L'International Rescue Committee (IRC) recrute un(e) Agent d'approvisionnement - Ouagadougou, Burkina Faso

Ouagadougou
28/02/2023 - 21:56

Annonceur

L'International Rescue Committee (IRC)
Professionnel
Requisition ID: req38266
Job Title: Procurement Officer (H/F)
Sector: Chaîne logistique
Employment Category: Durée Déterminée
Employment Type: Plein temps
Open to Expatriates: Non
Location: Ouagadougou, Burkina Faso

Job Description
L'International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC offre des soins et une aide vitale aux réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. Présent aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous rétablissons la sécurité, la dignité et l'espoir de millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre.  IRC aide, rétabli la santé, la sécurité, l'éducation, le bien-être économique et le pouvoir des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes.
Au Burkina Faso, l’IRC a lancé sa première phase de programmation d’intervention d'urgence dans la ville de Djibo en avril 2019, avec principalement des activités WASH. Puis, l'IRC a étendu ses interventions dans les secteurs tel que la protection, la santé et le relèvement économique. Les activités de l’IRC ont déjà touché les régions du Sahel, du Nord, de la Boucle du Mouhoun, du Centre Nord, du Centre, des hauts bassins et cascades et récemment, la région de l’Est.
L'IRC dispose actuellement des bases dans la région du Sahel, du Nord et de l’Est en plus du bureau principal basé à Ouagadougou. Dans le cadre de l’expansion de ses activités, IRC-BF recrute un/e Procurement Officer pour sa base de Ouagadougou.

Aperçu du poste
Sous la supervision du Manager Supply Chain, l’officier procurement est chargé d’appuyer, de faciliter et de conduire les processus d’achats conformément au manuel de procédure d’achat et au SOP de IRC. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le programme, l'administration, les finances et la logistique pour soutenir la mise en œuvre des activités des programmes. Il/elle veille au respect des règles des bailleurs et de la législation pendant tout le processus d’achat. Veiller à ce que les activités de passation de marché se fasse en conformité avec les politiques de l`IRC et celles des bailleurs de fonds. Il/elle assure l’intérim du supply chain manager pendant l’absence de celui-ci.

RESPONSABILITÉS
APPUI AUX PROGRAMMES
  • Coordonner les activités d'approvisionnement de IRC
  • S'assurer que le service des achats soutient les programmes de manière efficace et efficient
  • Aider le personnel du programme aux réunions régulières de planification des achats au besoin
  • Superviser la collecte des devis et des offres auprès des prestataires de service et ou fournisseurs conformément aux procédures de IRC
  • Faire un suivi efficace des contrats de service, Bons de commande et contrats avec les entreprises en cours
  • Interagir avec les entreprises, en coordination avec les responsables des programmes et de la logistique.
  • Supporter les programmes à la bonne préparation des dossiers de paiements des fournisseurs et ou prestataires de service –Faire le suivi de paiement des fournisseurs et prestataires de service
  • L’Officier des chats se conduira de façon professionnelle et fera preuve d’un comportement d’éthique exemplaire 
  • Comprendre les politiques et procédures d'approvisionnement de IRC. Participe à la formation du personnel sur ces politiques d’achat
GESTION DES ACHATS
  • Produire régulièrement (sur base hebdomadaire et mensuelle) des rapports sur l'état d’avancement des achats 
  • Veiller à ce que les activités d’achat de IRC soient effectués dans le strict respect de la politique des achats de IRC, les règles des bailleurs et respect de la législation locale en matière d’achat
  • Vérifier la conformité des demandes d’achats avant de procéder à tout achat (respect de la matrix d’approbation et les spécifications des articles à acheter)
  • Faire le suivi de tous les contrats cadres et contrats de services
  • Procéder aux évaluations de performances des prestataires de service et fournisseurs et faciliter le processus de préparation des avenants aux contrats.
  • S'assurer que le système de classement des achats est en place et conforme aux procédures d’archivage de IRC
  • Coordonner avec le département des finances pour s'assurer que les paiements des fournisseurs sont effectués à temps et sans aucune pression inutile sur les systèmes financiers de IRC
  • Faire régulièrement les études de marches et tenir à jour un catalogue des prix du marché pour les articles couramment achetés.
  • Faciliter le traitement des demandes d’achat et de service des programmes/opérations relevant du seuil attribué.
  • Faciliter la préparation des contrats de prestation de service.
  • Servir d’interface entre le département chaine d’approvisionnement et la finance.
  • Fournir toutes informations utiles aux demandeurs sur l’état d’évolution des réquisitions en cours de traitement.
  • Suivre l’approbation et la signature des différente pièces des dossiers d’achat.
  • Suivre l’ensemble des engagements sous formes de bons de commandes et informer le superviseur des difficultés rencontrées dans l’exécution.
  • Informer les demandeurs et faciliter la réception des biens/services.
  • Faire un suivi rigoureux de toutes les livraisons
  • S’assurer que tous les dossiers d’achat des assets et les dossiers de passation des marchés soient archivés de manière ordonnée et facilement retrouvable
  • Aider à identifier tous les achats qui nécessitent un contrat cadre
GESTION DES EQUIPES
  • Participer à l’élaboration des plans d’actions individuels du procurement assistant
  • Réaliser l’évaluation du personnel sous sa supervision et identifier les besoins de formation ;
  • Participer au recrutement du personnel supervisé
SUPERVISION ET COLLABORATION
  • Responsabilité de Supervision : Ce poste supervise le procurement assistant
  • Rapporte directement au : supply chain manager
  • Collabore avec : tout le reste de l’équipe des achats et l’équipe logistique et les responsables des programmes.
Qualifications
  • Être détenteur au moins d’un diplôme minimum Bac + 3 ans en logistique ou en gestion des approvisionnement/ passation de marche
  • Avoir au moins 3 ans d’expérience de travail avec une organisation internationale à un poste similaire. 
  • Avoir des bonnes connaissances en procédures de gestion des achats en particulier dans les ONG Internationales.
  • Avoir des aptitudes à communiquer aisément en Français. La connaissance de l’anglais serait un atout.
  • Avoir une grande autonomie, une bonne capacité d’organisation et un bon esprit de travail en équipe.
  • Solides compétences organisationnelles ; aptitude à interagir efficacement avec le personnel international et national.
  • Une capacité démontrée à exécuter plusieurs tâches et à transformer l'information en action afin de ne pas retarder les activités du programme.
  • Une compréhension claire de l'éthique des achats et de la conformité des donateurs est essentielle.
FACTEURS DE SUCCES
Le /la procurement officer est consciencieux et possède un excellent sens du jugement. Il / elle a la capacité de travailler simultanément sur plusieurs tâches et une volonté et une capacité de travailler efficacement avec une grande variété de personnes. Il/elle a la capacité de travailler en équipe et  ce avec le personnel des projets/programmes
EXIGENCES RELATIVES A L'ORDINATEUR :
Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

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