AVIS DE RECRUTEMENT POUR 01 ASSISTANT.E RESSOURCES HUMAINES (Ouagadougou/Burkina Faso)
Clôture des candidatures: 10/01/2023
Début du contrat souhaité: 01/03/2023
Contexte de l’organisation
Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en matière de sécurité en établissant des plateformes de coordination de la sécurité dans des contextes insécurisés. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits à ses partenaires, notamment le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à la sécurité, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et la formation.
INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1 000 ONG dans 16 des pays les plus insécurisés au monde.
INSO est enregistrée aux Pays-Bas avec son siège global à La Haye, la ville internationale de la paix et de la justice.
La mission Burkina Faso:
INSO Burkina Faso a démarré en 2018 et fournit des services pour améliorer l’acheminement de l’aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel des ONG nationales et internationales qui fournissent une aide humanitaire et d’urgence.
Nous recherchons une personne expérimentée pour rejoindre notre équipe en tant que Assistant.e Ressources Humaines basée à Ouagadougou.
Aperçu du poste:
Sous la supervision directe de l’Operations Officer, l’Assistant.e Ressources Humaines participera à la gestion des ressources humaines et de l’administration au niveau du pays, avec l’appui technique de l’Operations Officer. Elle accompagnera les administrateurs des bases INSO au Burkina Faso.
Mission1: Gestion des Ressources Humaines
Mise en œuvre de la politique RH nationale
• Participe au développement de la politique RH nationales
• Participe à la définition et suivre l’application de la politique RH et de protection sociale du pays
• Effectue des présentations lors de la mise en œuvre de nouvelles politiques et des rappels lorsque pertinent et/ou nécessaire
• Est force de proposition pour l’amélioration des conditions de travail des employés
• Participe à la refonte de la grille de salaire si nécessaire (benchmark, suivi du panier de la ménagère...)
• S’assure du respect des procédures RH au niveau du pays
• Se tient informé.e de tous les textes et toutes les évolutions liées au droit du travail, à l’emploi en général, à la formation du personnel.
Profils de poste
• S’assure que chaque employé de INSO dispose d’un Profil de Poste cohérent avec le poste occupé ;
• Participe à la mise à jour des profils de poste ;
• Archive (physiquement et électroniquement) et met à disposition des managers les profils de poste de la mission ;
• Informe/alerte le manager si des profils de poste sont manquants.
Recrutement
• Met en forme et diffuse les offres d’emploi via les canaux appropriés (journaux, internet...) ;
• Assure l’extraction et le partage des CV de manière pro-active et organisée ;
• En charge de l’organisation de la convocation des candidats pour les tests écrits et les entretiens ;
• Participe aux entretiens oraux en ligne et/ou en présentiel des candidats ;
• Finalise le processus du recrutement par l’édition des PV et la proposition de l’offre d’emploi au candidat retenu.
Contrats
• S’assure que chaque employé d’INSO a un contrat à jour et respectant le droit du travail ;
• S’assure de la validation par l’administration (inspection du travail, médecin du travail) des contrats de travail ;
• S’assure que les dossiers du personnel sont complets ;
• Responsable de l’archivage physique et électronique des dossiers du personnel en temps réel ;
• Accueille les nouveaux employés et élabore le plan de briefing des nouveaux arrivants (avec la participation des managers) ;
• Assure la réunion d’orientation RH pour chaque nouvel employé afin de faciliter son induction ;
• S’assure que chaque employé à un badge de service et les équipements de travail nécessaire ;
• Prépare les contrats et avenants pour validation ;
• Alerte les managers sur les fins de contrat à venir trois (3) mois avant la fin des contrats ;
• S’assure que tous les documents d’embauche sont dument signés.
Payes
• En charge de la mise à jour de la DATA PAIE pour la mission;
• Réceptionne, contrôle, questionne et corrige les variables des salaires des staffs envoyées par les Administrateurs terrain ;
• S’assure que chaque employé soumet sa feuille de présence dans les délais impartis ;
• S’assure que tous les documents sont partagés et correctement archivés pour la préparation de la paie ;
• Prépare la paye et la soumet à l’Opération Officer et Manager pour validation ;
• Avec le département des Finances, organise et prépare la paye & les virements
• S’assure de l’édition des bulletins de payes et de leur signature.
Congés
• Réalise le suivi des congés payés des employés de la mission (selon les règles de la mission) ;
• S’assure d’une prise de CP régulière par tous les employés ;
• S’assure de la documentation des congés.
Evaluations
• S’assure de réceptionner et d’archiver les PoR (Performance Objectives Record) de début de contrat ;
• En lien avec l’Operations Officer et Manager, vérifie la planification les évaluations intérimaires et annuelles ;
• S’assure que les employés sortants effectuent un PoR de fin de contrat.
Fins de contrat
• Calcule et édite les Soldes de tout Compte (STC) (idéalement avec le dernier salaire, au plus tard 8 jours après le départ de l’employé) ;
• S’assure avec le/la Responsable Finance que les employés en fin de contrat quittent INSO libres de dettes envers l’organisation ;
• Récupère le badge et le matériel INSO en lien avec la logistique ;
• Edite les certificats de travail et les met à la signature du Directeur ;
• S’assure que tous les documents nécessaires sont édités et dument signés lors des fins de contrat ;
• Archive séparément les dossiers des ex-employés.
Mission 2: Administration
Assurance santé
• S’assure de l’insertion de chaque employé dans le contrat d’assurance santé selon sa date d’entrée dans l’organisation ;
• Point focal INSO pour l’assurance santé ;
• Participe au processus de revue et de sélection de l’assurance santé lorsque pertinent.
Légal
• Prépare les déclarations des taxes et cotisations et s’assure que les paiements sont effectués aux organismes concernés ;
• Effectue les démarches nécessaires auprès des autorités en cas de besoin (déclarations du personnel, dépôts de documents, inspection du travail...) ;
• S’assure de communiquer avec l’OST (organisation de la Santé des Travailleurs) et les employés pour les visites médicales annuelles, les visites médicales d’embauches, les visites du bureau.
Field Monitors
• S’assure de la complétude des dossiers des Fields Monitors avec l’appui des administrateurs base ;
• En charge de la préparation et du suivi des contrats des Field Monitors.
Gestion des données
• En coordination avec l’Operations Officer et l’Operations Manager, participe à la mise à jour du logiciel RH en ligne avant le 05 de chaque mois ;
• Met à jour les tableaux de suivi à la fin de chaque mois (Data paie, National Staff Data Base, Suivi Data RH, organigramme, trombinoscope...).
Communication
• Assure de manière pro-active la communication liée aux Ressources Humaines avec l’ensemble de la mission telle que nouveaux arrivants, départs, jours fériés, note de services, évènement sociaux... ;
• Communique avec son/sa responsable hiérarchique en temps réel toute information pertinente quant au personnel INSO ;
• Point focal Covid-19 lorsque nécessaire.
Mission 3: Divers
• En charge de l’archivage physique et électronique en temps réel de tous les documents liés au personnel, aux Field Monitors et à l’Administration ;
• Travaille au bon déroulement des relations entre les services support et programme de la mission ;
• Contribue à créer un climat de travail harmonieux et serein ;
• Assure une communication écrite régulière et rigoureuse à l’Operations Officer et Operations Manager sur l’avancement des activités et les problèmes rencontrés ;
• A la demande de son supérieur et/ou responsable du département, pour le bien de la mission, le/la HR Assistant sera amené(e) à réaliser d’autres tâches non-décrites dans ce document ;
• Fait preuve d’une grande rigueur, de confidentialité et d’honnêteté dans son travail. Il/elle ne pourra divulguer les informations personnelles ou stratégiques de la mission sans en demander l’autorisation explicite de son supérieur ;
• Participe aux audits liés aux ressources humaines et à l’administration.
Exigences du poste :
• Bac+2 minimum en Administration ou Gestion des ressources humaines ;
• Expérience en ONG ;
• Excellente capacité écrite et orale de la langue française ;
• Compétences avérées en matière de politiques de la loi burkinabè du travail ;
• Intérêt pour la formation professionnelle ;
• Excellentes aptitudes relationnelles, gout pour le travail en équipe ;
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ;
• Capacité à représenter INSO ;
• Sens pratique, honnête et sérieux ;
• Avoir de la rigueur, être disponibilité et dynamique ;
• Avoir le sens de la réactivité et de prise d’initiatives ;
• Avoir le sens de l’organisation et de gestion de temps ;
• Volonté à s’investir dans son temps de travail ;
• Engagement humanitaire et pour le soutien aux partenaires ONG.
Termes et Conditions
Contrat de Travail de 10 mois renouvelable avec un démarrage prévu pour le 01mars2023,package salarial compétitif, 2,5 jours de congé annuel par mois, assurance santé.
Politique de sauvegarde d’INSO :
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.
À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées :
➢Toute offre d'emploi sera conditionnée à la réception d'au moins deux références professionnelles satisfaisantes;
➢INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l'emploi ou des changements fréquents d'emploi et d’adresse ;
➢Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
➢Le candidat retenu devra fournir une preuve d'identité valide (passeport, carte d'identité);
➢Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
➢Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d'emploi.
Comment envoyer votre candidature
Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse
jobs@bfa.ngosafety.org avec la référence «INSO BFA-HR Assistant» en objet du mail:
➢Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum);
➢CV à jour comportant trois personnes ressources (3 pages maximum).
Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, ...) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées. INSO se réserve le droit de clôturer le poste par anticipation si un(e) candidat(e) correspondant au poste est retenu(e).
