| Titre de la position |
Responsable de sous département logistique |
| Supervisé par |
Responsable logistique |
| Répondant à |
Responsable logistique |
| Lieu d'affectation |
Ouagadougou |
| Zone d'opération |
Burkina Faso |
| Période considérée |
12 mois (renouvelable) |
| Type de contrat |
Contrat de travail national |
| Salaire et avantages |
Management F niveau 2 Step 0 |
Introduction
Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.
Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.
Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.
Contexte
DRC est présent au Burkina Faso depuis 2013 avec 5 bureaux de terrain (Dori, Ouahigouya, Djibo, Gorom-Gorom et Dédougou) et 01 bureau de coordination à Ouagadougou couvrant également les opérations pour la zone Centre-Nord et Est. DRC intervient principalement dans les domaines de la protection, de la sécurité alimentaire et moyens d’existences, de la consolidation de la paix, de l’éducation, de l’eau, hygiène et assainissement et des abris et articles ménagers essentiels.
Dans un contexte marqué par des besoins humanitaires croissants et plus de 1,9 millions de personnes déplacées à l’intérieur du pays, DRC est un acteur clé de la réponse d’urgence. DRC met également en œuvre des programmes à moyen et long terme, en partenariat avec des ONG internationales et nationales, mais aussi avec des organisations communautaires et des structures étatiques, qui visent à renforcer l'environnement protecteur des communautés, la cohésion sociale, l'accès aux services de base et les moyens de subsistance de manière durable. Grâce à son ancrage communautaire et à ses modalités flexibles, DRC est en mesure de déployer des programmes intégrés qui répondent aux besoins des plus vulnérables, qu’il s’agisse des populations déplacées à l'intérieur du pays, des réfugiés et des membres de la communauté d'accueil, en milieu urbain et rural, y compris dans les zones difficiles d'accès.
A propos du poste
Il assure et supervise les activités logistiques de la capitale et de la mission en respectant entièrement les procédures de DRC, notamment dans des secteurs suivants : approvisionnement, gestion des équipements technique et des entrepôts, Il s’assure par conséquent de la bonne transmission des informations concernant la gestion logistique. Il est responsable de la gestion et formation de l'équipe locale et notamment (de leur formation continue). Il est chargé d’évaluer les besoins du personnel et d’en informer le responsable logistique.
Responsabilités : (points les plus importants)
Supervision technique des équipes logistiques :
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Supervision technique des équipes logistiques :
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Supervise les chargés logistiques Ouagadougou (achats, logistique technique & services généraux), les assistants (achats, logistique technique & services généraux) et chauffeurs ;
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Assure le suivi des journaliers logistiques (réunion préparatoire…) ;
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Supervise et appuyer le travail des chauffeurs (maintenance périodique, log book, nettoyage des véhicules…)
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Supervise les approvisionnements réguliers des véhicules, motos et générateurs en carburant en s’assurant de leur bonne utilisation et du suivi des consommations de carburant en utilisant les outils et formats DRC et s’assurer des autorisations de sortie de carburant ;
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S’assure de la maintenance des véhicules et parc énergie ;
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S’assure que les carnets de bord des véhicules sont opérationnels à tout moment ;
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Veille au bon archivage des documents relatifs à la gestion de la flotte.
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S’assurera et garantira la bonne utilisation et le rapportage clair et sincère des fonds qui pourraient lui être confiés dans la conduite des activités ;
Gestion des achats
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Appui le responsable logistique et les équipes programmes dans l’élaboration des plans d’approvisionnement et fixation de la stratégie d’achat ;
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Établir et vérifier que les PR (demandes d’achats/services) sont remplis correctement, articles bien spécifiés techniquement et dûment autorisés ;
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S’assure que les procédures d'achat de DRC sont respectées ;
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S’assure de la vérification des fournisseurs et de la connaissance du marché local ;
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Vérifie et s’assure de la mise à jour du suivi des achats et des bases de données fournisseurs/prix à l’échelle de la mission ;
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Analyse des données avant le partage du tableau de suivi des achats (TSA) sur une fréquence hebdomadaire à l’échelle de la mission ;
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Soutenir l’élaboration et la conformité des dossiers de mise en concurrence à l’échelle de la mission ;
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Entretenir la relation avec les fournisseurs (négociation des prix et des conditions de vente ; contractualisation ; gestion de la BDD fournisseurs…).
Logistique transport / gestion et maintenance du parc véhicules/bâtiments
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Supervise l’organisation des transports locaux (choix du mode de transport en fonction des budgets et de l’urgence, négociation des contrats de transport, suivi de l’acheminement) ;
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Supervise les transports internationaux (contact entre le siège et le transitaire, informe des procédures d’import-export et de la documentation en usage ; garant de la conformité des documents de transport, supervision de la réception et dédouanement du fret, puis du transfert vers les bases opérationnelles) ;
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Coordonne l'utilisation des véhicules, met en place et suit l’utilisation conforme des carnets de bord ;
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Recrute, sélectionne et encadre les chauffeurs, accompagne la mise en œuvre du planning de rotation ;
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S’assure que les véhicules sont en règles (contrôles techniques, cartes jaunes et assurances) ;
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Supervise la planification des entretiens du parc véhicules et énergétique (maintenance préventive, entretiens périodiques, bilan avec les chauffeurs, essais des véhicules, maintenance curative, gestion de panne, diagnostic, mise en place d’une stratégie de réparation ;
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Supervise les travaux engagés sur les bâtiments loués par DRC (bureaux, entrepôts, etc.).
Gestion des stocks
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Supervise la gestion des stocks avec mise en place des outils de gestion ;
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Supervise les inventaires de stock avec la participation d’un personnel non logistique ;
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S’assure de la bonne tenue du stock et du maintien des dispositifs sécuritaires en collaboration avec le point focal sécurité ;
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S’assure mensuellement de la disponibilité du rapport des stocks, les analyses et recommandations aux bases ;
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Accompagne les équipes programmes dans l’organisation des distributions ;
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S’assure de la mise en route de la stratégie de stockage à l’échelle de de la mission.
Reporting et archivage
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Vérification et compilation des rapports logistiques mensuels (suivi consommation de carburant, stock, BDD fournisseurs, catalogue des prix, suivi des contrats cadres…) et partage au responsable logistique pour analyse ;
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S’assure du partage du suivi des achats consolidé sur la mission (capitale et bases) de façon hebdomadaire ;
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Reporte de façon hebdomadaire les activités logistiques et des défis au responsable logistique ;
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S’assure du respect du système de classement des dossiers d’achats en fonction de leur statut (de la réception des demandes d’achats jusqu’à la réception des biens ou services)
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S’assure de l’archivage de tous les documents logistiques sur le serveur local et le SharePoint, et d’une bonne transmission des documents entre la logistique et la Finance pour le paiement des factures fournisseurs.
Gestion des ressources humaines
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Identifier les besoins en formation de son équipe et des bases afin de produire un support à l’échelle ;
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Fixer les objectifs de performance de son équipe et réaliser les évaluations de performance en fonction du cycle des évaluation des performances en place en accord avec le responsable logistique ;
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Faire le suivi des congés des supervisés, consolidation de l’information et la partager au responsable logistique ;
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Assure le dimensionnement et la répartition des tâches de son équipe ;
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Écoute, tient compte des propositions et difficultés de son équipe, conseille et arbitre si besoin les conflits ;
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Fait un retour régulier d’information au responsable logistique ;
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En lien avec le volume opérationnel, procéder au dimensionnement en ressources humaines supplémentaires et faire le lien avec le responsable logistique.
Conditions contractuelles
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Contrat de droit national
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Durée : 12 mois renouvelable
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Classification DRC : Management F niveau 2 Step 0
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Salaire de base : 1 100 000 FCFA
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Avantages : 13ème mois ; Assurance santé…
A propos de vous
Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle)
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Bac+4 minimum en logistique, achat ou équivalent
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5 ans d’expérience professionnelle pertinente en coordination logistique
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Très bonne connaissance de Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint et Outlook)
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Solide compétence en gestion d’équipe
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Humilité et patience
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Facilités de travail en équipe. À l’aise et souple dans les relations humaines
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Capacité à travailler sous pression et de façon autonome
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Flexible et désireux de voyager dans d’autres zones d’intervention de DRC
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Expérience dans le milieu humanitaire
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Esprit d’équipe, grande capacité de rigueur et de Reporting
À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC à savoir :
Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
Leadership : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
Processus de candidature
Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation seront en français
Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.
DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
N.B Les agents de la fonction publique désirant postuler sont priés d’avoir en leur disposition leur arrêté de disponibilité ou de détachement à jour.
Les candidatures seront clôturées le 7 juin 2023 à 23:59 GMT . Néanmoins, il est possible pour DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.
