Le PAM recrute pour (06) postes - Burkina-Faso/RCA

POSTE 1: Chargé de mission (résilience, moyens de subsistance et systèmes alimentaires) (3)

1. Contribuer à l’élaboration d’un nombre limité de projets, de plans et de processus, en veillant à l’alignement sur les politiques et les orientations plus larges du programme.
2. Fournir un soutien à la gestion de projet à des programmes et projets spécifiques et définis de taille petite à moyenne qui sont de nature relativement simple, en garantissant une approche coordonnée avec des programmes plus larges conformes aux normes et procédures du PAM.
3. Suivez les systèmes de collecte et de surveillance des données en veillant à ce que des normes de qualité rigoureuses soient maintenues.
4. Rechercher et analyser les questions politiques et opérationnelles pour soutenir les collègues seniors dans l’élaboration de politiques, de programmes et d’activités.
5. Contribuer à la préparation de rapports précis et opportuns sur les programmes et les activités qui permettent une prise de décision éclairée et la cohérence des informations présentées aux parties prenantes.
6. Assurer la liaison avec les homologues internes pour assurer une collaboration efficace, suivre les projets en cours.
7. Soutenir l’identification, le développement et la gestion de partenariats potentiels pour un travail collaboratif menant à de meilleurs programmes d’assistance alimentaire.
8. Soutenir le renforcement des capacités du personnel du PAM, des partenaires et du gouvernement national pour se préparer et répondre aux besoins d’assistance alimentaire, par exemple par le biais d’un soutien à la gestion de projet d’initiatives d’apprentissage.
9. Fournir des conseils au personnel de soutien, en agissant comme un point de référence et en les aidant avec l’analyse et les requêtes.
10. Autre au besoin.

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : comprend les objectifs stratégiques du PAM et le lien avec ses propres objectifs de travail.
• Être une force de changement positif : adapte avec souplesse les contributions individuelles pour s’adapter aux changements d’orientation des superviseurs et aux changements internes/externes (tels que l’évolution des besoins des bénéficiaires, les nouvelles exigences des partenaires).
•  Rendre la mission inspirante pour notre équipe : reconnaît et partage avec les membres de l’équipe la manière dont les contributions individuelles sont liées à la mission du PAM.
•  Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Fixe ses propres objectifs en alignement avec les opérations globales du PAM et est capable de communiquer ce lien aux autres.

• Chercher des moyens de renforcer les compétences des personnes : Évalue ses propres forces et faiblesses pour accroître la conscience de soi et les inclut dans les conversations sur ses propres besoins de développement.
•  Créer une culture inclusive : participe à un dialogue ouvert et valorise les opinions diverses des autres, quels que soient leurs antécédents, leur culture, leur expérience ou leur pays d’affectation.
•  Soyez un coach et fournissez des commentaires constructifs : recherchez de manière proactive des commentaires et un coaching pour renforcer la confiance, développer et améliorer les compétences individuelles.
•  Créer un esprit « Je veux »/« Nous allons » : Participe à la réalisation des activités et des objectifs de l’équipe face à des circonstances difficiles.

• Encourager l’innovation et les solutions créatives : Montre la volonté d’explorer et d’expérimenter de nouvelles idées et approches dans son propre travail.
•  Concentrez-vous sur l’obtention de résultats : Fournissez systématiquement des résultats dans le cadre du travail individuel dans les délais, le budget et sans erreurs.
•  Prendre des engagements et tenir leurs engagements : s’engage à respecter les responsabilités et les responsabilités individuelles face à l’évolution constante des priorités nationales ou fonctionnelles.
•  Être décisif : Prend des décisions rationnelles sur les activités individuelles face à des circonstances incertaines, y compris en période d’ambiguïté concernant les informations ou la direction du responsable.

• Se connecter et partager entre les unités du PAM : Chercher à comprendre et à s’adapter aux priorités et aux styles de travail préférés des équipes internes ou inter-unités.
•  Construire des partenariats externes solides : Démontrer sa capacité à comprendre et à répondre de manière appropriée aux besoins des partenaires externes et/ou à les faire remonter.
•  Être politiquement agile et adaptable : Dépeint un comportement informé et professionnel envers les partenaires et parties prenantes internes et externes.
•  Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : fournit un soutien opérationnel sur les analyses et les évaluations qui quantifient et démontrent la valeur unique du PAM en tant que partenaire.

1. SUPERVISION DE LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT EN MEDICAMENTS (75% du temps) :

• Être le point focal de l’opération de livraison effective des produits médicaux vers les formations sanitaires (de la planification jusqu’aux livraisons finales et la réception des rapports/documents de livraison y relatifs.)
• Contribuer à la contractualisation des services logistiques (transport et autres)
• S’assurer de la livraison à temps des produits aux destinations approuvées et de la traçabilité des camions au cours des livraisons.
• Effectuer des missions de terrain régulières de supervision des livraisons des médicaments.
• Contribuer au renforcement des capacités des partenaires de mise en œuvre des activités de livraisons.
• Identifier, résoudre et ou donner des recommandations sur différents problèmes liés à l’activité de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
• Gérer avec un esprit d’initiative et selon les procédures en place pour s’assurer de bons résultats.
• Contribuer au suivi des disponibilités des produits médicaux pour les livraisons planifiées en faisant l’analyse du pipeline.
• Création des Bons de Commandes (POs dans SAP / WINGS) transport et autres services logistiques selon les termes/taux de contrats et copies de demandes d’exécution au fur et à mesure qu’elles sont émises et obtenir les approbations requises
• Faire le suivi des engagements de fonds dans SAP/WINGs pour le transport et autres services logistiques
• Gérer la documentation relative à l’exécution des contrats pour notamment pour faciliter la vérification des factures lors du processus de paiement aux différents fournisseurs de services.
• Faire des recherches, des analyses, produire des rapports (exemples : RITA/suivi des NFIs, clôture financière, l’inventaire physique, performance des transporteurs, etc.) et assurer la qualité de l’information pour éclairer la prise de décision.
• Etre en liaison avec les intervenants internes et externes dans le but de soutenir la gestion opérationnelle et contribuer à la livraison effective des produits médicaux
• Superviser les tâches du staff de support et donner l’appui requis pour s’assurer du travail effectif individuel et en équipe dans les délais impartis.
• Contribuer à la production des différents rapports opérationnels.
• Maintenir un système de classement approprié et l’archivage des documents afin qu’ils puissent être récupérés rapidement et efficacement au besoin.

2. SUPERVISION DES ACTIVITES PERIODIQUES/PONCTUELLES LIEES AUX DISTRIBUTIONS DES MILDA DE CAMPAGNE ET DE ROUTINE (25% du contrat) :

• Être le point focal de l’opération de livraisons effectives des MILDA vers les points de pré positionnement et les sites de distributions (de la planification jusqu’aux livraisons finales et la réception des rapports/documents y relatifs).
• Fournir un support technique aux opérations en respect du processus standard en place.
• S’assurer de la livraison à temps des MILDA aux destinations approuvées et de la traçabilité des camions au cours des livraisons.
• Gérer les contrats de services, incluant le suivi de la performance des différents fournisseurs de services logistiques.
• Identifier, résoudre et/ou donner des recommandations sur différentes requêtes
• Contribuer à la préparation, au suivi et la révision budgétaire et s’assurer de l’adhérence aux procédures en place
• Création des Bons de Commandes (PO dans SAP / WINGS) transport et autres services logistiques selon les termes/taux de contrats et demandes d’exécution au fur et à mesure qu’elles sont émises et obtenir les approbations requises
• S’assurer du paiement des factures des fournisseurs de services Logistiques.
• Faire le suivi des engagements de fonds liées aux opérations logistiques dans le système SAP/WINGS.
• Gérer la documentation relative à l’exécution des contrats pour notamment faciliter la vérification des factures lors du processus de paiement aux différents fournisseurs de services.
• Faire des recherches, des analyses, produire des rapports (exemples : RITA, clôture financière, l’inventaire physique, performance des transporteurs, etc.) et assurer la qualité de l’information pour éclairer la prise de décision.
• Être en liaison avec les intervenants internes et externes dans le but de soutenir la gestion opérationnelle et contribuer à la livraison effective des Mildas.
• Superviser les tâches du staff de support et donner l’appui requis pour s’assurer du travail effectif individuel et en équipe dans les délais impartis.
• Contribuer à la mise en place des formations et aux renforcements des capacités des logisticiens locaux des partenaires et du PAM.
• Contribuer à la production des différents rapports opérationnels.
• Maintenir un système de classement approprié et l’archivage des documents afin qu’ils puissent être accessibles rapidement et efficacement au besoin.

1. Diplôme de fin d’études du secondaire niveau Baccalauréat avec spécialisation en économie, Gestion des entreprises ou d’autres disciplines équivalentes
2. Diplôme de fin d’études du supérieur dans les disciplines ci-dessus mentionnées est un atout

1. Justifier d’au moins trois années d’expérience professionnelle avec des responsabilités progressives dans le domaine de la chaine d’approvisionnement, la gestion de stocks non alimentaires (expérience avec les produits médicaux étant un atout)
2. Expérience dans le processus d’établissement et de gestion des contrats avec les fournisseurs de services et toute l’information y relative

1. Bonne connaissance des logiciels Windows, Word et Excel, base de données
2. Capacité à travailler en Anglais vivement recommandée.

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