MSI BF (ancienne dénomination Marie Stopes Burkina Faso) est une Organisation Non Gouvernementale qui travaille au Burkina Faso depuis 2009. MSI BF est l'un des principaux partenaires du gouvernement du Burkina Faso dans le domaine de la Santé Sexuelle et Reproductive. Les interventions de MSI BF couvrent les 13 régions administratives du Pays à travers des canaux de prestations diversifiés pour atteindre les populations avec les services de Santé Sexuelle de la Reproduction de grande qualité à tous les niveaux. A MSI BF, nous sommes axés sur les résultats afin d’impacter positivement la vie de nos populations. Si vous êtes dynamique et vous souhaitez relever de nouveaux défis au sein d'une organlsatlon en pleine expansion, MSI BF vous offre l'opportunité d'utiliser vos capacités afin d'améliorer la santé au Burkina Faso.
Les postes suivants sont à pourvoir:
Le Gestionnaire des Projets est responsable de la planification, du suivi et de l'évaluation des activités et de la coordination des projets. Le Gestionnaire des Projets travaillera sous la supervision du Directeur des Programmes. Il collaborera étroitement avec ses pairs et le département des Finances pour la transmission des informations concernant l'avancement des projets, par rapport aux objectifs fixés.
Principales responsabilités
Gestion de projets
Objectif : Gestion des projets financés par les bailleurs de fonds de haute qualité, dépassant les attentes des bailleurs. Gestion efficace des projets contournement aux exigences des bailleurs de fonds et de MSI pour atteindre les objectifs attendus dans les limites du budget.
• En coordination avec les départements opérationnels, développer les plans de travail annuels et les objectifs trimestriels par projet. Effectuer le suivi de leur exécution, à travers la mise à jour mensuelle des plans de travail par projet sur la base des rapports d'activités;
• Pour chaque nouveau projet sous sa responsabilité, créer et maintenir à jour le document de suivi de l'avancement des résultats et alerter les directeurs de MSI BF concernés sur les risques lors des réunions mensuelles de suivi des projets;
• A partir des informations transmises par le département finance, revoir chaque mois la liste des dépenses allouées sur les projets gérés et s'assurer de leur éligibilité et allocation correcte. En cas d'écart, proposer à la finance une recodification ;
• Préparer l'analyse mensuelle des «Project Finance Reports », fichiers de suivi budgétaire qui permettent de suivre les dépenses effectuées sur chaque projet, et d'analyser le niveau de dépense de chaque ligne séparément afin d'anticiper toute sur-dépense ou sous-dépense. Alerter le Directeur des programmes et le Directeur des Finances concernant les dépassements /sous-dépenses sur les lignes budgétaires, anticiper le besoin de réalignement budgétaire ou extension de projet ;
• Sur la base des plans d'action mensuels par département et en coordination avec les équipes opérationnelles et la finance, mettre à jour le prévisionnel des dépenses pour chaque projet à chaque trimestre, dans les fichiers de suivi budgétaire;
• Travailler avec l'équipe des finances pour gérer les budgets des projets de MSI BF et assurer que tous les projets et toutes les activités soient conformes avec les exigences des bailleurs;
• Valider les termes de référence des activités financées par les projets sous sa responsabilité;
• Sur délégation du Directeur des programmes, organiser les réunions et les briefings de démarrage de projet ; gérer la planification de la clôture de projet selon les besoins,-notamment en surveillant les progrès par rapport aux listes de contrôle de clôture; .
• Archiver tous les dossiers de subventions (incluant contrat, amendements, annexes, : rapports, éventuelles sources de vérification . ) et de la mémoire institutionnelle des subventions et des programmes. , :
• Assurer et renforcer la qualité et la cohérence de la gestion de projets par le développement des stratégies robustes et des procédures administratives, avec une étroite collaboration entre l'équipe S&E et les Grants Officers à MSI Londres
• Réaliser les supervisions programmatiques des activités des projets sous sa responsabilité en concertation avec les autres départements (assurance qualité, opérations suivi-évaluation, etc.)
• Sur la base des rapports d'activités, identifier et rapporter à l'équipe exécutive les risques identifiés dans le déroulement des projets (calendrier, qualité, financier);
Développement de projets et recherche de financements
Objectif : Assurer le renouvellement des contrats existants, appuyer le Directeur des Programmes pour trouver de nouvelles sources de financement.
• Sur délégation du Directeur des programmes, élaborer des notes conceptuelles, narratifs et budgets pour les propositions de réponse aux appels d'offre, en collaboration avec les équipes pertinentes de MSI BF et de Londres.
• Renforcer les bonnes relations avec les bailleurs de fonds et les partenaires de 'la mise en œuvre des projets sous sa responsabilité.
• Utiliser les leçons apprises partagées lors des revues trimestrielles pour alimenter les discussions sur les propositions de nouveaux projets
Rapportage
Objectif: Planifier et collaborer avec le département des finances pou; que tous les rapports narratifs et financiers soient de haute qualité et transmis à temps aux bailleurs de fonds.
• Collecter et compiler les rapports de suivi d'activités et de dépenses;
• Rédiger les rapports narratifs trimestriels, semestriels ou annuels de qualité, selon les exigences des bailleurs, en collaboration avec les équipes des opérations, les finances, et l'équipe régionale de soutien basée à Londres;
• Vérifier les données partagées par les équipes opérationnelles avec les systèmes internes (inforBI) avant inclusion dans les rapports et s'assurer de la cohérence entre les activités décrites et les dépenses effectuées;
• En collaboration avec le département des finances, rédiger les commentaires des rapports financiers, analyser et justifier chaque variance aux bailleurs de fonds, et mettre à jour le prévisionnel des dépenses à venir ;
• Mettre à jour chaque mois le calendrier interne de rapportage afin de coordonner la rédaction, révision et validation des rapports au niveau de l'équipe MSI BF et avec l'équipe régionale de Londres.
Représentation de MSI BF
Sur délégation du Directeur des, programmes, représenter MSI BF dans les forums nationaux et internationaux sur la Planification Familiale et la Santé Sexuelle et Reproductive j
• Contribuer aux efforts pour le plaidoyer avec les partenaires de MSI BF pour améliorer le climat autour de la Planification familiale au Burkina Faso j
• Assister à toutes les réunions d'ouverture, de suivi et de planification des projets avec nos partenaires sur le terrain ;
• Organiser les réunions d1nformation avec les partenaires, lors de lancement/clôture de projet mais aussi point d'étape ou suivi en cas de consortium.
Qualifications et expérience
• Être titulaire au minimum d'un diplôme de niveau Licence en Gestion des projets, en santé publique, développement international, gestion publique ou tout domaine connexe :
• Avoir 3 ans minimum d'expérience en gestion de projets ;
• Parler et écrire couramment en anglais ;
• Avoir une expérience de travail en ONG et avec des bailleurs de fonds internationaux ;
• Avoir une expérience de rédaction de rapports et de propositions de réponse aux appels d'offre; en anglais et en français ;
• Avoir une compréhension de la conformité et des exigences des bailleurs de fonds, en particulier l'USAID est hautement souhaitable ;
• Avoir une compréhension des problèmes relatifs à la santé sexuelle et reproductive au Burkina Faso et dans la région du Sahel;
• Avoir une expérience dans la traduction écrite et verbale, y compris le langage technique, français-anglais et anglais-français;
• Avoir une maitrise de la suite MS Office, et en particulier Word et Excel ;
• Avoir le sens de l'initiative, de l'adaptabilité et de l'autonomie dans le travail ;
• Avoir d'excellentes compétences en communication verbale et écrite et capacité à organiser et présenter des informations de manière convaincante, à des partenaires internes et externes;
• Avoir la capacité à bien travailler avec les autres dans un esprit d'équipe, dans un contexte disciplinaire et 'culturel varié.
Poste 2. Un (e) Assistant (e) chargé des achats
Placé sous la supervision du Responsable Approvisionnement, l'Assistant chargé des achats a pour mission d'effectuer les achats conformément aux procédures en vigueur à MSI.BF
Principales responsabilités:
• Préparer toutes les demandes de cotation du programme, les soumettre à la vérification du Responsable Approvisionnement, afin de les soumettre à la signature des directeurs;
• Participer à la préparation des dossiers d'Appel d'Offre du programme et les soumettre à la vérification du Responsable Approvisionnement, afin de les soumettre à l'approbation de l'autorité contractante;
• Transmettre tous les contrats de biens et services aux fournisseurs et suivre l'exécution des prestations des prestataires;
• Élaborer les bons de commande avec le logiciel de gestion des bons de commande Inflowet les soumettre à la signature du Directeur des approvisionnements et de la logistique;
• Transmettre tous les bons de commandes aux fournisseurs et suivre l'exécution des commandes;
• Participer à la préparation des commandes à l’international sur la base des lOF et les soumettre à la signature du Représentant Résident;
• Participer à l'élaboration du rapport semestriel de performance des fournisseurs;
• Assurer I.a mise à jour mensuelle du logiciel de gestion des Bons de Commandes Inflow;
• Demander les exonérations des taxes d’importation temporaire auprès de la direction en charge de la question (DSONG);
• Assurer la complétude et l'archivage correct de tous les dossiers d'achat;
• Participer à la réalisation des inventaires périodiques des stocks avec l'ensemble de l'équipe des Approvisionnements et de la Logistique;
• Participer aux inventaires périodiques du matériel et des équipements avec l'ensemble de l'équipe des Approvisionnements et de la Logistique;
• Appuyer la Supervision et la Formation du personnel en gestion des stocks avec l'ensemble de l'équipe des APprovlslonnements et de la Logistique.
Qualifications et expérience:
• Être titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 en gestion Logistique, ou tout diplôme équivalent avec des expériences en gestion des approvisionnements ;
• Avoir au molns.3 ans d'expériences de travail en gestion de stock dans le secteur commercial ;
• Être méticuleux dans son travail;
• Avoir la maîtrise de l'outil Informatique, en particulier Word et Excel de Microsoft Oftice ;
• Avoir une connaissance des médicaments et gestion d'une pharmacie (souhaitable).
Tout candidat à un poste au sein de MSI BF doit avoir un fort engagement en faveur des droits sexuels et reproductifs. Par ailleurs, les candidats devront faire parvenir leurs Curriculum Vitae, en précisant le poste dans l'objet du mail, à l'adresse-suivante:
rh-msibf@mariestopes-bf.org
Les candidatures seront reçues au plus tard le 22 août 2023 à 24 H00, par moyen électronique uniquement.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Souls les candidats présélectionnés seront contactés.
