Description de poste standard
Agent adjoint d’approvisionnement
Cadre organisationnel et relations de travail
L’agent d’approvisionnement adjoint soutient toutes les activités relatives à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement et l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, les actifs d’entreposage et la gestion de la flotte dans la zone de responsabilité. Le poste peut être à pourvoir au siège (au sein du Département des affaires économiques et sociales), dans un bureau régional ou dans un bureau de pays.
Le titulaire est normalement supervisé par le fonctionnaire (principal) des approvisionnements ou d’autres cadres supérieurs ayant une fonction de supervision des approvisionnements qui définissent les objectifs et fournissent des orientations générales. Il se référera également aux manuels du HCR et aux documents d’orientation pertinents. Le titulaire peut superviser certains membres du personnel et/ou de la FAE. Dans les bureaux et les opérations dans les pays, il/elle entretient des contacts réguliers au niveau opérationnel avec d’autres agences des Nations Unies, les partenaires du HCR, les ONG, les partenaires gouvernementaux et les entrepreneurs commerciaux dans la zone d’opération.
Il / elle soutiendra une chaîne d’approvisionnement efficace qui permet au bureau de répondre aux besoins des personnes relevant de la compétence du HCR ainsi que la livraison en temps opportun de biens et de services de qualité aux personnes relevant de sa compétence. En outre, le titulaire aidera à maintenir une infrastructure de chaîne d’approvisionnement suffisamment robuste et souple pour répondre aux besoins de l’opération et permettant des interventions d’urgence rapides, ainsi que des partenaires efficaces pour appuyer les activités d’approvisionnement.
L’agent d’approvisionnement adjoint entretient des relations impartiales, éthiques et axées sur le client avec les fournisseurs et les organisations partenaires; échange des informations avec ses homologues d’autres agences des Nations Unies et des organisations internationales dans les limites établies par les Règles d’achat de l’ONU et du HCR et apporte son concours aux actions conjointes en matière d’achats si nécessaire, le cas échéant.
Le titulaire appuiera la coordination de la fourniture de l’aide à partir de l’entrepôt régional, le cas échéant. Il assurera la liaison avec le personnel du SGS qui gère les réserves mondiales et qui gère la gestion des actifs mondiaux et du parc automobile, au besoin et s’il y a lieu.
Les contacts se font principalement avec d’autres organismes des Nations Unies, des partenaires d’exécution et des ministères sur des sujets pertinents au niveau opérationnel.
Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches telles qu’elles figurent dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Fonctions
- Soutenir toutes les activités relatives à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, l’entreposage, la gestion des actifs et de la flotte, le cas échéant.
- Appuyer le processus d’approvisionnement afin d’assurer la livraison rapide, rentable et adéquate des produits et services pour répondre aux besoins opérationnels.
- Identifier les partenaires pour les projets de chaîne d’approvisionnement en fonction des objectifs, des priorités, des forces et des ressources du partenaire du HCR et / ou du contractant, conformément à des critères conformes aux règles et règlements du HCR.
- Assurer des registres précis et complets sur les activités d’approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour en temps opportun à la fois périodiquement et sur demande.
- Gérer les appels d’offres traite et aide à la préparation de propositions d’attribution de contrats aux CdC concernés.
- Préparer des plans pour la livraison de secours et d’autres articles non alimentaires en fonction des besoins opérationnels et mettre régulièrement à jour les informations dans les systèmes informatiques du HCR.
- Appliquer la stratégie d’approvisionnement et d’achat du HCR lors de la planification de l’achat de produits et de services importants.
- Assurer le dédouanement rapide des envois et gérer l’entreposage conformément aux « meilleures pratiques » et aux règles et règlements du HCR.
- Maintenir un système efficace pour la mainlevée et le redéploiement des marchandises.
- Coordonner la libération et le transport des secours et autres articles non alimentaires.
- Analyser les questions relatives aux activités d’approvisionnement et d’approvisionnement, et fournir des informations sur toutes les activités d’approvisionnement et d’approvisionnement dans le domaine de responsabilité. Fournir des orientations et des conseils sur les politiques et procédures d’achat du HCR afin d’appuyer et d’aider les sections requérantes.
- Fournir des rapports de gestion des actifs, des rapports personnalisés, recueillir des informations sur tous les actifs et fournir des rapports approfondis périodiquement et sur demande.
- Analyser la qualité des produits et des services fournis par rapport aux besoins du site et aux normes de qualité établies. Établir un processus local d’assurance de la qualité.
- Surveiller la qualité et l’exactitude des données relatives à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes commerciaux pertinents. Compiler et analyser les informations statistiques, identifier les tendances et les développements dans les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décision.
- Diffuser, promouvoir l’engagement et surveiller le respect des politiques, normes et orientations mondiales du HCR en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Dans les bureaux régionaux :
- Soutenir les opérations nationales sur la façon de mettre en œuvre les opérations d’approvisionnement sur la base d’interprétations de la situation et de conclusions sur la meilleure façon de mettre en œuvre l’opération.
- Suivre les progrès d’opérations périodiques spécifiques et fournir des conseils qui garantissent une mise en œuvre en temps opportun.
- Aider à encadrer et à conseiller les individus ou les équipes d’approvisionnement sur demande.
- Suivre les KPI d’approvisionnement mondiaux pour la région et concevoir des indicateurs régionaux selon les besoins.
- Surveiller tous les exercices périodiques d’approvisionnement tels que les rapprochements mensuels, les exercices d’inventaire physique trimestriels et les procédures de clôture des comptes de fin d’exercice et s’assurer qu’ils sont mis en œuvre dans toute la région et fournir des rapports pertinents aux cadres supérieurs. - Aider les opérations nationales dans la gestion du MSRP.
- Soutenir l’analyse des rapports financiers des pays et travailler avec les chefs de l’équipe d’approvisionnement des opérations de pays pour traiter les domaines rouges liés aux aspects des opérations d’approvisionnement.
- Appuyer les plans d’évaluation des besoins des pays et aider à les combiner dans les plans régionaux d’achat et suivre leur mise en œuvre en temps voulu et les changements en fonction des besoins opérationnels.
Dans les opérations pays:
- Veiller à ce que les fonctions de la chaîne d’approvisionnement locale soient optimisées et alignées sur l’évolution des besoins et des systèmes de gestion des opérations, et qu’il existe une infrastructure suffisamment robuste et flexible pour répondre aux exigences opérationnelles volatiles.
- Coordonner les activités d’approvisionnement des partenaires du HCR et/ou des entrepreneurs effectuant des activités liées à l’approvisionnement, et s’assurer qu’ils comprennent et respectent les règles et procédures pertinentes du HCR.
- Par une vérification physique régulière des EPI, établir leur statut.
- Proposer des EPI anciens et obsolètes à éliminer et planifier l’arrivée des articles de remplacement.
- Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et de la flotte qui surveille régulièrement Le pool d’actifs / flottes permet de réduire les coûts et de protéger l’investissement de l’organisation, y compris la réception, l’inspection, l’enregistrement et le marquage des nouvelles immobilisations corporelles (EPI) et l’organisation de la vérification physique des EPI.
- Veiller à ce que les accords EPI soient correctement émis et signés. Assurer la préparation adéquate des formulaires et des dossiers de cession pour le Conseil de gestion des actifs. Organiser l’élimination des EPI conformément aux décisions du Conseil de gestion des actifs.
- Adapter les structures de la chaîne d’approvisionnement locale pour être cohérentes avec les besoins opérationnels. Assurer un flux d’informations efficace dans la chaîne d’approvisionnement et adapter les processus locaux à l’environnement dominant. - S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.
Qualifications minimales
Années d’expérience / niveau de diplôme
Pour P1 / NOA - 1 an d’expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle; ou aucune expérience avec un diplôme d’études supérieures; ou aucune expérience avec un doctorat
Domaine(s) de l’éducation
Administration des affaires, Ingénierie
Logistique
Gestion de la chaîne d’approvisionnement,
Commerce international ou autre domaine pertinent.
(Le(s) domaine(s) d’éducation marqué(s) d’un astérisque* sont essentiels)
Certificats et/ou licences
Programme d’apprentissage de la chaîne d’approvisionnement
Certificat de l’Institut Fritz en logistique humanitaire (CHL)
Certificat du Chartered Institute of Purchasing & Supplies, par exemple CFIPS, CMIPS, MCIPS;
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience professionnelle pertinente
Essentiel:
Souhaitable:
Autres formations des Nations Unies en matière d’achats et de logistique, telles que le Bureau des services
d’achats inter organisations et le PNUD.
Compétences fonctionnelles
Gestion de la chaîne d’approvisionnement
SC-PeopleSoft Connaissances informatiques-informatiques
SC-Planification de l’approvisionnement
SC-Dédouanement
SC-Logistique
SC-Gestion d’entrepôt Gestion de flotteSC
Règles et procédures d’achat SC-ONU/HCR
Gestion d’actifs SC
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour les postes d’administrateur et d’agent du Service mobile recruté sur le plan international : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais. Pour les postes d’administrateur recruté sur le plan national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais et la langue locale. Pour les postes d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si elle n’est pas l’anglais.
Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chaque personne se sent en sécurité et habilitée à exercer ses fonctions. Cela inclut en ne démontrant aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et demander conseil et soutien aux ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes se posent.
Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.
Profil de candidat souhaité
Expérience avec les ONG et les agences des Nations Unies
