Consultant évaluation de la phase pilote de mise en œuvre du NetSIGL-SMT

Termes de références de l’évaluation

USAID Global Health Supply Chain Program - Procurement and Supply Management (GHSC-PSM) fournit, au profit du Ministère de la santé (MS), un appui direct pour l'approvisionnement et la gestion de la chaîne d'approvisionnement au Plan d'urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR), à l'Initiative présidentielle américaine contre le paludisme (PMI), au programme de planification familiale et de santé reproductive de l’Agence américaine pour le développement international (USAID) et au Bureau de la santé maternelle néonatale et infantile. Il appuie également le MS dans le renforcement du système national d’information de gestion logistique (SIGL). 

Le contexte de la pandémie de COVID-19 a mis en évidence la nécessité de disposer d'un système efficace pour la gestion des stocks de vaccins et des consommables sur toute la pyramide sanitaire. Pour ce faire, le Projet Data Fi en collaboration avec la Direction de la Prévention par les Vaccinations et le Projet GHSC-PSM a développé, après une série d’ateliers, une plateforme NetSIGL2.0 intégrant le Stock Management Tools (SMT). 

Cette application permet une gestion des vaccins et des consommables jusqu’au niveau formation sanitaire contrairement à l’outil SMT qui se limite au niveau district. 

Afin d’assurer la formation des utilisateurs dans les districts pilotes, (Dandé et Nanoro) la Direction de la prévention par les vaccinations avec l’appui financier et technique du projet GHSC-PSM et l’appui technique de la Direction des systèmes d'information, a organisé la formation des formateurs des acteurs du niveau central, régional et district sur la plateforme NETSIGL intégrant le SMT.

Dans la suite du processus, une formation des acteurs de la vaccination s’est déroulée dans les districts sanitaires de Nanoro et de Dandé aux mois de janvier et février 2024.

Après le déploiement de cette plateforme dans les deux districts pilotes, une évaluation s’avère nécessaire en vue d’un éventuel passage à l’échelle.

Le NetSIGL-SMT est une application web dont le modèle de communication des données est basé sur internet. Sa capacité de fonctionner également en hors ligne permet aux différents utilisateurs de gérer en local leur stock de vaccins au quotidien. Il est actuellement en phase pilote dans deux districts sanitaires à savoir Dandé et Nanoro. Ces deux districts couvrent au total 74 formations sanitaires. Cette phase pilote est mise en œuvre dans les Dépôts de Médicaments Essentiels Génériques (DMEG) des formations sanitaires et les Dépôts Répartiteurs de District (DRD) de chacun de ces deux districts.

Pour la mise en œuvre de cette phase pilote, des tablettes et la connexion internet sont mises à la disposition des utilisateurs des DMEG et DRD. 

Dans la dynamique de la mise à l’échelle du NetSIGL -SMT, une évaluation de la phase pilote est indispensable afin de faire l’état des lieux de sa mise en œuvre durant cette période pilote et d’apporter les différentes améliorations nécessaires pour répondre au mieux aux exigences techniques permettant une bonne opérationnalisation de l’application. De manière générale, cette évaluation devrait permettre de dire si  la plateforme NetSIGL-SMT proposée est viable et de faire des recommandations (techniques, méthodologiques, organisationnelles, etc.) pour l’améliorer et faciliter sa mise à l’échelle. C’est à cette fin que les présents Termes de référence (TDR) sont élaborés pour le recrutement d’un évaluateur indépendant.

Cette activité vise à identifier et à faire une synthèse des besoins d’amélioration du système NetSIGL-SMT pour répondre au mieux aux attentes de la gestion de la chaîne logistique des vaccins  à tous les niveaux du système de santé avec une visibilité des données d’un bout à l’autre de la chaîne d’approvisionnement incluant tous les programmes de santé. 

Évaluer la fonctionnalité de NetSIGL -SMT en mettant en lumière les réussites et les points d’amélioration de cette plateforme pour une réussite de sa mise à l’échelle au Burkina Faso. 

Objectifs spécifiques

1. Évaluer la fonctionnalité du NetSIGL-SMT par rapport aux exigences du contrat ;

2. Évaluer la capacité du NetSIGL-SMT à répondre au fonctionnement de la chaîne logistique (incluant taux de rapport sur l’utilisation, rapports/tableau de bord pour l'analyse et la prise de décision, etc.)

3. Conduire l’évaluation de l’état des lieux de la mise en œuvre du NetSIGL-SMT incluant les insuffisances constatées 

4. Évaluer le processus de fonctionnement et performances du service d'assistance - état de la résolution des problèmes, calendrier et analyse des tendances

5. Analyser les tendances sur l’historique des connexions et d’utilisation du NetSIGL-SMT par les utilisateurs, l’historique des erreurs système (selon la qualité du développement des journaux/logs)

6. Évaluer la disponibilité et les performances de l'infrastructure/de l'équipement installé pour l'exploitation - tablette, Internet, temps de connexion, etc.

7. Proposer des recommandations holistiques pour faciliter une mise à l’échelle du NetSIGL-SMT.

8. Documenter les exigences de compétences techniques et les exigences financières nécessaires pour faire fonctionner efficacement NetSIGL
9. Évaluer la prise en compte des données requises du vaccin antipaludique sur la plateforme à Nanoro. 

L’étude devra concerner tous les maillons de la chaîne logistique à travers les 74 formations sanitaires et les deux dépôts répartiteurs des districts de Dandé et Nanoro où le NetSIGL-SMT est implémenté en phase pilote.

Les termes de références du consultant comprennent :

• Activité 1 : Tenir une réunion de cadrage avec les différentes parties prenantes : DPV, DSI, DGAP/DCAPS, DSS, DSEC, CAMEG, GHSC-PSM, UNICEF, SP Palu. 

• Activité 2 : Adopter la méthodologie du consultant pour la réalisation de l’étude.

La réalisation de cette activité devra comprendre :

• Une présentation de la méthodologie de base proposée par le consultant pour conduire l’étude et un recueil des observations de la DPV, DGAP/DCAPS, DSIS, DSS, DSEC, CAMEG, des Directions régionales de la santé (DRS) des zones pilotes et de GHSC-PSM au cours de réunions ; 

• Une finalisation de la méthodologie prenant en compte les observations y compris l’approbation de l’outil qui sera utilisé pour la collecte des données et l’échantillon de sites à visiter pour la collecte des données ;

• Diffusion de la version finale de la méthodologie pour validation par la DPV, DGAP/DCAPS, DSIS, DSS, DSEC, CAMEG et GHSC-PSM dans les 3 jours qui suivent la présentation.

La méthodologie devra contenir l’ensemble des outils de collecte et d’analyse des données proposés par le consultant, le modèle de l’échantillonnage et l’organisation pratique de la gestion de l’évaluation (recrutement d’agents de collecte, formation et supervision des agents de collecte, plan d’exécution, etc.).

• Activité 3 : Conduire une enquête auprès des utilisateurs et des administrateurs système sur l’utilisabilité du NetSIGL-SMT, l'exactitude des données, les rapports/tableaux de bord, le temps de réponse (sauvegarde des données, récupération, génération de rapports, etc.), la pérennisation (principalement pour les administrateurs du système). Le consultant présentera l'outil d'enquête pour validation avant le début de l'enquête.

Le consultant procèdera à une analyse de la phase pilote du NetSIGL-SMT qui devra comprendre mais ne pas se limiter à :

• L’analyse des processus métier de la logistique au niveau périphérique (formation sanitaires et districts), au niveau régional, au niveau central et CAMEG et les interactions entre ces différents niveaux

• L’analyse fonctionnelle de NetSIGL-SMT devrait couvrir ces processus et les interactions avec les systèmes existants conformément aux besoins exprimés par le client (ministère de la Santé)

• L’analyse de l’acceptabilité de NetSIGL-SMT auprès des utilisateurs par rapport à ses fonctionnalités et a son utilisabilité (ergonomie, intuitivité, etc.)

• L’analyse du processus d’assistance mis en place, son fonctionnement et ses performances

• L’analyse fonctionnelle de l’outil support d’aide de NetSIGL-SMT pour répondre aux exigences du processus et du fonctionnement du système d’assistance

• L’analyse de la disponibilité et des performances de l’infrastructure/l’équipement installé au niveau des différents utilisateurs pour l’utilisation de NetSIGL-SMT

La collecte et l’analyse des données concernera tous les niveaux du système logistique (DMEG des formations sanitaires et DRD des zones pilotes, Agence centrale et régional CAMEG, DGAP/DCAPS) et l’aile technique de développement (DPV, DSI, DSS,).

• Activité 4 : Proposer des recommandations en vue de l’amélioration de NetSIGL-SMT pour son déploiement ;

Sur la base des résultats issus des données collectées et analysées, le consultant proposera des solutions qui seront inclues dans le rapport de l’évaluation. Les résultats et les recommandations issues de cette évaluation pourront être regroupes en aspects structurelles et fonctionnelles de l’organisation et de NetSIGL-SMT, aspects techniques de NetSIGL-SMT, appréciation de NetSIGL-SMT par les utilisateurs, etc.

• Activité 5 : Restituer les résultats de l’évaluation aux parties prenantes afin de faciliter une compréhension commune des principales insuffisances identifiées et des recommandations formulées en vue de leur solutionnement. 

Une rencontre de relecture et d’adoption du rapport de l’évaluation regroupera le consultant avec la DPV, la DGAP/DCAPS, la DSI, la DSEC, la DSS, la CAMEG et les DRS des zones pilotes. Le rapport sera par la suite présenté au cours d’une rencontre élargie à d’autres parties prenantes, des utilisateurs de niveaux districts et formations sanitaires des zones pilotes, des représentants des DRS des futures zones pilotes et GHSC-PSM pour aider à développer un cadre commun de résolution des insuffisances identifiées. Ces rencontres se tiendront sous un format d'atelier.

A l’issue des réunions consultatives DPV DCAPS, DSIS, DSEC, DSS, CAMEG, les DRS des zones pilotes en collaboration avec GHSC-PSM identifieront les activités à mettre en œuvre qui contribueront à améliorer le NetSIGL-SMT.

Le processus d’évaluation se fera sur la base d’itérations, autant que nécessaire, entre le consultant et tous les acteurs impliqués.

1. La méthodologie de réalisation de l’évaluation décrivant en détail les activités/taches ainsi que les outils de collecte des données que le consultant utilisera pour la conduite de l’évaluation ainsi que le calendrier  

2. Le rapport de l’évaluation incluant les recommandations pour l’amélioration du NetSIGL-SMT en vue de la mise en œuvre de la phase d’extension.

Cette activité est financée par USAID à travers GHSC-PSM. Le financement inclut les honoraires du consultant et les frais liés à la collecte des données. 

Un individu, un groupe ou un cabinet ayant les compétences suivantes :

• Master en santé publique, en système d’information en santé/informatique médicale, en suivi-évaluation des projets et programmes de santé, Épidémiologie/Biostatistique et Démographie ou équivalent ; 

• Expérience en gestion de la chaine d’approvisionnement des produits de santé (de préférence le système d’approvisionnement du Burkina Faso) ou en conception d’outils électroniques de gestion de l’information logistique ; 

• Expérience en matière de gestion des systèmes d’information en santé (de préférence le système d’information du Burkina Faso) ; 

• Expérience en évaluation des systèmes d’information de santé (de préférence des systèmes d’information de gestion logistique de santé) ; 

• Justification de conduite de missions d’évaluation dans des domaines similaires (système d’information en santé, système d’information de gestion logistique de santé) ; 

• Expérience en méthodes de recherche, conception et mise en œuvre d'enquêtes 

• Expérience avec des programmes financés par l'USAID est souhaitée ; 

• Capacité de travailler en équipe ; 

• Leadership, polyvalence et intégrité démontrés ; 

• Maîtrise du français et compétences en anglais (lire et écrire) est un avantage.

La période de l’évaluation s’étalera du 6 au 30 mai 2024.

Le consultant travaillera en étroite collaboration avec le ministère de la sante (DPV, DSIS).  Le consultant fera le point de chaque activité avec le ministère de la santé (DPV, DSIS) avec l’appui technique de GHSC-PSM.