AVIS DE RECRUTEMENT POUR (01) OPERATIONS OFFICER (Ouagadougou/Burkina Faso)
Clôture des candidatures: 10/01/2023
Début du contrat souhaité: 01/03/2023
Contexte de l’organisation
Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en matière de sécurité en établissant des plateformes de coordination de la sécurité dans des contextes insécurisés. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits à ses partenaires, notamment le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à la sécurité, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et la formation.
INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1 000 ONG dans 16 des pays les plus insécurisés au monde.
INSO est enregistrée aux Pays-Bas avec son siège global à La Haye, la ville internationale de la paix et de la justice.
La mission Burkina Faso:
INSO Burkina Faso a démarré en 2018 et fournit des services pour améliorer l’acheminement de l’aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel des ONG nationales et internationales qui fournissent une aide humanitaire et d’urgence.
Nous recherchons une personne expérimentée pour rejoindre notre équipe en tant que Operations Officer basée à Ouagadougou.
Aperçu du poste :
Ce poste a la charge de la mise en œuvre des fonctions Ressources Humaines, logistiques, achats et administration. L’Operations Officer accompagnera également les administrateurs des bases INSO au Burkina Faso. L’Operations Officer aura 11 personnes sous sa responsabilité supervision directe +20 personnes sous sa responsabilité fonctionnelle.
Mission 1: Logistique
Achat
• Responsable de la mise en place et de son respect strict des procédures d’achat et de logistique (à la fois internes et celles des bailleurs) ;
• Responsable du suivi et de la mise à jour à jour des dossiers d’achat ;
• Responsable de la mise en œuvre et du suivi des contrats et accords-cadres avec les fournisseurs et prestataires de service ;
• Responsable du suivi du paiement des achat et de lasoumission de toutes les pièces justificatives au département finance ;
• Responsable du suivi de l’archivage physique et électronique des dossiers d’achats ;
• Fait preuve de talent de négociation avec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison, qualité, garantie, etc... ;
• Anticipe de manière pro-active les besoins du bureau et des Guesthouse ;
• Soutenir en cas de besoin les achats des bureaux régionaux et organiser la livraison du matériel demandé ;
• Participe aux enquêtes qualité prix sur les fournisseurs locaux et tiendra à jour le registre des fournisseurs ;
• Participe au renforcement de tous les dispositifs anti-fraude et anti-corruption.
Gestion de la flotte
• Responsable de la gestion de la flotte de véhicules, en coordination avec les besoins opérationnels ;
• Responsable du suivi des véhicules (administration, maintenance) ;
• En charge de la consolidation du suivi mensuel de la consommation de carburant ;
• Rapporte immédiatement tout problème de consommation de carburant ;
• Responsable du suivi de l’archivage physique et électronique de la documentation liée à la gestion de la flotte.
Gestion des équipements et des stocks
• Supervise la mise à jour du suivi des actifs et équipements :
• Assure un inventaire biannuel de l’ensemble des actifs et des équipements ;
• Supervise le suivi et maintenance des équipements lourds ;
• Responsable du bon fonctionnement des générateurs ;
• En charge de la consolidation du suivi mensuel des générateurs ;
• Rapporte immédiatement tout problème de consommation de carburant ;
• Supervise le suivi et la gestion des actifs (distribution, entretien, retour...) ;
• Anticipe les besoins de renouvellement des équipements ;
• Supervise le rapport et l’inventaire de stock mensuel (papeterie, produit d’entretiens, produits de consommation) ;
• Responsable du suivi de l’archivage physique et électronique de la documentation liées aux équipements (document d’achat, suivi d’entretien/réparation, suivi de distribution inventaire...).
Gestion des communications
• En charge des relations et du suivi contractuel et technique avec les compagnies de téléphonie et d’internet ;
• Responsable du suivi mensuel des coûts de communication.
Gestion des Ressource Humaines logistiques
• Supervise la mise en œuvre du planning des chauffeurs, gardiens et du personnel de maison, les remplacements en cas d’absence, ou jours fériés ;
• Assure la planification des activités et de la gestion des tâches du personnel sous sa responsabilité ;
• Vérifie que le personnel sous sa responsabilité assure de manière générale, les tâches qui ont été définies dans leur description de poste ;
• Informe l’Operations Manager des difficultés avec le personnel sous sa responsabilité et en cas de manque de performance ;
• Organise le suivi et la planification des congés du personnel sous sa responsabilité et les remplacements ;
• Veille, sur une base hebdomadaire, à ce que le personnel sous sa responsabilité ait les équipements requis et prépare un formulaire de demande si cela est nécessaire ;
• Participe au processus de recrutement lorsque pertinent ;
• Evalue le personnel sous sa responsabilité.
Mission 2: Administration
Gestion des locaux
• Participer à la recherche et sélection des bureaux, guest house ;
• Prépare les contrats de bail dans le pays et en assure le suivi ;
• Suit, avec le Finance Officer, les cautions versées ;
• Supervise le suivi maintenance, réparations des locaux ;
• Assure l’archivage physique et électronique de toute la documentation liée à la gestion des locaux.
Gestion des assurances
• Assure la mise en œuvre et le suivi des contrats d’assurance (bâtiments, véhicules, santé...) ;
• Prépare les dossiers de paiement et soumet au département finance avec tous les justificatifs nécessaires ;
• Point focal pour les termes de références mission terrain (préparation des ordres de mission, réservation hébergement, véhicules, perdiem...) ;
• Assure l’archivage physique et électronique de toute la documentation liée à la gestion des assurances.
Gestion des Expatriés
• Assiste l’Operations Manager dans la gestion administrative des expatriés ;
• Prépare les documents nécessaires des expatriés qui arrivent dans le pays
• Prépare les documents nécessaires à l’obtention des visas, permis et autres documents demandés par le gouvernement Burkinabé pour le personnel international ;
• Se renseigne sur les évolutions de législation et en informe l’Operations Manager ;
• Assure l’organisation des voyages et l'arrangement de l’hébergement à/de Ouaga pour le personnel INSO et/ou leurs invités ;
• Assure l’archivage physique et électronique de toute la documentation liée à la gestion administrative des expatriés.
Mission 3: Gestion des Ressources Humaines
Gestion administrative:
• Assure le respect et le suivi des lois et politiques nationales ;
• Suit l’évolution des règles du pays ;
• Développe un réseau au sein des différentes administrations et des autres ONG afin de suivre l’évolution des règles applicables ;
• Se renseigne sur les pratiques de nos partenaires ;
• Supervise la mise à jour et la disponibilité des fiches de poste ;
• Participe au recrutement quand pertinent et/ou demandé et s’assure d’un recrutement objectif et transparent en accord avec les lois & règlements, les règles des bailleurs de fond et les règles d’INSO ;
• Participe aux réunions d’orientation des nouveaux employés ;
• Participe au suivi des contrats de travail, des congés, des évaluations, des fins de contrat ;
•Supervise la préparation de la paye.
Délégués du personnel
• S’assure du respect de la législation en vigueur en matière de délégués du personnel ;
• Organise et encadre les élections des délégués du personnel ;
• Est l’interlocuteur privilégié des délégués du personnel ;
• S’assure que chaque réunion avec les DP donne lieu à un procès-verbal signé.
Politique RH
• Participe à l’amélioration et au développement de la politique RH dans le pays ;
• S’assure d’une application nationale de cette politique
• Propose à l’Operations Manager, toute modification de la politique RH qui lui semble nécessaire/intéressante.
• S’assure que tous les documents RH sont en cohérence avec la politique du moment
• Avec le soutien de l’Operations Manager, améliore et met à jour la grille de salaire, le Règlement Intérieur & autres documents ;
• Forme les administrateurs terrain ainsi que les managers et responsables à cette politique (lors de leur arrivée ou lors de mise à jour).
Formations
• S’informe et propose à l’Operations Manageret/ou aux managers des formations possibles pour les employés ;
• Suit et valorise les formations suivies par les employés.
Missions 4: Divers
• Travaille au bon déroulement des relations entre les services support et programme de la mission ;
• Organise une planification claire et rigoureuse des activités des membres de son équipe et assure un suivi régulier sur l’état d’avancement des tâches ;
• Assure une communication écrite régulière et rigoureuse à l’Operations Manager sur l’avancement des activités et les problèmes rencontrés ;
• A la demande de son supérieur et/ou responsable du département, pour le bien de la mission, l’Operations Officer sera amené(e) à réaliser d’autres tâches non-décrites dans ce document ;
• Fait preuve d’une grande rigueur, de confidentialité et d’honnêteté dans son travail. Il/elle ne pourra divulguer les informations personnelles ou stratégiques de la mission sans en demander l’autorisation explicite de son supérieur ;
• Participe aux audits liés aux achats, à la logistique, aux ressources humaines ;
• Supervise et appui les membres de l’équipe Opérations dans leurs tâches ;
• Apporte un soutien opérationnel et technique aux administrateurs de base lorsque pertinent et/ou demandé ;
• Assure l’intérim de l’Opérations Manager durant ses congés ainsi durant les congés de HR Assistant et Logistics Assistant ;
• Force de proposition pour améliorer l’environnement et la qualité de travail de l’ensemble de la mission.
Exigences du poste :
• Avoir un bac+3 minimum en comptabilité, finance, contrôle de gestion, administration, logistique ou similaire avec3ans d’expérience ou plus dans une ONG Internationale de préférence ;
• Connaissance avérée en matière de processus administratif et logistique ;
• Excellente capacité écrite et orale de la langue française, la connaissance de l’anglais est un plus ;
• Intérêt pour la formation professionnelle ;
• Engagement humanitaire et pour le soutien aux partenaires ONG ;
• Compétences prouvées en management et capacité à motiver et inspirer une équipe
• Excellentes aptitudes relationnelles, gout pour le travail en équipe ;
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ;
• Capacité à représenter INSO ;
• Sens pratique, honnête et sérieux ;
• Avoir de la rigueur, être disponibilité et dynamique ;
• Avoir le sens de la réactivité et de prise d’initiatives ;
• Avoir le sens de l’organisation et de gestion de temps ;
• Volonté à s’investir dans son temps de travail ;
• Maitrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, SharePoint...) ;
• Connaissance des différents corps de métier indispensables au fonctionnement d’un bureau opérationnel ;
• Capacité de travailler en autonomie.
Termes et Conditions
Contrat de Travail de 10mois renouvelable avec un démarrage prévu pour le 1
er mars2023, package salarial compétitif, 2,5 jours de congé annuel par mois, assurance santé.
Politique de sauvegarde d’INSO :
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement. À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées :
➢Toute offre d'emploi sera conditionnée à la réception d'au moins deux références professionnelles satisfaisantes;
➢INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l'emploi ou des changements fréquents d'emploi et d’adresse ;
➢Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
➢Le candidat retenu devra fournir une preuve d'identité valide (passeport, carte d'identité);
➢Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
➢Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d'emploi.
Comment envoyer votre candidature
Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse
jobs@bfa.ngosafety.org avec la référence «INSO BFA-OPERATIONS OFFICER» en objet du mail:
➢Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum);
➢CV à jour comportant trois personnes ressources (3 pages maximum).
Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, ...) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées. INSO se réserve droit de de clôturer le poste par anticipation si un(e) candidat(e) correspondant au poste est retenu(e).
