Dans la région de l'Afrique de l'Ouest, COOPI est actif au Mali, en Mauritanie, au Burkina Faso, au Niger et en Gambie. COOPI met actuellement en œuvre des projets dans les domaines de la protection, de la santé mentale, de l'éducation et de la santé d'urgence, de la nutrition et des activités de soutien aux migrants en transit. Elle est également engagée dans le développement économique et le développement d'infrastructures rurales, la prévention des conflits et la planification participative, la réduction des risques de catastrophes et l'emploi.
Objectif du poste
L'Administrateur Pays :
- Est responsable de la correcte gestion administrative/financière et du caractère soutenable de la coordination pays, et des coordinations de zones, en préparant les budgets de coordination et en contrôlant la rédaction des budgets des projets;
- S'occupe du contrôle des bilans et de la correcte disposition des rapports financiers dans le respect des procédures COOPI et des bailleurs de fonds;
- Est garant pour le siège, de la justesse et de l'exhaustivité des informations.
Responsabilités
Planification et contrôle du budget
- Préparer, en collaboration avec le Chef de Mission et vérifier périodiquement le déroulement du budget relatif aux coûts de la coordination générale et des éventuelles coordinations de zone présentes dans le pays;
- Contrôler le caractère soutenable des coordinations et des bases sous la responsabilité du chef mission et vérifier la correcte attribution/répartition des coûts fixes sur les projets.
Contrôle économique et logistiques
- Superviser les nouveaux budgets des projets en conformité avec la planification et le caractère soutenable de la coordination pays/siège de Milan;
- En collaboration avec les chefs de projet, les éventuels administrateurs de zone et le Chef de Mission, identifier périodiquement les engagements économiques et financiers pour la réalisation des activités des projets;
- Gestion administratives des projets dont la coordination est en charge;
- En collaboration avec les chefs de projet et/ou les administrateurs de coordination et les coordinateurs pays/zone, vérifier mensuellement la gestion économique et financière des projets: état des bilans, prospectives de dépenses, prévisions financières pour la réalisation des activités;
- Fournir l’appui conseil aux chefs de projet et aux administrateurs de projet et de coordination et contrôle la correcte application des procédures administratives de COOPI et des bailleurs de fonds;
- Vérifier le caractère soutenable et la correcte gestion des biens de propriété de COOPI en collaboration avec la fonction logistique pays;
- Vérifier la correcte application des procédures de l'organisation relatives à l'achat des biens et à leur gestion;
Gestion financières
- Superviser et contrôler la gestion des liquidités (caisse et banque) et l'envoi des fonds aux projets en fonction des demandes;
- Superviser les financements de la part des bailleurs de fonds pour la réalisation des projets (anticipations et subventions) en mettant à jour les informations qui doivent être envoyées au siège central;
- En accord avec le Chef de Mission, s'activer pour garantir le respect des délais pour la réception des financements;
- En accord avec le desk et l'Administrateur de zone du siège central, outre que le Chef de Mission proposer les priorités pour l'échéancier de la présentation des rapports financiers;
- Assurer la correcte gestion et le contrôle de la caisse de la Coordination générale et des bases;
- Avec le Chef de Mission, avoir la responsabilité de la signature sur les comptes courants de l'organisation;
Compte rendus et audits
- Finaliser et contrôler les rapports financiers intermédiaires et finaux à présenter aux bailleurs de fonds, avant de les transmettre au siège central;
- Être responsable la justesse des comptes rendus et s'assure du correct archivage des données de tous les projets gérés dans le pays;
- Être responsable de la préparation et du déroulement des audits conduits dans le pays et de l'envoi au siège central des documents relatifs aux projets qui doivent suivre un audit en Italie;
- Être responsable de la préparation de l'audit annuel, si celui-ci est prévu dans le pays;
- Garantir le fonctionnement correct administratif et de la cooridnation des différentes bases présentes dans le pays, en effectuant également des missions de vérification sur place;
Gestion RH
- Gérer et superviser les administrateurs/comptables locaux qui travaillent à la Coordination;
- Assurer la formation des administrateurs des bases/coordination des zones sous la responsabilité de la coordination pays et de tout le personnel expatrié impliqué dans le processus administratif et contrôle périodiquement le travail effectué;
- Aider le Chef de Mission pour les standards pour la gestion du personnel local et garantir la tenue correcte de la documentation relative à l'administration du personnel;
- Superviser et contrôle le travail du bureau des ressources humaines tant pour le staff national qu’expatrié;
- Être chargé de l’évaluation du staff administratif;
Autres
- Produire et transmettre périodiquement les informations et les données demandées par le siège de Milan en respectant les délais fixés;
- Assurer le correct archivage de la documentation administrative du pays (niveau central et périphérique) dans le respect des procédures de l'organisation;
- En collaboration avec la coordination pays, s'occuper des relations et des démarches bureaucratiques avec les organismes publics et administratifs du pays et avec les bureaux administratifs et financiers des délégations décentrées des bailleurs de fonds institutionnels.
Profil du candidat
Essentiel
- Préférable Licence ou Diplôme en disciplines Economiques;
- Expérience certifiée d’au moins 5 ans, dans le secteur économique-financier,la coordination administrative dans des organisations de coopération international;
- Bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds suivants : UE, FH, Unicef, CPI, ECHO, WFP, AICS, UNHCR;;
- Excellente connaissance de la langue française;
- Bonne connaissance de la langue anglaise;
- Excellente connaissance Office;
- Excellentes compétences organisationnelles;
- Capacité de travailler en équipe et atteindre des objectifs;
- Aptitude à construire des relations positives avec les collaborateurs;
- Capacité de travailler dans une ambiance multiculturelle, sous pression et dans des contextes sécuritaires difficiles ;
- Aptitude à l'implication au-delà de la simple tache assignée;
- Motivation à travailler dans une organisation non gouvernementale en respectant ses principes et ses valeurs;
Souhaitables
- Expérience de travail en Afrique de l'Ouest dans des contextes de conflit/post-conflit.
- Précédente expérience avec COOPI.
COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les entretiens auront lieu de manière continue et le poste sera clos dès qu'il sera pourvu, merci de votre compréhension.
COOPI Cooperazione Internazionale est une organisation humanitaire italienne laïque et indépendante qui lutte contre toutes les formes de pauvreté pour améliorer le monde. Fondée en 1965, COOPI est aujourd'hui présente dans 33 pays d'Afrique, d'Amérique latine, des Caraïbes et du Moyen-Orient, avec des projets d'urgence et de développement menés par du personnel expatrié – en moyenne plus de 270 personnes par an – et du personnel national. Les principaux bailleurs de fonds institutionnels sont l'Union européenne - ECHO et INTPA - USAID, les agences de l'ONU, le gouvernement italien, les autorités locales et d'autres gouvernements européens.
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