Informations sur l'emploi
Titre du Poste: 02 Postes
Niveau Requis : Licence
Année d'Expérience Requise : 2 ans
Lieu du Travail: Burkina Faso
Description de l'emploi
Créée en 1993, ACTED est une organisation non gouvernementale internationale. Elle poursuit un double mandat de réponses d’urgence et de développement et intervient dans 40 pays profondément affectés par des conflits, catastrophes naturelles et/ou vulnérabilités socio-économiques. 7000 employés nationaux et 400 employés internationaux collaborent et permettent à ACTED de mettre en œuvre 500 projets par an avec des activités atteignant plus de 20 millions de bénéficiaires dans des zones difficiles d’accès.
Poste 1: Chargé de terrain REACH
Termes de Référence
Base: Ouagadougou avec déplacements potentiels ou réaffectation possible
DESCRIPTION DU POSTE
Le Chargé de Terrain est responsable de soutenir la bonne mise en œuvre des enquêtes REACH sous la supervision du chargé d’évaluation, sur le projet d’évaluation multisectorielle des besoins. Ce projet consiste à collecter de façon annuelle des données sur les besoins multisectoriels des ménages de l’ensemble du territoire burkinabé, pour les groupes de population déplacées et non déplacées. Compte tenu de la dimension nationale de l’évaluation il est possible que le chargé de terrain effectue des missions en région ou soit réaffecté sur une base le temps de la conduite des activités. Ces possibilités seront discutées avec les candidats au moment des entretiens.
CHAINE DE COMMANDEMENT
Sous l’autorité de : Chargé d’évaluation REACH
Responsable opérationnel de : Enquêteurs REACH
RELATIONS DE TRAVAIL
Relations internes :
– Chargés d’évaluation REACH
– Responsable des opérations REACH
– Chargés GIS REACH
– Chargés Base de données REACH
– Responsable de recherche REACH
– Départements support ACTED (logistique, finance,
ressources humaines et sécurité).
Relations externes:
– Partenaires humanitaires dans les régions du Burkina Faso
– Partenaires étatiques dans les régions du Burkina Faso
OBJECTIFS
Les fonctions primaires de ce poste relèvent notamment i) de la planification des enquêtes REACH ii) de leur mise en œuvre et iii) du soutien au suivi sur le contrôle qualité des enquêtes REACH.
I) Planification des enquêtes REACH
– Prévoir le recrutement d’enquêteurs et organiser leur formation ;
– Soutenir le Responsable des opérations dans la planification des enquêtes : identification des zones accessibles et non accessibles, définition d’un itinéraire de collecte sur base de cibles à atteindre, planification de déplacements hors base au besoin, etc. ;
– Assurer le soutien logistique et financier pour la formation des enquêteurs et la planification de la collecte de données (inclue la planification des déplacements hors-base) ;
– Contribuer à la préparation et au test du questionnaire sur les plateformes digitales (Kobo, ODK) – y compris sur des efforts de traduction en langue locale au besoin ;
– Soutenir l’identification de partenaires pour la mise en œuvre des enquêtes.
ii) Mise en œuvre des enquêtes
– Prendre en charge la gestion opérationnelle et administrative des enquêteurs sur le terrain ;
– Assurer un suivi régulier des activités d’enquêtes (progrès, barrières) ;
– Soutenir les équipes d’ACTED pour les aspects logistiques, sécuritaires et financiers liés aux enquêtes ;
– Produire et envoyer un rapport hebdomadaire.
iii) Soutien au suivi sur le contrôle qualité des enquêtes REACH;
– Effectuer en étroite collaboration avec le chargé de bases de données les exercices de vérification et nettoyage des données;
– Effectuer avec les enquêteurs les appels de vérification en cas de besoin de clarification.
iv) Représentation externe de REACH
– Assurer une communication régulière avec les autorités locales ;
– En lien avec la Responsable de recherche, engager une participation au sein des groupes de travail et réunions « clusters humanitaires » régionales et assurer la documentation de ces réunions.
COMPETENCES SOUHAITEES
• Diplôme d’études supérieurs niveau licence ;
• Au moins deux ans d’expérience liés à la logistique, les programmes et/ou le suivi et évaluation au sein d’une structure non-lucrative ;
• Expérience confirmée dans des rôles de soutien à la mise en œuvre de programmes (ministère, ONGs, Banque Mondiale, Nations Unis) ;
• Excellentes connaissances les logiciels de bureau Microsoft (Outlook, Word, Excel et Powerpoint) ;
• Connaissances d’outils de collecte de données désirable (Kobo, ODK Collect, ONA) ;
• Excellentes capacités de prise initiative et d’identification de solutions ;
• Excellentes capacités relationnelles ;
• Excellentes capacités de planification logistique ;
• Professionnalisme ;
• Très bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;
• Maîtrise de langues locales désirée.
Connaissance en informatique : Outlook, Word, Excel et Powerpoint
Date limite de dépôt de candidatures
Mercredi 1er mars 2023 à 17H30
Poste 2: Chargé de la logistique (base)
MANDAT
MISSION
Le chargé de la logistique travaille sous la supervision directe du responsable de base et a des liens fonctionnels avec le responsable logistique Pays. Il est responsable de l’acquisition, de l’approvisionnement, de la maintenance et du transport des équipements, des installations et du personnel du bureau de la base, conformément aux directives d’ACTED.
RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité de :
– Responsable de base
– Reporte techniquement au Responsable Logistique Pays
Responsable technique de :
– Assistant Logistique base – Assistant Logistique en Gestion de Stocks et Actif base
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes :
– Responsable Logistique pays
– Charge de logistique en capital
– Chefs de projet
– Autres départements
Relations extérieures :
– Prestataires de service
FONCTIONS
1. Gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement
1.1. Approvisionnement local (scénarios A, B et C)
– Assurer la conformité globale aux procédures d’achats d’ACTED ;
– Suivre les achats pour la zone d’opération (scénario A, B, C) ;
– Valider les contrats d’achat / services en scénario C, ainsi que la coordination ;
– Superviser le suivi informatisé de tous les achats par le biais du Suivi des commandes ;
– Renforcer les procédures actuelles et la qualité du contrôle interne d’ACTED, sur la base des directives d’ACTED, des exigences des donateurs et des résultats des audits internes et externes ;
– Gérer la chaîne d’approvisionnement de la base, de la réception du bon de commande à la livraison finale (Waybill).
1.2. Approvisionnement national (Scénarios C, D et E)
– Assurer la conformité globale aux procédures d’achat d’ACTED ;
– Combiner tous les bons de commande et les exigences lorsque cela est nécessaire pour le responsable de base / responsable logistique pays ;
– Se tenir informé de l’état de l’approvisionnement et de la chaîne logistique, de la réception du bon de commande à la livraison finale (Waybill).
1.3. Coordination de l’approvisionnement
– Informer en temps utile le demandeur de l’état des commandes (en attente, achetées, livrées…) ;
– Assurer la circulation de l’information avec les autres départements et sous-bases jusqu’à la livraison finale ;
– Mettre à jour les derniers résultats des achats et envoyer le document de suivi des commandes au Responsable Logistique Pays.
2. Gestion des stocks
2.1. Contrôle physique
– Faire le suivi de tous les stocks dans le bureau et les entrepôts par l’intermédiaire des agents de la logistique et des assistants/superviseurs des stocks ;
– Superviser la sécurité des stocks et du matériel ;
– – Contrôler régulièrement la gestion des stocks et assurer le suivi avec les assistants / superviseurs des stocks ;
– Doit rester au courant de tous les mouvements de stock / matériaux entre les entrepôts.
2.2. Procédure de documentation
– Assurer la conformité globale avec les procédures de gestion des stocks d’ACTED ;
– Contrôler le classement des documents dans les délais (à la réception, les retards ne sont pas acceptés) ;
– Superviser le suivi informatisé de toutes les livraisons et des rapports de livraison des stocks ;
– Transmettre toute la documentation appropriée concernant le processus global de livraison et de stock au Responsable de base / Responsable logistique pays ;
– Consolider toutes les données des entrepôts concernant les stocks et les inventaires, à consolider pour le Responsable ;
– Logistique du pays sur une base mensuelle : Liste de contrôle de la qualité, bons de réception, rapports de livraison et rapport de stock.
3. Gestion des actifs et des biens (y compris les locaux)
– Assurer la conformité globale aux procédures de gestion des actifs, des biens et des locaux ;
– Superviser la sécurité et l’utilisation efficace de tous les biens et propriétés d’ACTED dans le bureau ;
– Vérifier et diriger l’entretien et les réparations des actifs et des propriétés en temps opportun ;
– Evaluer les besoins en équipements et locaux supplémentaires et obtenir l’autorisation du Responsable de base / Responsable Logistique Pays ;
– Vérifier régulièrement la documentation sur les biens (carte de biens, carte d’entretien/réparation, suivi mensuel des équipements) ;
– Contrôle que le dossier des actifs est mis à jour avec tous les documents nécessaires (pièces justificatives, manuels techniques, documents de réparation et d’entretien) ;
– Contrôler que les étiquettes et l’identification des actifs sont claires pour tous les équipements conservés dans les bases de sa zone ;
– Contrôler et consolider au niveau de la base le rapport de suivi mensuel des équipements, qui doit être envoyé au Responsable Logistique pays / Responsable de base sur une base mensuelle.
4. Gestion de la livraison (transport)
4.1. Transport du personnel
– Responsable de la mise à disposition des véhicules sur demande des équipes programme ;
– Contrôler la bonne utilisation des véhicules pour tout le personnel d’ACTED ;
– Préparer les contrats de service pour les véhicules et camions loués sur la base.
4.2. Transport de matériel
– Gérer la bonne utilisation des véhicules pour toutes les demandes de programme ou les transferts de matériel entre les bases ;
– Gérer la livraison des stocks et des fournitures ACTED aux entrepôts appropriés en conséquence ;
– Contrôler et sécuriser les contrats de service avec les fournisseurs de véhicules et de camions loués ;
4.3. Gestion du parc de véhicules et du carburant
– Rendre compte du respect global des procédures de livraison et de gestion de la flotte (Rapport mensuel de transport / consommation de carburant) ;
– Gérer et contrôler les coûts de fonctionnement du parc de la base (carburant, entretien et réparations), y compris les groupes électrogènes ;
– Assurer que tous les véhicules soient en règle et possède le package minimum sécurité ;
– Préparer les contrats de service de location de véhicules ;
– Contrôler toute la documentation relative aux véhicules (Assurance, carnets de bord, consommation de carburant…) ;
5. Gestion des télécommunications et des technologies de l’information
– Il rend compte de la conformité globale aux procédures de communication et d’informatique ;
– Gérer et assurer l’utilisation efficace de l’ensemble du système de télécommunication et de IT ;
– Gérer les coûts de télécommunications du bureau.
6. Gestion de la sécurité et de la sûreté
– Cette section ne doit pas affecter ses autres responsabilités mais consiste seulement en un soutien supplémentaire au travail du responsable de base.
– Partager toute information de sécurité reçue avec le Responsable de base ;
– S’assurer que les normes de sécurité et de sûreté du personnel d’ACTED (international et local) sont appropriées et correspondent à la sphère d’influence d’ACTED et au contexte des opérations ;
– Répondre aux recommandations du Responsable de base ;
– Assurer un haut niveau de sécurité pour tous les biens, propriétés et ressources d’ACTED ;
– Mettre à jour la liste des contacts d’urgence sur une base mensuelle et la partager avec l’ensemble du personnel.
7. Procédures et rapports
– Respecter toutes les exigences de reporting, en particulier les rapports mensuels
– Fournir un plan de travail logistique au responsable de base comprenant les informations suivantes :
– Le suivi de la commande ;
– Le rapport de suivi de l’équipement ;
– Le rapport de stock ;
– Le suivi de la consommation de carburant ;
– Le suivi des principaux achats (Statut dans le processus de la chaîne d’approvisionnement) ;
– Résumer les livraisons attendues de tout fournisseur aux entrepôts ;
– Identifier les priorités du département logistique global ;
– Exécuter toute autre tâche en lien avec ses compétences demandées par le supérieur hiérarchique.
INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE
– Priorisation des BDC et respect des délais de livraison ;
– Optimiser les coûts d’achats des items en maitrisant le prix du marché ;
– Bonne rédaction des dossiers d’achat en respectant les procédures logistiques ;
– Montage des dossiers d’achats tout en respectant tables d’allocations et plans d’achats ;
– Bon suivi des dossiers d’achats auprès des autres départements ;
– Archiver tous les dossiers d’achats traites dans un classeur spécifique.
COMPETENCES REQUISES:
– Diplôme d’études supérieurs niveau baccalauréat + 3 en logistique ;
– Expérience dans une position similaire ;
– Expérience dans l’humanitaire ou le développement serait un atout ;
– Compétences bureautiques, en particulier Word et Excel ;
– Rigueur ;
– Sens de l’organisation ;
– Capacité à travailler indépendamment et en travail d’équipe ;
– Capacité à travailler efficacement dans un environnement parfois stressant et rapide ;
– Expérience de travail dans un environnement multiculturel.
Connaissance en informatique: Word et Excel
Date limite de dépôt de candidatures
Mardi 28 février 2023 à 17H30
