Description de poste standard
Adjoint(e) administratif(ve) principal(
Cadre organisationnel et relations de travail L’adjoint administratif principal fournira un soutien administratif au bureau où le poste est situé. L’assistant administratif principal n’a normalement pas de fonctions de supervision directes, bien qu’il incombe au superviseur du poste de prendre des dispositions spécifiques en fonction d’une situation donnée. Le titulaire travaille normalement sous la supervision directe de fonctionnaires locaux ou internationaux de rang supérieur, qui sont tenus de suivre les résultats du titulaire et de fournir régulièrement des conseils. Il/elle peut assurer la liaison avec les fournisseurs et/ou fonctionnaires locaux et/ou les partenaires d’exécution sur des sujets courants sous la direction du superviseur.
Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches telles qu’elles figurent dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Fonctions
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Aider à l’interprétation et au traitement des droits, à la délivrance des contrats et à la tenue de divers dossiers et dossiers du personnel.
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Assister aux réunions sur les questions administratives quotidiennes; administrer les mouvements des membres du personnel du HCR et surveiller leurs états de présence, leurs plans de congé, leurs heures supplémentaires et leurs exigences en matière de visa.
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Rechercher des dossiers de bureau et des dossiers relatifs à une variété de sujets pour information et référence. Sélectionner les informations et les dossiers dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales à utiliser par d’autres pour établir des rapports, de la correspondance, des documents techniques, des plans de projet ou de programme et des documents de référence généraux.
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Aider à réquisitionner les fournitures de bureau, le matériel et organiser la distribution ainsi que les registres d’inventaire appropriés.
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Aider aux formalités administratives liées aux arrangements de voyage et à la délivrance / renouvellement des visas, licences, arrangements de voyage et autres documents similaires.
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Rédiger de la correspondance et des rapports, selon que de besoin, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné; Tapez de la correspondance, des documents et des rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
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Organiser des rendez-vous et tenir à jour le calendrier du superviseur, recevoir des visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion; Tenir des listes de noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, des fonctionnaires et des membres du corps diplomatique.
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Aider la direction à organiser et à gérer les bureaux et les complexes résidentiels du HCR (le cas échéant).
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Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
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Préparer les attestations et certificats requis par les membres du personnel pour la signature de l’officier supérieur.
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Aider au traitement de la PIM et de diverses autres demandes du personnel du HCR et d’autres clients du HCR.
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S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.
Qualifications minimales
Formation et expérience professionnelle
Années d’expérience / niveau de diplôme
Pour G5 - 2 ans d’expérience pertinente avec le diplôme d’études secondaires; ou 1 an d’expérience de travail pertinente avec un baccalauréat ou équivalent ou supérieur
Fild(s) de l’éducation
Sans objet.
Certificats et/ou licences
Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe. (Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience professionnelle pertinente
Essentiel Non spécifié.
Souhaitable
Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.
Compétences fonctionnelles
*Connaissances informatiques-informatiques
Règles, règlements et procédures administratifs ONU-HCR/HCR
IT-PeopleSoft Applications
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour les postes d’administrateur et d’agent du Service mobile recruté sur le plan international : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais. Pour les postes d’administrateur recruté sur le plan national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais et la langue locale. Pour les postes d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si elle n’est pas l’anglais.
Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chaque personne se sent en sécurité et habilitée à exercer ses fonctions. Cela inclut en ne démontrant aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir. En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et demander conseil et soutien aux ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes se posent.
Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.
Profil de candidat souhaité
Expérience avec des ONG ou des agences des Nations Unies
Ce poste ne nécessite pas d’autorisation fonctionnelle
Français
Qualifications supplémentaires
Compétences
Connaissances informatiques, planification des ressources informatiques et progiciels de gestion intégrés, règles, règlements et procédures administratifs ONU-ONU/HCRÉducation
Certifications
Administration des affaires - Autre, Finances - Autre, Ressources humaines - Autre, Gestion de bureau - Autre
Expérience professionnelle
