Arrière-plan
La diversité, l’équité et l’inclusion
sont des principes fondamentaux au PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l’inclusion comme moyen de nous assurer que tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche « ne laisser personne de côté » dans nos efforts en matière de diversité signifie accroître la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont fortement encouragées à postuler. Apprenez-en davantage sur le travail au PNUD, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents.
Depuis 2015, la situation du Burkina Faso peut être qualifiée de « situation de paix fragile et menacée, caractérisée par une insécurité grandissante, une multiplication des attaques des groupes armés non-identifiés, une persistance des atteintes et des violations des droits humains ; une érosion de la confiance des populations vis-à-vis des Forces de Défenses et de Sécurité et une cohésion sociale menacée, une participation mitigée des femmes aux processus décisionnels. Cette situation s’est encore complexifié suite au coup d’État militaire du 24 janvier 2022 ainsi que celui du 30 septembre 2022. Cette situation fragilise davantage la condition des femmes des femmes notamment leur participation et présence aux niveaux décisionnel.
A cet égard et dans le souci d’apporter une réponse concertée aux défis liés à la participation des femmes et des filles aux processus de transition et de consolidation de la paix, le Gouvernement du Burkina Faso, avec l’appui du PNUD, de l’UNCDF et de l’UNFPA, a décidé d’élaborer et de mettre en œuvre un Projet « Appui au renforcement des capacités et du rôle des femmes et des jeunes filles dans le processus de transition et de consolidation de la paix ».
L’objectif principal de ce projet est de renforcer la contribution active et efficace des femmes et des jeunes filles aux instances de prise de décision au plan national, régional et local et pour une meilleure participation au processus de transition et de consolidation de la paix au Burkina Faso. Le projet permettra donc de contribuer à un cadre et à un environnement favorable pour une transition et une réconciliation nationale inclusive et d’avoir des organisations de femmes membres de la coalition nationale outillées et autonomes financièrement et capables de participer de manière efficace aux processus de consolidation de la paix.
C’est dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet que le PNUD envisage le recrutement d’un(e) Associé(e) Administratif(ve) et financier(e).
Fonctions et responsabilités
Sous l’autorité générale de la Représentante Résidente Adjointe du PNUD au Burkina Faso et la supervision directe du/de la Coordonnateur(trice) du projet, et en collaboration avec l’Unité Gouvernance et Paix Durale, l’Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e) assure le fonctionnement efficace du Projet avec la pleine confidentialité dans tous les aspects de ses attributions, le respect des procédures, la gestion des flux d’informations et le suivi des dossiers et des engagements pris.
L’Associé(e) Administrative (e) assure les responsabilités et les tâches suivantes :
Assurer un soutien administratif efficace au bureau :
-
Assurer la rédaction des courriers et messages officiels et internes, et à leur traitement selon les normes/procédures du PNUD ;
-
Tenir à jour le système de classement, en veillant à la conservation des documents confidentiels ;
-
Coordonner le flux d’informations dans le bureau et diffuser les communications de l’entreprise et les communications entre bureaux au personnel, selon les besoins ;
-
Coordination de l’organisation des voyages ;
-
Organisation administrative et logistique des réunions, d’ateliers, de conférences, de retraites organisés par le projet ;
-
Rédaction et préparation de documents d’information de haute qualité pour les rendez-vous et rédaction des procès-verbaux, rapports... ;
-
Travailler en coordination avec l’Unité des opérations dans la préparation et les révisions des budgets basés sur les différents comptes de projets, ainsi que l’identification des fonds non utilisés, afin d’assurer le suivi des activités et des comptes opérationnels et financiers.
-
Appuyer la réalisation d’un inventaire annuel des biens matériels afin d’assurer l’exactitude des inscriptions sur les livres et de localiser les biens.
Assurer un soutien financier au bureau :
-
Coordonner la préparation et assurer le suivi financier, administratif et logistique des ateliers/séminaires, missions et contrats ;
-
Assurer l’interface entre le(la) Coordonnateur(trice), les services administratifs et financiers du PNUD, pour tout renseignement et observations concernant la gestion administrative et financière de la coordination du projet ;
-
Appuyer la préparation des plans de travail budgétisés, préparer les rapports financiers et tableaux de bord mensuels élaborés à partir des normes de gestion du PBF et du PNUD, et procéder au rapprochement/réconciliation budgétaire des engagements/dépenses/ décaissements sur la base du Dashboard & système de suivi financier du PNUD ;
-
Assurer la préparation des documents supports de paiements, suivre les règlements des fournisseurs, les paiements des indemnités/frais de personnels, de consultants et des autres prestataires ;
-
Suivre la trésorerie, la comptabilité et l’état d’exécution des divers financements, en conformité avec les procédures du PNUD ;
-
Assurer le traitement et le suivi de toutes les opérations bancaires et des relations avec les institutions bancaires partenaires de l’UGP, conformément aux procédures du PNUD ;
-
Effectuer, conformément au manuel de procédures, un suivi comptable détaillé de la gestion des fonds et budgets affectés à l’UGC et aux acteurs qui sont sous le couvert de l’UGP ;
-
Repérer les échéances importantes dans le cadre du suivi de multiples partenariats et des règlements des divers prestataires et fournisseurs, et élaborer des outils de suivi ;
-
Préparer les rapports financiers périodiques à l’endroit du (de la) Coordonnateur(trice) de l’UGP, sur l’état d’exécution du budget, analyser l’impact des dépenses sur la planification de l’ensemble des ressources, procéder aux révisions budgétaires et évaluations périodiques des taux d’exécution facilitant la prise de décisions et recommander les actions nécessaires à prendre ;
-
Préparer les rapports financiers annuels des budgets de l’UGP pour soumission au PBF, aux instances et/ou aux partenaires.
Soutien au développement et au partage des connaissances :
-
Aide à l’assemblage de matériel d’information, de documentation et de correspondance à utiliser lors de réunions ou de missions officielles ;
-
Aide à l’entretien des informations et à la mise à jour des bases de données ;
-
Coordonner la diffusion de l’information administrative entre les membres de l’équipe du projet et le PNUD pays, si nécessaire ;
-
Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique, le cas échéant.
Soutenir la formulation et la planification stratégique du PNUD en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :
-
Veiller à ce que les documents relatifs du projet intègrent les concepts fondamentaux des meilleures pratiques en matière de responsabilité, de gestion axée sur les résultats et de systèmes d’approche, conformément à la stratégie du PNUD.
-
Maintenir des relations étroites avec les unités du PNUD, le cas échéant, afin de fournir un suivi et des informations pertinentes concernant la mise en œuvre du projet.
Compétences
Noyau
Obtenir des résultats :
NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis
Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations
Apprenez continuellement:
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande du feedback
Adaptez-vous avec agilité :
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, fait preuve de souplesse
Agissez avec détermination :
NIVEAU 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant
S’engager et s’associer :
NIVEAU 1 : Faire preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établir des relations positives
Favoriser la diversité et l’inclusion :
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination
Compétences transversales et techniques
Orientation opérationnelle et stratégie :Réflexion stratégique :
Capacité d’utiliser l’analyse objective des problèmes et le jugement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système global, et d’examiner comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système
Gestion d’entreprise :Gestion des opérations :
Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus d’affaires de l’organisation afin de convertir ses actifs en les meilleurs résultats de la manière la plus efficace. Connaissance des concepts et mécanismes pertinents
Développement des affaires : Production de connaissances : Capacité de rechercher et de transformer l’information en connaissances utiles, pertinentes pour le contexte ou répondant à un besoin
déclaré Administration et Opérations : Gestion des documents et des dossiers :
Gestion globale des documents (matériels ou électroniques); Politique de registre et de rétention, y compris le stockage et l’archivage
Gestion d’événements (y compris les retraites, les formations et les réunions): Capacité à gérer les événements, y compris l’identification des lieux, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.
Finance :Comptabilité (général) :
Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, règlements, politiques et tendances comptables, et aptitude à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Gestion des contributions : Capacité de recevoir, d’enregistrer, de déclarer et de gérer les contributions reçues
Compétences et expérience requises
Éducation:
-
Être titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) ou,
-
Être titulaire d’un Diplôme universitaire dans le domaine de la gestion l’administration, la bureautique ou équivalent.
Expérience:
-
Une expérience d’au moins six (06) ans (pour les titulaires du Baccalauréat) ou trois (03) ans (pour les titulaires du diplômes universitaires) dans le domaine de l’administration ou en service d’appui à un programme de taille et de complexité similaire ;
-
Une expérience avérée en tant qu’Assistant/e Administratif/ve et Financier/ère avec prise progressive de responsabilité dans le domaine administratif, de la gestion de programmes ou du secrétariat de direction est considérée ;
-
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne ;
-
Avoir une bonne pratique de l’outil informatique et des logiciels courants (Word, Excel, Power Point, E-mail et autres outils de communication) ;
-
Avoir un bon niveau de communication verbale et écrite ;
-
Être d’une grande disponibilité et être apte de travailler sous pression ;
-
Une bonne expérience des procédures et du suivi administratif et financier des programmes/projets des ONG ou du SNU ;
-
Une bonne connaissance des outils de travail du SNU notamment du système Atlas permettant d’être immédiatement opérationnel serait un avantage.
Langue :
Autres :
Démenti
En vertu de la loi américaine sur l’immigration, l’acceptation d’un poste au PNUD, une organisation internationale, peut avoir des implications importantes pour les résidents permanents des États-Unis. Le PNUD informe les candidats à tous les postes de niveau professionnel qu’ils doivent renoncer à leur statut de résident permanent des États-Unis et accepter un visa G-4, ou avoir soumis une demande valide de citoyenneté américaine avant le début de l’emploi.
Le PNUD n’est pas en mesure de fournir des conseils ou une assistance sur la demande de citoyenneté américaine et, par conséquent, il est conseillé aux demandeurs de demander l’avis d’avocats compétents en matière d’immigration concernant toute demande.
Informations sur les fichiers du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats dans le présent avis de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et examiner les candidatures à ce poste pour d’autres postes similaires au PNUD au même niveau et avec des descriptions de poste, une expérience et des exigences en matière d’éducation similaires.
Non-discrimination
Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et de l’inconduite sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus de pouvoir. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents, et devront respecter ces normes et principes.
Le PNUD est un employeur inclusif et qui ne fait aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité de genre, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou toute autre situation.
Avertissement d’escroquerie
L’Organisation des Nations Unies ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, d’examen ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il est conseillé d’appliquer un soin particulier lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.
