU CONTRAT
Département : programme BKF/025 « Appui au Plan sectoriel de l’éducation et de la formation 2017-2030 » (Appui au PSEF)
D’une durée actualisée de 92 mois, l’appui au PSEF est doté d’une contribution luxembourgeoise de 43,2 millions d’EUR. L’essentiel des fonds du programme ont été mis en œuvre dans le cadre d’une aide budgétisée par l’intermédiaire d’un Compte d’affectation spéciale du trésor (CAST). A partir de 2023, considérant la transition politique en cours au Burkina Faso, les fonds du programme sont mis en œuvre en mode régie par l’agence LuxDev, en particulier au profit de l’éducation en situation d’urgence (ESU).
Lieu de travail : locaux du programme BKF/025 au sein de la Cellule d’Appui Mutualisée de LuxDev
Durée du contrat : 18 mois (au maximum) sur la durée restante du programme qui s’achève au plus tard en décembre 2025
4.    ORGANISATION DU TRAVAIL
Mobilisation d’expertise à temps plein
5.    POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME
Les documents de référence au positionnement du CTP sont les suivants :
•    la convention signée entre l’État du Grand-Duché de Luxembourg et LuxDev ;
•    la procédure « Délégation des pouvoirs de validation et de signature » ;
•    le Document technique et financier (DTF) BKF/025.
Le CTP rapporte au Représentant résident (RR).
Le CTP encadre un chargé des opérations (CO), des assistants techniques (AT) et coordonne avec le Responsable des opérations (ROP) des experts mobilisés dans la cadre de la mise en œuvre.
Le CTP collabore étroitement avec la Cellule d’Appui mutualisée (CAM), en particulier son Responsable administratif et financier (RAF) et le Responsable des opérations (ROP). Il collabore étroitement avec la coordination nationale. Il assure une relation optimale avec les partenaires de mise en œuvre et les prestataires.
6.    BUT DE LA FONCTION
Le CTP représente LuxDev dans la structure d’exécution du projet.
Le CTP est porteur des valeurs de LuxDev. Il relaie la mission de LuxDev quant au renforcement des capacités. Il participe à la mise en œuvre de la vision de l’Agence.
Il fait en sorte que l’ensemble des processus de l’Agence soit mis en œuvre en accord avec le Manuel Qualité de l’Agence.
Le CTP reçoit pouvoir de signature sur le compte ouvert dans le pays du projet. Le CTP est donc le représentant du bailleur de fonds (ordonnateur de premier niveau) pour l’exécution des engagements financiers luxembourgeois contribuant à la réalisation d’un projet ou d’un programme commun.
7.    RESPONSABILITÉS ET TÂCHES
7.1.    Mettre en œuvre les activités
•    assurer le lancement du projet :
–    établir les conventions d’exécution,
–    organiser le séminaire d’ouverture,
–    veiller à l’implication des partenaires locaux,
–    élaborer le rapport de lancement,
–    réviser et actualiser le DTF ;
•    préparer, suivre et clôturer les Accords de partenariat opérationnel (APO) : 
–    assumer la responsabilité des étapes de la préparation d’un APO jusqu’à sa signature et participer aux réunions du comité « modalités-instruments »,
–    participer aux réunions du comité « modalités-instruments »,
–    ouvrir la fiche d’identification dans la base APO,
–    rédiger les Termes de références (TdR) en vue de l’analyse des capacités et des risques (planification, exécution technique, suivi/évaluation, contrôles, thématiques transversales),
–    faire valider les TdR par les partenaires concernés,
–    valider et faire valider par le partenaire le diagnostic,
–    analyser et valider dans le cadre du comité « modalités-instruments » le plan de délégation et le choix des instruments,
–    veiller à l’introduction des données dans la base APO dans les trois mois qui précèdent la signature en vue de la génération du texte de l’APO et de son suivi,
–    veiller à ce que le texte de l’APO accompagné de la fiche de screening soient remis une semaine avant la validation par le comité,
–    effectuer le suivi des APO et participer à la réalisation de la revue du suivi diagnostic par le comité « modalités-instruments »,
–    rédiger les mémos relatifs aux demandes de modifications ou de résiliation des APO ainsi que les avenants respectifs,
–    procéder à la clôture des APO et obtenir le quitus ;
•    planifier les tâches et activités :
–    planifier les tâches et activités,
–    élaborer tout ou partie du plan d'action pluriannuel (en fonction des tâches et activités qui lui incombent selon les termes de référence),
–    intégrer les thématiques transversales dans le plan d’action,
–    présenter le plan d’action au comité de pilotage et le faire valider,
préparer, en tenant compte des priorités de la contrepartie, et actualiser la planification des tâches et activités qui lui incombent selon les termes de référence sur une base annuelle et pluriannuelle et la faire valider par le bureau pays ;
–    veiller à la conformité par rapport au DTF et au Manuel Qualité ;
•    organiser :
–    coordonner la mise en œuvre des tâches et activités qui lui incombent selon les termes de référence,
–    participer aux comités de pilotage,
–    organiser des réunions de suivi,
–    animer des réunions de suivi,
–    établir le bilan de l’harmonisation avec les partenaires technique et financier,
–    organiser des réunions de concertation ;
•    mettre en œuvre des activités techniques spécifiques :
–    suivre l’exécution technique des activités,
–    élaborer les TdR et les spécifications techniques,
–    mobiliser les expertises court terme,
–    préparer des notes explicatives ;
•    assurer la clôture du projet :
–    élaborer un plan de clôture/ transfert,
–    organiser le séminaire de clôture,
–    effectuer les démarches administratives relatives à la clôture.
7.2.    S’assurer de la gestion administrative du projet
•    gérer le bureau :
–    gérer les ressources destinées au fonctionnement du projet (équipement, mobilier, véhicules, etc.),
–    assurer la gestion des approvisionnements et la logistique nécessaire au bon déroulement des activités du projet,
–    gérer les frais liés au fonctionnement du bureau (loyer, frais de fonctionnement, salaires, etc.),
–    veiller à l’accueil et l’appui des missions ;
•    gérer les Ressources humaines (RH) :
–    identifier les besoins en RH et gérer le recrutement du personnel local et des experts locaux,
–    établir les contrats de travail,
–    veiller au respect du droit du travail et du règlement interne,
–    actualiser l’organigramme du projet,
–    rédiger les descriptions de fonction,
–    établir et assurer la tenue des dossiers du personnel,
–    veiller à l’application de la politique salariale déterminée par le bureau pays ;
–    établir le payroll,
–    organiser les évaluations annuelles du personnel local,
–    assurer l’adéquation à moyen et long terme des ressources par rapport aux besoins (gestion prévisionnelle des emplois),
–    assurer l’adéquation à moyen et long terme des compétences par rapport aux besoins (gestion prévisionnelle des compétences),
–    identifier les employés nationaux susceptibles d'être transférés en fin de projet ;
•    gérer les acquisitions du projet :
–    préparer les appels d’offre et documents de contrats pour équipements, travaux et services professionnels selon les procédures LuxDev,
–    s’assurer que le processus d’attributions des marchés respecte les procédures et règlements en conformités avec les usages du pays et du bailleur,
–    élaborer, valider les spécifications pour les achats de matériel, de biens, de services des catégories A, B, C,
–    élaborer les demandes de propositions et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations nécessaires,
–    établir, et gérer correctement les contrats passés avec les prestataires de services ou les fournisseurs attributaires des marchés,
–    développer des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats,
–    assurer le respect des clauses déontologiques ;
•    faire le suivi des audits :
–    faciliter le travail des auditeurs,
–    assister au briefing et débriefing des audits,
–    assurer le suivi et la mise en place des recommandations dans les délais impartis.
7.3.    Gérer les finances du projet
•    élaborer le budget et la programmation :
–    décliner le budget pluriannuel en budgets annuels,
–    mettre à jour le budget pluriannuel,
–    préparer la programmation financière relative à la réalisation des tâches et activités et la faire valider par le comité de pilotage,
–    suivre le budget et mettre à jour la programmation ;
 
•    suivre l’exécution financière :
–    autoriser les dépenses relevant des tâches du cadre logique,
–    préparer les demandes d'engagement de fonds, les soumettre au bureau pays pour validation,
–    ordonnancer les paiements,
–    vérifier les rapprochements bancaires,
–    assurer que les opérations financières soient suffisamment documentées et respectent les procédures,
–    veiller au respect des délais dans la production des éléments de suivi et reportings financiers,
–    effectuer des contrôles et veille au respect des procédures,
–    mettre en relation l’exécution financière et l'exécution technique.
7.4.    Suivre les résultats
•    réviser les Indicateurs objectivement vérifiable (IOV) :
–    présenter l’analyse quantitative et qualitative des risques ainsi que des facteurs de réussite et d'échecs,
–    réviser les conditions préalables et les IOV proposés par le DTF,
–    vérifier l’alignement des IOV avec les IOV du partenaire ;
•    suivre les IOV :
–    mettre en place les mécanismes de collecte d’informations et les tableaux de bord de suivi des IOV,
–    assurer le monitoring spécifique des thématiques transversales en fonction des résultats du screening.
7.5.    Gérer l’information
•    gérer le rapportage :
–    rédiger les rapports prévus à destination de LuxDev et du Ministère des Affaires étrangères et européennes (rapports trimestriels et annuels, rapport de lancement, rapport final) ;
•    gérer les connaissances :
–    établir un processus de documentation des activités,
–    produire des documents de support ;
•    participer à la capitalisation :
–    élaborer et mettre en œuvre un plan de capitalisation et de partage des expériences,
–    effectuer un débriefing lors de la clôture d’un projet,
–    produire des supports de capitalisation,
–    produire des rapports de capitalisation ;
•    assurer la communication :
–    assurer la liaison entre le projet/programme et LuxDev,
–    présenter l’analyse quantitative et qualitative des risques ainsi que des facteurs de réussite et d’échecs,
–    élaborer un plan de communication des résultats,
–    élaborer un rapport de suivi des indicateurs (définir la fréquence),
–    élaborer un rapport de suivi du projet (définir la fréquence).
7.6.    Représenter LuxDev
•    assurer le rôle de représentation de l’Agence en fonction des arrangements pris entre LuxDev, la contrepartie et l’ambassade et en fonction des arrangements spécifiés dans le DTF ;
•    travailler en étroite collaboration avec les autres agences d’exécution.
7.7.    Renforcer les capacités
•    renforcer les capacités au niveau individuel :
–    identifier les besoins en formation et élaborer le plan d’action afférent,
–    appuyer le partenaire dans l’identification des besoins en formation et l’élaboration du plan d’action afférent,
–    appuyer à l’élaboration de rapports techniques,
–    appuyer à l’élaboration de rapports financiers,
–    appuyer à l’élaboration de planning d’activités,
–    appuyer dans la supervision des équipes,
–    appuyer à l’élaboration de mécanismes de suivi et d’évaluation,
–    conseiller dans l’exécution des tâches quotidiennes,
–    délivrer des formations individuelles ou collectives adaptées ;
•    renforcer les capacités au niveau organisationnel :
–    appuyer la mise en place ou renforcer les dispositifs de reporting,
–    appuyer la mise en place ou renforcer les dispositifs de monitoring,
–    appuyer la mise en place ou renforcer les dispositifs de gestion,
–    appuyer la mise en place ou renforcer les dispositifs d’évaluation,
–    appuyer à l’élaboration de mécanismes de planification des activités et des financements,
–    appuyer à l’élaboration de cadre de partenariat,
–    appuyer à l’élaboration de mécanismes de circulation et diffusion des informations,
–    accompagner dans les processus d’identification et de sélection de fournisseurs de biens, travaux et services,
–    appuyer dans l’élaboration d’outils de promotion et communication,
–    appuyer la mise en place d’un système de gestion des connaissances,
–    appuyer la mise en place d’un système de classement et d’archivage de l’information,
•    renforcer les capacités au niveau institutionnel :
–    conseiller et assister le partenaire dans l’élaboration, le suivi et l’évaluation d’une stratégie, d'une politique, d’un budget (CAST, etc.),
–    conseiller pour la mise en œuvre de l’approche sectorielle ou autre,
–    conseiller pour l’élaboration des objectifs et des résultats.
8.    COMMUNICATIONS
Contacts internes
•    a des contacts fréquents avec les Assistants techniques (AT) et le personnel national dans le cadre de la supervision du Projet ;
•    a des contacts fréquents avec le RR et/ou l’équipe du bureau pays pour des demandes d’avis/décisions et d’appui et de conseil sur le Projet ;
•    a des contacts réguliers avec le Conseiller Programmes pour échanger des informations dans le cadre du monitoring du projet.
Contacts externes
•    a des contacts quotidiens avec la contrepartie nationale pour la collaboration dans le cadre du projet, des échanges d’informations, de négociations et de résolution de problèmes ;
•    a des contacts ad hoc avec les experts travaillant dans le domaine pour des échanges d’expériences et prises de position éventuelles sur les politiques des secteurs concernés ; 
•    a des contacts  régulier avec les  responsables des établissements scolaires et les associations des parents d'élèves (APE) pour la collaboration dans le cadre du projet, des échanges d’informations et l'organisation des activités.
 
9.4.    Formation et/ou expérience - obligatoire ou souhaitée
•    titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de 4 années au moins (obligatoire) dans le domaine de l’éducation ou des sciences humaines et sociales en relation avec l’éducation;
•    expérience avérée d’au moins 8 années dans l’aide au développement, en particulier dans le secteur de l’éducation (obligatoire) ;
•    expérience avérée d’au moins 3 ans dans la gestion opérationnelle de projets (obligatoire) ;
•    expérience avérée dans le secteur de l’éducation, en particulier en matière de pédagogie (à destination du corps enseignant et des élèves) (obligatoire) ; 
•    connaissance de l’éducation en situation d’urgence (souhaitée) ;
•    parfaite connaissance orale et écrite de la langue française et bonne connaissance des outils bureautiques courants (obligatoire) ; la maitrise de l’anglais est un atout.

BKF025 Poste Conseiller technique principal (CTP) 

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