UMO Burkina Recherche UN(E) RESPONSABLE DES ACQUISITIONS (H/F) pour le compte de LuxDev
Ouagadougou
23/02/2023 - 17:48
Annonceur
UMO Burkina
Professionnel
+22625666408
UMO Burkina Recherche pour le compte de LuxDev UN(E) RESPONSABLE DES ACQUISITIONS (H/F) Description
La présente annonce concerne le recrutement d’un(e) responsable des acquisitions qui sera chargé(e) de la gestion des activités mises en œuvre et de suivi des Acquisitions, des processus de formulation et d’exécution. Le responsable acquisitions est le responsable de l’unité Acquisitions de la Cellule d’appui mutualisée. Cette unité a un rôle de production en appui aux projets et programmes dans le processus « Acquisitions » et dans le traitement des demandes d’avis de non-objection (ANO) prévues pour les « Accords de partenaires opérationnels » du processus « Exécution ». Il/elle a également un rôle de contrôle dans les processus cités. Il devra s’assurer que tout sera exécuté dans le respect de la réglementation choisie et des clauses (prescriptions, délais d’exécution, conformité des facturations). Il/elle devra rapporter hiérarchiquement au responsable administratif et financier, fonctionnellement au chargé de programmes, encadrer l’(les) assistant(es) acquisitions, collaborer avec les unités Accords de Partenariat Opérationnel (APO) et Administration, Finances et Ressources humaines de la CAM, collaborer régulièrement avec les chargés des opérations (CO) et l’Assistant technique national infrastructures (ATNI) des projets et programmes et avec les équipes techniques des projets et programmes. Ce poste exige également des déplacements dans le pays et à l’étranger auprès des autres structures suivies par l’employeur, ainsi qu’auprès des partenaires.
MISSIONS PRINCIPALES Passation des marchés (PDM)
Consolider le plan annuel d’acquisition en concertation avec les projets et programmes,
Assurer la rédaction des mémos et notes explicatives à l’attention des responsables des projets et programmes afin de lister les recommandations et/ou réserves émises par la CAM,
Coordonner et effectuer les instructions de dossiers d’acquisition de biens, services et travaux,
Appuyer, superviser et encadrer l’(les) assistant(es) acquisitions et les équipes des projets/programmes dans la préparation des appels d’offres et des documents contractuels (exécution en régie LuxDev) ou leur vérification,
Élaborer les dossiers d’appels à concurrence et/ou contrôler et vérifier leur conformité,
Assurer au besoin la représentation de la CAM aux comités d’ouverture et d’évaluation
Appuyer l’élaboration des différents rapports d’ouverture et d’évaluation des offres
Contrôler et vérifier la conformité des rapports d’ouverture et d’évaluation des offres
Vérifier les contrats et avenants avant signature, vérifier les différents certificats de validation, d’autorisation (lancement, attribution, avenant, annulation) avant de les faire suivre aux personnes autorisées pour validation, autorisation et signature
Suivre l’application des DAO-Verts et assurer l’organisation des informations concernant leur application de manière générale, assurer le suivi des différentes étapes de passation de marchés
Contrôle et suivi des marchés et ententes contractuelles
Assurer l’existence et les conformités des garanties bancaires avant approbation
Assurer la vérification des paiements de tous les marchés soumis à la CAM en relation avec le respect des clauses contractuelles et garanties
Vérifier la conformité des procès-verbaux de réception provisoire, réception définitive, et des certificats de bonne exécution
Vérifier les différents certificats d’autorisation d’avenants avant de les faire suivre aux personnes autorisées pour autorisation et signature
Accompagner l’exécution des contrats avec le maître d’ouvrage et la surveillance et participer aux réunions et discussions techniques
Assurer le suivi administratif et financier des marchés dans toutes ses phases, visant à assurer le respect du délai d’exécution et l’accomplissement de l’engagement contractuel
Assurer le contrôle périodique interne auprès de la CAM et des projets et programmes sur le respect des processus et procédures de passation des marchés
Assister les responsables des projets et programmes, ainsi que de la CAM sur l’utilisation des procédures de PDM
Agir en conseiller pour toute question relevant des procédures de PDM, coordonner et réaliser des séances de formation en matière de PDM, suivre l’évolution des différents processus et procédures utilisés, donner son avis sur les procédures et documents à améliorer/adapter
Concevoir, préparer et maintenir à jour les différents tableaux statistiques requis pour le suivi détaillé des activités (suivi DAO, suivi des marchés, suivi garanties...)
Contrôler la codification des marchés dans le système de l’agence, ainsi que dans les bases locales
Vérifier le bon classement et archivage physique et électronique des dossiers de PDM ;
exécuter toute autre tâche que lui confient ses supérieurs, en rapport avec sa fonction et ses compétences
Accords de partenariats opérationnels (APO)
Analyser les capacités des partenaires opérationnels en matière de passation de marché, en particulier analyser leurs procédures de passation de marché
Participer à la préparation et à la finalisation des accords de partenariats
S’assurer de l’encodage correct et régulier dans le système de l’agence (ou les bases locales) de gestion des marchés pour les demandes d’avis de non-objection,
Assurer l’analyse des différents documents administratifs relatifs aux marchés prévus par les
APO, faire la vérification de mise en concurrence des opérateurs sur un pied d’égalité)
Vérification des certificats ANO pour lancement, attribution, avenants, annulation, avant de les faire suivre aux personnes autorisées pour autorisation et signature ;
Analyser les points de faiblesse des partenaires dans la passation des marchés inscrits dans les accords et préparer des sessions de formation qui permettront d’améliorer leurs compétences.
Exécuter toute autre tâche que lui confient ses supérieurs, en rapport avec sa fonction et ses compétences
PROFIL REQUIS
Avoir un diplôme universitaire Bac +4/ ou 5 en (Économie, juridique, sociologue, agronome, ingénierie, passation des marchés et/ou un des quatre secteurs d’activité prioritaires de LuxDev) (obligatoire)
Avoir une expérience antérieure en gestion de projets ou dans une fonction similaire, dont au moins trois ans dans un pays en développement (souhaitée)
Avoir une expérience de 5 ans dans une fonction à responsabilité en lien avec les PCA publics ou privés (Biens, Services ou Travaux) (obligatoire)
Avoir une connaissance et compréhension poussée du processus PCA de LuxDev
Avoir des compétences en Informatique, logiciel de gestion de projets, Microsoft Office
Avoir un esprit d’analyse, de synthèse, d’initiative, d’organisation et de planification
Être rigoureux, avoir le sens du détail et savoir travailler en équipe
Le poste est prévu pour une durée de 12 mois renouvelable et est basé à Ouagadougou avec une possibilité de déplacement
