TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN.E CHARGE.E DE L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES
Date de publication : 29 avril 2023
Intitulé du poste : chargé (e) de l’administration et des finances (CAF)
Localisation du poste : Ouagadougou, Province de KADIOGO - Burkina Faso
Responsable hiérarchique direct : DIRECTEUR du bureau d’ECPAT France à Ouagadougou
Contexte de mise en œuvre des activités du projet
ECPAT France est une organisation de solidarité internationale luttant contre l’exploitation sexuelle des enfants dans le monde. ECPAT France & ECPAT Luxembourg gèrent un bureau commun de coordination et d’expertise chargé d’appuyer les organisations partenaires de la sous-région, basé à Ouagadougou au Burkina Faso.
Pour renforcer le dispositif de protection de l’enfant au Burkina Faso et dans les pays de la sous-région, ECPAT France bénéficie de la part de ses partenaires (UNICEF, FHRAOC, AFD, MEAE France, MAE Luxembourg…) des appuis financiers et techniques.
Le/la Chargé.e de l’administration et des finances sera basée au sein de l’équipe d’ECPAT France à Ouagadougou au Burkina Faso, avec des déplacements dans la sous-région et à l’intérieur du pays.
A ce titre, son référent hiérarchique sera le Directeur du Bureau d’ECPAT France à Ouagadougou.
Fonctions et RESPONSABILITE :
Sous la responsabilité directe du Directeur du Bureau d’ECPAT France à Ouagadougou, le/la Chargé.e de l’administration et des finances assure l’administration du bureau à Ouagadougou et travailles-en étroite collaboration avec le chargé de projets sur le suivi et l’appui administratif et financier des projets (siège) et des partenaires. Elle sera également amenée à travailler en collaboration avec le service administratif et financier au siège d’ECPAT France à Paris.
Plus particulièrement, il/elle assure les tâches suivantes :
- Gestion administrative et financière du bureau (60%) :
- Gérer L’administration du personnel.
- Assurer la gestion des ressources humaines.
- Assurer la gestion comptable, dont la caisse et les dépenses du bureau.
- Réaliser les opérations comptables et financières (saisie comptable, rapprochement bancaire, contrôle et archivage des pièces justificatives, gestion des opérations de caisse et de banque, etc.).
- Mettre en place et/ou veiller à la bonne application des procédures administratives et financières.
- Veiller au respect du budget du bureau (vérification des imputations, contrôle & planification des dépenses, etc.).
- Gérer les relations avec l’administration publique (enregistrement de nouveau salarié, paiement des charges sociales, etc.) et les fournisseurs (demande de devis, respect des procédures d’appel d’offres, contrats de consultance, etc.)
- Elaborer les rapports financiers d’exécution à destination du siège en France.
- Assurer la gestion logistique du bureau en lien avec le chargé de sécurité.
- Appui administratif et financier aux partenaires (30%) :
- Assurer le suivi et la première validation des rapports financiers d’exécution des partenaires : respect des plannings de remise de rapports financiers, pré-analyse et consolidation/recommandations pour validation au siège.
- Contrôler les pièces comptables des partenaires (copies au bureau, missions de suivi et contrôle chez les partenaires).
- Veiller au respect des procédures contractuelles (appel d’offres, etc.).
- Assurer les liens et la circulation de l’information entre ECPAT France (siège et bureau régional) et les services financiers des différents partenaires.
- Appuyer au besoin les actions de renforcement organisationnel des partenaires.
- Selon les besoins et l’évolution du bureau, assistance au montage de nouveaux projets (10%) :
- Elaborer les propositions de budgets.
- Réaliser toute tâche afférente à son domaine, dans la limite de ses compétences.
PROFIL RECHERCHE:
Diplôme/Expertise
- Diplôme universitaire (BAC+4) en comptabilité/audit et/ou en gestion ou tout autres Diplômes reconnus équivalents.
Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle dans la gestion financière de 3 ans minimum en ONG,
- Expérience professionnelle dans la gestion financière et/ou dans la comptabilité et audit de 2 ans minimum.
- Maîtrise des principes comptables, de la fiscalité et de gestion de la sous-région (Burkina Faso, Cote d’Ivoire, Guinée, Mali, Niger, Sénégal), et connaissance d’au moins un logiciel comptable (CIEL Compta de préférence).
Autres compétences souhaitées
- Connaissance solides de l’outil informatique (maîtrise de Microsoft Office).
- Parfaite maîtrise du français (écrit et oral).
Qualités personnelles
- Sens des responsabilités et de l’organisation de façon à pouvoir gérer plusieurs échéances simultanément.
- Capacité d’analyse et de synthèse, de rédaction, et de reporting.
- Capacité de représenter l’organisation lors de rencontres avec des parties prenantes variées.
- Dynamisme, rigueur, adaptabilité, polyvalence.
- Force de proposition, autonomie, diplomatie, capacités d’écoute et de négociation.
CONDITIONS
- Contrat local à durée déterminée de 12 mois, incluant une période d’essai de 3 mois – Prise de service à compter du 1 juin 2023.
Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 9er mai 2023 à 16 heures à l’adresse recrutementbefo@ecpat-france.org , et doivent comprendre :
- Un CV à jour incluant les noms et contacts (téléphone et mail) de 3 personnes références,
- Une lettre de motivation avec la prétention salariale.
Seuls les dossiers envoyés aux adresses mail indiquées seront pris en compte. Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.
