L'ONG WORLD VISION recrute un(e) Coordonnateur(trice) de la chaîne d’approvisionnement - Burkina Faso

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Type de contrat d’employé :
Local - Employé à durée déterminée (durée déterminée)
Description d’emploi:

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Sous la supervision directe du Supply Chain Manager :

Exigences

1. Comprendre au quotidien, les besoins et exigences du département.

Planification
1. Informer les clients internes des modifications apportées aux demandes initiales et leur demander leur accord.
2. Faciliter la résolution en temps utile des problèmes susceptibles d’avoir une incidence sur la satisfaction des besoins du demandeur et des communautés.
3. Identifier d’autres sources d’approvisionnement pour les matériaux/services qui ne font pas l’objet d’un contrat.
4. Assurer la livraison et la réception en toute sécurité des matériaux commandés.
5. Résoudre les conflits liés aux livraisons avec les fournisseurs.

Approvisionnement stratégique

1. Exécuter l’évaluation du marché et le processus de préqualification des fournisseurs conformément aux lignes directrices établies pour les catégories attribuées.
2. Gérer le processus d’appel d’offres et de demande de propositions, y compris les bases de référence et les méthodologies d’enquête sur les prix, conformément au cadre approuvé pour les catégories attribuées.
3. Diriger les négociations pour les catégories attribuées.
4. Superviser les sourcing des bureaux terrain.
5. Préparer les documents soumis au comité des marchés publics afin de s’assurer qu’ils sont complets et qu’ils permettent une prise de décision éclairée.
6. Faciliter les réunions du comité d’achat et veiller à ce que la documentation appropriée soit conservée.

Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

1. Compléter avec précision le formulaire de gestion des données de base (ou le registre des contrats/fournisseurs).
2. Contrôler et mener à bien la clôture, le renouvellement ou la remise en adjudication des contrats,
3. S’assurer que les conditions contractuelles et les indicateurs de performance sont compris par les fournisseurs.
4. Identifier et résoudre ou faire remonter les problèmes liés au contrat, tant en interne qu’en externe.
5. Analyser les performances des fournisseurs sur la base des informations fournies par les clients et d’autres sources et coordonner les améliorations avec les fournisseurs.

Exécution des marchés publics

1. Réception des demandes d’achat, vérification de la clarté des spécifications, recherche de fournisseurs si les articles requis ne font pas déjà l’objet d’un contrat, mise à jour de la demande d’achat avec le dossier du fournisseur actuel et approbation de la demande d’achat.
2. Suivre les politiques et les lignes directrices en matière d’achat pour les décisions d’attribution de marchés aux fournisseurs dans les limites du seuil applicable.
3. Gérer les demandes de changement de PO en coordonnant avec les demandeurs, les propriétaires de budget et les fournisseurs.
4. Consolider tous les documents requis pour les présenter au service financier afin que les fournisseurs soient payés en temps.

Gestion des données, analyse et rapports

1. Recueillir et analyser les données relatives à l’ensemble de l’organisation afin de faciliter la prise de décision.
2. Apporter un soutien, contrôler les performances de la gestion de la chaîne logistique et alerter la direction lorsque le seuil de performance n’est pas respecté.
3. Effectuer une analyse des dépenses pour soutenir les activités d’approvisionnement stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs.
4. Préparer un rapport de synthèse des réponses aux appels d’offres des fournisseurs pour les réunions de décision d’attribution du comité des achats.
5. Suivre et analyser les performances en matière d’achats et les économies réalisées par rapport aux objectifs fixés.

Processus, procédure et politique

1. Effectuer toutes les tâches liées à la passation de marchés conformément aux politiques, processus et lignes directrices approuvés en matière de passation de marchés.
2. Conseiller la direction en ce qui concerne les défis, les risques et les lignes directrices non pratiques.
3. Recueillir les commentaires des clients concernant les politiques, les processus et les lignes directrices, et les transmettre à la direction pour qu’elle les améliore ou les modifie.
4. Examiner avec les partenaires / sous-bénéficiaires leurs politiques, procédures, etc. de la chaine d’approvisionnement afin d’identifier les lacunes, de les documenter dans les rapports d’évaluation et de les intégrer dans les plans de renforcement des capacités.

Développement et mise en œuvre des systèmes

1. Collecter et rassembler des données utiles pouvant être utilisées pour améliorer les systèmes généraux mis en place et communiquer ces informations au superviseur immédiat

Contrôle et conformité

1.  Procéder à la préqualification de tous les nouveaux fournisseurs et tenir des registres.
2. Participer à l’élaboration d’outils d’identification et d’évaluation des risques, de registres et d’autres outils et évaluer les risques SCM et contractuels pour les achats de biens, de travaux ou de services.
3. Maintenir un classement et une tenue de dossiers appropriés conformément aux lignes directrices établies par la direction.
4. Coordonner avec les demandeurs la clôture des PO en cours dans les délais impartis.
5. Mettre en œuvre les recommandations d’audit convenues dans le cadre du processus d’acquisition conformément aux orientations données par le directeur général.
6. Participer au processus d’examen du système de contrôle interne des partenaires/sous-groupes dans le cadre du processus de passation de marchés afin d’identifier les éventuelles lacunes, de les documenter dans les rapports d’évaluation et de les intégrer dans les plans de renforcement des capacités.
7. Contrôler périodiquement l’état d’avancement de la mise en œuvre des recommandations et informer la direction de toutes les parties.

Leadership et coaching

S’assurer que tous les membres du personnel de la chaîne d’approvisionnement comprennent les politiques, les processus et les systèmes d’approvisionnement.

Formation et renforcement des capacités

1) Coordonner, participer et/ou former le personnel de la chaîne d’approvisionnement et d’autres départements de WVI aux politiques, processus et systèmes d’approvisionnement de WVI.
2) Procéder à l’évaluation des capacités des partenaires et des sous-groupes et élaborer des plans de renforcement des capacités conformément au cadre et aux lignes directrices établis.
3) Former les partenaires / sous-bénéficiaires sur la base du plan de renforcement des capacités approuvé et suivre les progrès réalisés. Coordonner avec les parties prenantes internes le suivi des progrès et soumettre des rapports d’avancement à la direction.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

Éducation, formation et expérience minimales requises pour être qualifié pour le poste

Qualifications :  Éducation/connaissances/compétences techniques et expérience

Environnement de travail

Poste basé au bureau national à Ouagadougou avec des déplacements sur le terrain
Le poste requiert la capacité et la volonté de voyager au niveau national à environ 20 % du temps.

Types de candidats acceptés :
Candidats locaux seulement