Informations sur l'emploi
Titre du Poste: Coordinateur.trice Administratif.tive et Financier.ière
Niveau Requis : BAC + 3
Année d'Expérience Requise : 5 ans
Lieu du Travail : Burkina-Faso
Date de Soumission : 31/05/2023
Description de l'emploi
Plan International est une organisation humanitaire et de défense des droits de l’enfant indépendante qui s’engage à ce que les enfants vivent une vie exempte de pauvreté, de violence et d’injustice.
Nous unissons activement les enfants, les communautés et d’autres personnes qui partagent notre mission pour apporter des changements positifs durables dans la vie des enfants et des jeunes. Nous aidons les enfants à acquérir les compétences, les connaissances et la confiance dont ils ont besoin pour faire valoir leurs droits à une vie épanouie, aujourd’hui et à l’avenir. Nous accordons une attention particulière aux filles et aux femmes, qui sont le plus souvent laissées pour compte. Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 75 ans, et nous sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.
Installé au Burkina Faso depuis 1976, Plan International œuvre pour faire progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles, en particulier ceux qui sont exclus ou vulnérables à travers la mise en œuvre des programmes et projets de développement et humanitaire, en collaboration avec d’autres partenaires et les communautés dans lesquels vivent ces enfants.
En vue de renforcer ses Ressources Humaines, Plan International Burkina Faso recherche des candidats (es) hautement qualifiés (es) pour recruter :
Un (e) Coordinateur.trice Administratif.tive et Financier.ière
Nature du contrat : Contrat de travail à durée déterminée de douze mois renouvelable selon les performances et la disponibilité budgétaire
Lieu de travail : Sapouy
RAISON D’ETRE DU POSTE
Le/La Coordinateur.trice Administratif.tive et Financier.ière a en charge la gestion efficace et efficiente du budget et des biens du Program Influence and Impact Area (PIIA) ou Bureau terrain dont il.elle relève et veillera à organiser de manière transparente les acquisitions de biens et services afin d’apporter un appui à l’ensemble des membres de l’équipe du PIIA et des partenaires de Plan International Burkina Faso en matière de gestion Administrative et Financière. Il.elle doit veiller à la sécurité du personnel et préserver les biens, les équipements, les infrastructures ainsi que les programmes de Plan International Burkina Faso à travers l’application des politiques et procédures.
RESPONSABILITES
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Au niveau Administration et Logistique :
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Superviser l’inventaire annuel de tout le matériel du PIIA et s’assurer que le registre électronique des Fixed Assets et Non Fixed Assets du PIIA est systématiquement à jour
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Organiser la cession du matériel déclassé (vente aux enchères ou destruction) en collaboration avec le Coordonnateur des Services Généraux du CO
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Produire mensuellement et soumettre au PIIAM l’état de consommations de carburant.
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Assurer la planification et le suivi des entretiens périodiques des véhicules : établissement des réquisitions, saisie des devis d’entretien dans la base de données, suivi des réparations, etc.
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Etablir hebdomadairement le tableau des missions de la semaine et le partager avec le Staff PIIA et le CO et assurer une planification optimale de l’utilisation des véhicules pour les différentes missions
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Rédiger les ordres de mission et les soumettre au PIIAM pour approbation
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Assurer la dotation en équipement de travail des conducteurs et veiller à leur entretien.
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Superviser avec les chauffeurs la tenue à jour de tous les documents administratifs des véhicules roulants (carte grise, carte jaune, assurance, visite technique, carnet de bord, …)
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S’assurer de la bonne tenue des registres de suivi des véhicules (Carnet de bord, Carnet de prise de carburant, registre de suivi des mouvements des véhicules)
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Analyser les données des registres de suivi des véhicules (Carnet de bord, Carnet de prise de carburant, registre de suivi des mouvements des véhicules, etc.) et faire des recommandations d’amélioration dès que nécessaire
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Réceptionner, vérifier et enregistrer dans SAP toutes les réquisitions du PIIA
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Veiller à la mise en place de la Price List du PIIA et à sa mise à jour en collaboration avec le Coordonnateur des Services Généraux au CO
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Réviser les bons de commande des achats de biens et services
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Elaborer les dossiers de consultation restreinte et les DAO en relation avec le Coordonnateur des services Généraux
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Apporter un appui conseil à l’élaboration des contrats et conventions du PIIA et se charger de leur révision
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Suivre l’ensemble des engagements (bons de commande et contrats) et tenir informé le superviseur et le demandeur de leurs états d’évolution afin d’éviter les goulots d’étranglements
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Coordonner l’évaluation des offres (techniques, administratives, financières)
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S’assurer que les documents contractuels relatifs aux acquisitions et contrats sont disponibles et bien archivés
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Veiller à ce que les politiques et procédures en matière de sécurité soient partagées, connues et adhérées par l’ensemble du personnel
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Veiller au respect des SOP par l’ensemble du personnel, des visiteurs et des partenaires de Plan International
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Effectuer les Security briefing des visiteurs du PIIA
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Elaborer l’arbre de communication du PIIA, veiller à sa mise à jour et s’assurer de son fonctionnement en le testant périodiquement
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Convoquer et animer les rencontres du SRT
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Superviser la société de gardiennage en charge de la sécurité des locaux
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Au niveau Finance et Comptabilité :
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Préparer et soumettre des rapports de gestion financière de qualité du PIIA (mensuels, trimestriels et annuels)
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Apporter un appui au Country Finance Manager (CFM) dans la préparation des rapports trimestriels et de fin d’année
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Entreprendre des visites mensuelles des communautés et partenaires et présenter des rapports au Chef Comptable pour consolidation
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Assurer la liquidation à temps des avances faites au staff et aux partenaires / communautés
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Réviser toutes les avances et les charges payées d’avance (Prepaid) et faire le suivi de la liquidation de ces avances et du dénouement de ces Prepaid
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Soumettre des états de rapprochement bancaire à temps et des rapports de Target Bank Balance (TBB) au CO pour consolidation
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Appliquer la politique de coûts de recouvrement sur une base mensuelle et assurer le recouvrement intégral de tous les couts au niveau PIIA
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Conduire le processus d’élaboration du budget annuel de l’Unité de Programme
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Réviser les Projects Outlines (PO) et les modifications de PO en conformité avec le budget approuvé
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Faire le suivi et le contrôle du budget du PIIA
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Participer activement à la mise à jour du plan opérationnel du PIIA
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Préparer et assurer la gestion de la trésorerie pour assurer la disponibilité des fonds pour les opérations
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Rendre disponible suffisamment de fonds dans le compte bancaire du PIIA pour permettre un bon fonctionnement
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Préparer et soumettre les prévisions de besoins de trésorerie du PIIA au Chef Comptable pour consolidation dans les délais
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Enregistrer les modifications de budget approuvées dans SAP
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Procéder aux paiements des opérations dans SAP sur la base de supports documents probants
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Entreprendre des contrôles rigoureux pour s’assurer que toutes les transactions saisies dans SAP sont correctes.
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Apporter un appui aux communautés et aux partenaires dans la justification de leurs avances et participer aux séances de formation des partenaires et des communautés afin de renforcer leurs capacités sur les procédures de Plan
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S’assurer que toutes les liquidations des communautés et partenaires sont traitées dans SAP
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S’assurer que toutes les recharges dans le Pays et à l’extérieur (avec l’appui du Chef Comptable) soient bien gérées
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Imprimer et analyser les rapports mensuels SAP du PIIA avant approbation
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Analyser la situation comptable du PIIA après les clôtures mensuelles de SAP et effectuer les corrections nécessaires
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S’assurer qu’un bon système de classement / archivage pour tous les rapports financiers du PIIA et des documents comptables est mis en place
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S’assurer que les paiements du PIIA sont effectués selon les procédures et politiques approuvées
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Réviser tous les vouchers, toutes les pièces justificatives et les chèques émis avant signature
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Préparer un Audit Actions List (AAL) après chaque audit et s’assurer du suivi de la mise en œuvre
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Surveiller et présenter des rapports sur les risques du PIIA
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Procéder à des contrôles inopinés et à chaque renouvellement de l’approvisionnement de la petite caisse
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Traiter et préparer la comptabilité du PIIA sur le principe de la comptabilité d’engagements
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Développer, encadrer et motiver une performante équipe de l’Administration et des Finances pour le PIIA
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Procéder à des évaluations intermédiaire et finale des performances de l’équipe selon les directives en vigueur à Plan International
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Tenir des réunions régulières de département.
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES
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Etre titulaire d’un diplôme de niveau Bac + 3 en finance comptabilité ou dans un domaine connexe
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Avoir au moins cinq (5) années d’expériences dans les domaines de la gestion administrative (achat & logistique) et financière, dont au moins deux (02) années d’expérience en tant que superviseur
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Avoir une bonne expérience dans l’utilisation d’un ordinateur et des connaissances de certains logiciels et applications (Word, tableurs, SAP, PowerPoint, internet, etc.)
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Avoir la maitrise du Français et une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé et/ou le désir d’apprendre l’Anglais
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Avoir une bonne expérience en appui, orientation et formation des collaborateurs/collègues
COMPETENCES ET ATTITUDES
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Disposer d’excellentes aptitudes à la résolution de problèmes
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Avoir une bonne capacité à fournir des résultats dans les délais et à rédiger des rapports clairs et concis
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Avoir une bonne capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision
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Disposer d’excellentes aptitudes de négociation et de gestion des relations
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Avoir un esprit analytique et d’anticipation
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Avoir une communication claire et facile et une bonne écoute
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Avoir le sens de l’équité, de la transparence et de la rigueur
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Avoir de l’intégrité et de la probité
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Etre proactif et avoir un esprit d’initiative
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Accepter de travailler sous pression.
COMMENT POSTULER
Composition du dossier :
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Le diplôme requis ;
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Une lettre de motivation ;
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Un curriculum vitae à jour, détaillé et en français ;
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Les contacts téléphoniques et adresses e-mail de trois (03) personnes de référence.
Soumission du dossier
Les candidats intéressés sont priés de suivre le lien ci-dessous pour soumettre leur dossier de candidature au plus tard le 31/05/2023.
Tout travailleur de Plan International Burkina Faso doit veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde, d’Egalité des Genres et Inclusion et la Prevention du Harcèlement, de l’Exploitation et des Abus Sexuels soient pleinement intégrées aux pratique et comportement individuel et personnel conformément aux principes et aux exigences de ces politiques, y compris les normes et directives de mise en œuvre associées. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel, les participants aux programmes y compris les enfants ainsi que les associés et les visiteurs connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International. Par ailleurs il est attendu que les cas de violation liés au non-respect de tous les politiques ci-dessus relevés soient signalés à travers les canaux prévus par l’organisation pour leur gestion, conformément aux procédures appropriées.
Plan International est une Organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et s’est engagée pour la sauvegarde de tous les bénéficiaires des programmes et pour l’équité des genres et ses procédures de recrutement reflètent ces valeurs. Plan est un environnement non-fumeur.
Les candidatures féminines sont encouragées.
Plan International Burkina ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt de dossiers, traitement de la candidature, test écrit, entretien d’embauche, etc.). En outre, Plan ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Par ailleurs, Plan décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.
