I.CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Dans le contexte actuel des projets et programmes de développement, des ONG et associations, la gestion efficace et la transparence des interventions sont cruciales. Les outils numériques jouent un rôle fondamental en permettant une collecte de données précise, une analyse en temps réel et une visualisation claire des résultats. En réponse à cette nécessité croissante, le Centre Africain d’Étude et de Formation Continue (CAEFC) propose la mise en place d’un dispositif digitalisé de suivi et d’évaluation (S&E) utilisant la plateforme KoboToolbox et Microsoft Power BI.
KoboToolbox est une plateforme de collecte de données robuste, largement utilisée pour sa capacité à gérer des enquêtes sur le terrain dans des environnements variés. Elle permet une collecte de données rapide et précise, tout en offrant une interface utilisateur intuitive. Microsoft Power BI, quant à lui, est un outil de business intelligence puissant qui permet de créer des tableaux de bord interactifs, facilitant l’analyse des données et la prise de décision basée sur des informations fiables.
L’intégration de ces deux outils permettra de concevoir un système de S&E capable de répondre aux défis de la gestion des projets. Ce dispositif assurera une gestion centralisée et intégrée de plusieurs projets et programmes de développement, facilitant ainsi une vue d’ensemble cohérente et complète des activités et résultats. En offrant une visualisation claire des indicateurs de performance, ce dispositif facilitera le suivi en temps réel, l’évaluation des impacts, et la prise de décisions éclairées.
II.OBJECTIF GLOBAL
Mettre en place un dispositif digitalisé de suivi et évaluation utilisant KoboToolbox et Microsoft Power BI, afin d’améliorer la gestion, le suivi et l’analyse des projets et programmes des ONG et associations.
III.OBJECTIFS SPECIFIQUES
1.Développer et configurer des outils de collecte de données sur KoboToolbox adaptés aux besoins spécifiques des projets et programmes des ONG et associations.
2.Créer des tableaux de bord interactifs et des rapports personnalisés sur Microsoft Power BI pour faciliter l’analyse et la visualisation des données collectées.
3.Former le personnel des ONG et associations à l’utilisation des outils KoboToolbox et Power BI, assurant ainsi une prise en main efficace du dispositif.
4.Assurer une intégration fluide et une gestion centralisée des projets et programmes au sein du dispositif digitalisé, permettant une vue d’ensemble cohérente des activités et résultats.
IV.RESULTATS ATTENDUS
1.Dispositif de S&E opérationnel, intégrant KoboToolbox et Power BI, capable de collecter, analyser et visualiser les données de plusieurs projets et programmes simultanément.
2.Tableaux de bord interactifs personnalisés pour chaque projet/programme, offrant des visualisations claires des indicateurs de performance.
3.Formation complète pour le personnel des ONG et associations, garantissant une utilisation optimale des outils.
4.Amélioration significative de la gestion, du suivi et de l’évaluation des projets, avec une capacité accrue à prendre des décisions basées sur des données précises et en temps réel.
V.STRATEGIE DE MISE EN ŒUVRE
Analyse des Besoins : Réaliser un diagnostic approfondi des besoins des projets et programmes concernés pour personnaliser les outils KoboToolbox et Power BI.
Développement et Configuration : Configurer KoboToolbox pour la collecte des données et développer des tableaux de bord sur Power BI en fonction des indicateurs clés identifiés.
Formation : Organiser des sessions de formation pour le personnel sur l’utilisation des outils, incluant des modules sur la collecte de données, la création de rapports, et l’interprétation des tableaux de bord.
Mise en Service : Déployer le dispositif et assurer une période de support technique pour résoudre d’éventuels problèmes et optimiser les outils selon les retours des utilisateurs.
Suivi et Évaluation : Mettre en place un mécanisme de suivi pour évaluer l’efficacité du dispositif et proposer des ajustements si nécessaire.
VI.ROLE ET IMPORTANCE DE POWER BI ET KOBOTOOLBOX DANS LA GESTION DES DONNEES
1.Rôle de la plateforme KoboToolbox
Collecte de Données sur le Terrain : KoboToolbox est une plateforme de collecte de données spécialement conçue pour les enquêtes sur le terrain, offrant des fonctionnalités robustes pour la saisie, la gestion et le stockage des données. Elle est particulièrement utile pour les projets humanitaires, de développement et de recherche.
Conception de Formulaires : KoboToolbox permet de créer des formulaires de collecte de données personnalisés avec divers types de questions (choix multiples, réponses textuelles, échelles, etc.) et de déployer ces formulaires en ligne ou hors ligne via des applications mobiles.
Gestion des Données : La plateforme offre des outils pour gérer les réponses en temps réel, surveiller la qualité des données, et exporter les données dans différents formats (CSV, Excel, etc.) pour une analyse plus approfondie.
2.Importance de la plateforme KoboToolbox :
Accès en Temps Réel aux Données : KoboToolbox fournit une vue d'ensemble en temps réel des données collectées, facilitant une prise de décision rapide et éclairée.
Flexibilité et Accessibilité : La plateforme est accessible via des appareils mobiles et peut fonctionner hors ligne, ce qui est crucial pour les zones à faible connectivité.
Qualité et Intégrité des Données : Les fonctionnalités de validation des données et de suivi permettent d’assurer que les données collectées sont précises et fiables.
3.Rôle de Microsoft Power BI :
Analyse et Visualisation des Données : Power BI est un outil de Business Intelligence (BI) qui permet d'analyser, de visualiser et de partager des données de manière interactive. Il transforme des données brutes en rapports et tableaux de bord visuellement attrayants et informatifs.
Intégration des Sources de Données : Power BI peut se connecter à diverses sources de données, y compris des bases de données, des fichiers Excel, et des services web, facilitant l’intégration des données provenant de KoboToolbox et d’autres plateformes.
Reporting Dynamique : Il offre des fonctionnalités avancées pour créer des rapports dynamiques qui se mettent à jour automatiquement, permettant aux utilisateurs de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) en temps réel.
4.Importance de Microsoft Power BI :
Prise de Décision Éclairée : Les visualisations interactives et les analyses approfondies fournies par Power BI permettent de prendre des décisions basées sur des données concrètes et compréhensibles.
Collaboration et Partage : Power BI facilite la collaboration en permettant de partager des rapports et tableaux de bord avec des équipes et parties prenantes, favorisant ainsi une meilleure communication et une transparence accrue.
Automatisation des Rapports : Les fonctionnalités d'automatisation de Power BI réduisent le besoin de création manuelle de rapports, garantissant des mises à jour régulières et cohérentes des données.
5.Synergie entre KoboToolbox et Power BI
Collecte et Analyse Intégrées : En intégrant KoboToolbox avec Power BI, les données collectées sur le terrain peuvent être directement importées dans Power BI pour une analyse approfondie et une visualisation enrichie. Cela permet de créer des rapports détaillés et interactifs basés sur des données réelles.
Gestion des Données Simplifiée : L’intégration des deux plateformes permet une gestion fluide des données, de leur collecte à leur analyse, offrant ainsi une vue complète du cycle de vie des données.
Amélioration de la Prise de Décision : La combinaison des capacités de collecte de données de KoboToolbox avec les outils d'analyse et de visualisation de Power BI fournit des informations précieuses qui soutiennent des décisions stratégiques éclairées.
VII.COUT DE MISE EN ŒUVRE DU DISPOSITIF DIGITALISE
Pour les services, la tarification dépend du lieu ; de la durée ; de la remise d’un support de formation à chaque participant., de la rédaction du support, Etc.
VIII.OUTILS A UTILISER
KoboToolbox : Pour la collecte et la gestion des données de terrain.
Microsoft Power BI : Pour la création de tableaux de bord interactifs et l’analyse des données.
Formation et Support : Pour garantir la maîtrise des outils par les utilisateurs finaux.
IX.LIVRABLES
Outils Configurés : Formulaires de collecte sur KoboToolbox et tableaux de bord sur Power BI.
Rapports : Rapports personnalisés et interactifs sur Power BI, basés sur les données collectées.
Manuel de Formation : Documentation détaillée pour la formation des utilisateurs.
Rapport de Mise en Œuvre : Rapport final sur le déploiement du dispositif, incluant les recommandations pour l’amélioration continue.
En mettant en place ce dispositif digitalisé de suivi et évaluation, CAEFC vise à fournir aux projets, programmes, ONG et associations un outil puissant pour améliorer la gestion, le suivi et l’analyse de leurs interventions, contribuant ainsi à des résultats plus efficaces et transparents.
Notre service est à n’importe quel moment disponible pour vous accompagner dans la Mise en Place d’un Dispositif Digitalisé de Suivi et Évaluation à l’aide de la plateforme KoboToolbox et Microsoft Power Bi de vos projets ou programmes.
