Contexte de l'organisation
Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale
internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en matière de sécurité en établissant des
plateformes de coordination de la sécurité dans des contextes insécurisés. INSO fournit aux ONG inscrites une
gamme de services gratuits à ses partenaires, notamment le suivi des incidents en temps réel, les rapports
analytiques, les données et la cartographie liées à la sécurité, le soutien dans la gestion de crise, les orientations
du personnel et la formation.
INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1 000 ONG dans 16 des pays les plus insécurisés au monde.
INSO est enregistrée aux Pays-Bas avec son siège global à La Haye, la ville internationale de la paix et de la justice.
La mission Burkina Faso
INSO Burkina Faso a démarré en 2018 et soutient actuellement +170 partenaires. Notre bureau national se
trouve à Ouagadougou avec des bureaux régionaux à Dori, Fada N'gourma, Bobo Dioulasso et une antenne à
Ouahigouya. La détérioration du contexte sécuritaire au Burkina Faso limite la capacité des ONG à fournir des
services en toute sécurité dans un contexte d’expansion rapide du conflit, qui cause un grand nombre de
victimes civiles et de déplacés. Travailler avec INSO Burkina Faso vous offrira une opportunité unique d'avoir un
impact direct et pratique sur les lignes de front de la sécurité humanitaire dans une crise aux multiples facettes
et aux dynamiques régionales complexes.
Nous recherchons une personne expérimentée pour rejoindre notre équipe en tant que Logistics Assistant basé
à Ouagadougou.
Aperçu du poste:
Sous l’autorité hiérarchique du Operations Officer, le/la Logistics Assistant a pour mission de : gérer les achats,
le parc véhicules, le parc équipements, les actifs, les stocks… ainsi que de superviser le personnel sous sa
responsabilité
Principales fonctions et responsabilités
1. Mission 1: Gestion des achats
• Obtenir les autorisations appropriées pour les achats auprès des managers en fonction de leur limite
d’autorisation
• Obtenir les cotations auprès des fournisseurs pour les achats de biens ou d’équipements
• Participer au comité de sélection lors des procédures d’achat
• Justifier les avances d’espèces obtenues auprès du chargé des finances, immédiatement après avoir
effectué ses achats, ou au plus tard à la fin de la semaine
• Solder l’intégralité des avances d’espèces obtenues avant la fin de la clôture comptable mensuelle
• Soumettre l’intégralité des pièces justificatives au chargé des finances, afin de lui permettre de
préparer les paiements par chèque ou transferts bancaires dans les meilleurs délais
• Démontrer ses talents de négociateur avec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison,
qualité, garantie, etc...
• Soutenir en cas de besoin les achats des bureaux régionaux et organiser la livraison du matériel
demandé
• Mettre à jour quotidiennement le suivi des achats
• Evaluer et anticiper de manière pro-active avec le Operations Officer et les responsables de
département les besoins
• Mettre à jour la liste des fournisseurs du bureau, et consolider la liste pays
• Organiser de façon cohérente et rigoureuse l’archivage de tous les dossiers d’achats
2. Mission 2 : Gestion du parc véhicules
• S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
• Vérifier, de manière régulière, la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
• Préparer chaque semaine la demande d’achat de carburant
• Suivre la consolidation des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des
véhicules
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
• Effectuer le suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules
• Préparer le rapport mensuel de suivi des véhicules et consolider le rapport pays
• Soutenir l’Operations Officer en cas de besoin dans le suivi des mouvements et l’attribution des
véhicule
3. Mission 3 : Gestion du parc équipements lourds
• Veiller au fonctionnement efficace des installations et équipements grâce à des contrôles réguliers
• Assurer les contrôles périodiques requis pour les générateurs
• Veiller à ce que la capacité des générateurs soit maintenue, non surchargée et prendre, si nécessaire,
les mesures correctives
• Tenir informer l’Operations Officer et l’Operations Manager des contrôles effectués sur les
installations et équipements, y compris les réparations et entretiens nécessaires
• S'assurer que le personnel résidant dans les maisons d’INSO soient informés à l'avance des réparations
et entretiens à venir
• Préparer la demande d’achat de carburant avant l’atteinte du seuil de stock critique
• Veiller à la sécurité du stockage et l'utilisation efficace et efficiente du carburant des véhicules et
générateurs
• Contrôler sur une base hebdomadaire que les fiches de suivi de carburant soient remplies
correctement
• Préparer le rapport mensuel de suivi des générateurs et consolider le rapport pays.
4. Mission 4 : Gestion des actifs
• Maintenir à jour la liste des actifs du bureau de Ouaga dans les formats standards appropriés
• Assigner un numéro de référencement à chaque nouvel actif durable
• Préparer les fiches d’allocation des actifs au personnel INSO
• Organiser le retour des actifs du personnel INSO en fin de contrat
• Mettre à jour la liste des actifs lorsque ces derniers sont achetés ou éliminés
• Assurer l’inventaire physique des actifs du bureau et maisons, sur une base trimestrielle
• Veiller à ce que tous les mouvements d’actifs soient supportés par la documentation requise
• Maintenir et organiser de façon cohérente l’archivage papier et électronique des documents relatifs
aux actifs (fiche d’allocation, garanties, documents d’élimination ou de vente
5. Mission 5 : Gestion des stocks
• Assurer l’inventaire complet et détaillé de chaque pièce des bureaux et guest house
• Mettre à jour le suivi des consommable des bureaux et guest house
• Veiller à ce que tous les mouvements de stocks soient supportés par une documentation requise
• Préparer la demande d’achat tous les 3 mois pour reconstituer les stocks de fournitures en lien avec
l’intendant et l’Operations Officer
• Veillez à la sécurité du stockage et à une distribution efficiente et efficace des biens INSO…
6. Mission 6 : Gestion des ressources humaines
• Organiser la planification des rotations des gardiens, les remplacements en cas d’absence, ou jours
fériés en collaboration avec le chef gardien.
• Vérifier que le personnel sous sa responsabilité assure de manière générale, les tâches qui ont été
définies dans leur description de poste
• Informer le Operations Officer des difficultés avec le personnel sous sa responsabilité et en cas de
manque de performance
• Organiser la planification des congés du personnel sous sa responsabilité et les remplacements
• Veiller, sur une base hebdomadaire, à ce que le personnel sous sa responsabilité ait les équipements
requis et préparer un formulaire de demande si cela est nécessaire
• Participer au processus de recrutement des gardes
• Evaluer le personnel sous sa responsabilité
7. Mission 7 : Divers
• Assister le département Administratif dans tous les processus logistiques pour l’obtention des visas,
permis et autres documents nécessaire pour le personnel international
• Assurer l’organisation des voyages et l'arrangement de l’hébergement à/de Ouaga pour le personnel
INSO et/ou leurs invités
• Travaille au bon déroulement des relations entre les services support et programme de la mission
• A la demande de son supérieur et/ou responsable du département, pour le bien de la mission,
l’assistant logistique sera amené(e) à réaliser d’autres tâches non-décrites dans ce document
• Fait preuve d’une grande rigueur, de confidentialité et d’honnêteté dans son travail. Il/elle ne pourra
divulguer les informations personnelles ou stratégiques de la mission sans en demander l’autorisation
explicite de son supérieur
Exigences du poste
• Avoir un bac+3 minimum en administration, logistique ou similaire avec 2 ans d’expérience ou plus
dans une ONG Internationale de préférence,
• Connaissance avérée en matière de processus administratif et logistique,
• Excellente capacité écrite et orale de la langue française, la connaissance de l’anglais est un plus
• Sens pratique, honnête et sérieux.
• Avoir de la rigueur, être disponibilité et dynamique
• Avoir le sens de la réactivité et de prise d’initiatives
• Avoir le sens de l’organisation et de gestion de temps.
• Volonté à s’investir dans son temps de travail
• Maitrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook...)
• Connaissance des différents corps de métier indispensables au fonctionnement d’une base
opérationnelle
• Capacité de travailler en autonomie
Termes et Conditions
Contrat de Travail de 09 mois renouvelable avec un démarrage prévu pour le 3 avril 2023, package salarial
compétitif, 2,5 jours de congé annuel par mois, assurance santé.
Politique de protection et recrutement
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux
potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code
de conduite et de notre politique de prévention et protection tout au long du processus de recrutement.
Comment postuler
Pour postuler, merci d’envoyer les documents ci-dessous à jobs@bfa.ngosafety.org avec la référence « INSOBFA-LOG-ASSIST » en objet du mail :
• Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les
caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (1 page
maximum) ;
• CV à jour comportant trois personnes ressources (3 pages maximum).
Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour
votre candidature.
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Toutes les candidatures incomplètes seront
automatiquement écartées. INSO se réserve le droit de clôturer le poste par anticipation si un(e) candidat(e)
correspondant au poste est retenu(e).
Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler.
INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux
différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre)
