L’ONG INTERSOS recrute pour (03) postes - Burkina-Faso

Poste 1: Coordinateur Logistique

• Définir et mettre en œuvre toutes les stratégies d’approvisionnement, de logistique et d’ITC et le soutien à la mission, en veillant à la pertinence et à la cohérence des systèmes de logistique et d’approvisionnement, à l’adéquation des moyens fournis et au respect des normes, protocoles et procédures d’INTERSOS afin de favoriser le développement de la mission et d’optimiser l’impact des projets.
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel du programme et de l’administration pour assurer un reporting complet, un soutien et une assistance à toutes les activités d’INTERSOS.
• Il est responsable de la gestion logistique du logiciel IMP et fait partie de l’équipe de direction (SMT) de la mission.

• Participer activement à la définition et à la mise à jour de la planification annuelle des projets et des budgets, en définissant des stratégies et en fournissant des conseils au chef de mission pour traduire les besoins identifiés en matière de logistique, d’approvisionnement et de TIC en objectifs, priorités et ressources nécessaires à la mission.
• Est responsable du suivi de la mise en œuvre des activités de logistique, d’approvisionnement et de TIC dans la mission (construction et réhabilitation, stock et fourniture de matériel non médical et médical, gestion de la flotte et transport, eau et assainissement, véhicules et moteurs, équipement/installation et infrastructures, règles de sécurité (mise en œuvre et application, TIC, actifs, etc.).
• Veiller au respect des normes, protocoles et procédures INTERSOS, dans l’ensemble de la mission et conformément aux exigences des donateurs, y compris en matière d’achats. Rendre compte au chef de mission de l’évolution des programmes en cours et proposer des stratégies de réorientation si nécessaire.
• Est chargé d’assurer une référence et un soutien techniques pour toutes les questions relatives à la logistique, à l’approvisionnement et aux TIC dans la mission, de fournir un encadrement au personnel logistique et de représenter INTERSOS dans les réunions avec les autorités, les autres ONG et les réseaux de coordination pour les questions techniques/logistiques.
• Assurer la production de procédures opérationnelles standard au niveau de la mission (si nécessaire) pour les besoins logistiques.

• Coordonner la gestion informatique complète de la mission, de la configuration des ordinateurs (installation et maintenance des logiciels officiels) à la génération et à la gestion du courrier électronique de la mission et du pool de profils IMP.
• Configurer et garantir l’accessibilité générale au NET de tous les appareils de la mission, dans toutes les bases et pendant les activités sur le terrain.
• Fournir des rapports mensuels au chef de mission et au coordinateur logistique régional (par l’intermédiaire de l’IMP) et aux personnes concernées sur les projets/l’évolution de la mission du point de vue technique/logistique et proposer des corrections si nécessaire.
• S’assurer que les données rapportées dans le logiciel INTERSOS Logistics (Intersos Management Platform – IMP) sont correctement utilisées et exactes. Dispenser une formation au personnel des missions si nécessaire et soutenir la mise en œuvre du logiciel INTERSOS Logistics dans les mission

• Suivre les performances globales en matière d’achats pour la mission. Assurer une planification efficace et rentable des achats en assurant la liaison avec le personnel technique, les chefs de base et/ou les chefs de projet. Veillez à ce que les plans d’approvisionnement en ligne soient créés sur IMP et à jour tout en garantissant que les politiques et procédures d’INTERSOS et des donateurs en matière d’approvisionnement sont respectées à tout moment. Effectuer des recherches pour déterminer les meilleurs produits et fournisseurs en termes de meilleur rapport qualité-prix, de délais de livraison et de qualité.
• Coordonner avec le département administratif et financier pour s’assurer que les processus de paiement aux fournisseurs sont effectués dans les délais et en respectant les systèmes financiers.
• Planifier et effectuer des audits sur le terrain pour garantir la cohérence de l’application des processus et le maintien d’une documentation et d’un classement appropriés.
• Élaborer et mettre en œuvre des instructions, des politiques et des procédures de gestion des contrats de service. Examiner et réévaluer les contrats de service existants et superviser les loyers réguliers, les paiements des services publics (c’est-à-dire l’électricité, l’eau, le gaz, etc.), les contrats d’entretien des bureaux et des pensions et les procédures relatives aux frais courants. Veillez à ce qu’ils soient correctement traités par le responsible de la logistique et les assistants, l’administration et/ou les points focaux.
• Surveiller que le gestionnaire/assistant en approvisionnement et l’officier logistique de la base maintiennent et mettent à jour une liste de fournisseurs pré-qualifiés par base.
• Est responsable du bon stockage de tous les matériaux des projets au sein de l’entrepôt/du stock, dans le respect des SOP d’approvisionnement d’INTERSOS et des contrôles d’inventaire réguliers sur une base trimestrielle.
• Vérifier et coordonner avec les personnels de la logistique que les livraisons de marchandises sont effectuées comme prévu et correctement stockées.
• Préparer et lancer les documents d’appels d’offres en coordination avec l’équipe d’approvisionnement.
• Entreprendre l’achat de produits médicaux (au niveau international et/ou national en coordination avec les équipes du programme et les équipes du siège). Assurer le dédouanement dans le pays des biens médicaux et non médicaux importés, y compris les documents requis avant l’importation.
• En suivant les procédures opérationnelles standard établies par INTERSOS, assurer la pré-qualification dans le pays des revendeurs de produits médicaux et fournir un soutien technique aux équipes de programme en matière de stockage et de transport des produits médicaux.

• S’assurer que le modèle de gestion de la flotte d’INTERSOS, les protocoles de sécurité des mouvements et le manuel d’identité de la marque sont appliqués dans les missions – la flotte est vérifiée, régulièrement entretenue et que les véhicules sont assurés, et les taxes sont payées.
• Assurer le suivi du bon suivi de la consommation de carburant et de l’utilisation du carnet de bord des véhicules, du carnet d’entretien, du carnet d’huile et d’autres formats et modèles de flotte par le personnel logistique sur le terrain. Veiller à ce que la documentation appropriée des véhicules (c’est-à-dire le bail, l’assurance, l’inspection mécanique, etc.) soit correctement traitée par le personnel logistique.
• Contribuer à l’élaboration d’approches durables de la gestion des transports en rationalisant la politique environnementale d’INTERSOS et les suggestions du bureau régional.

• Superviser l’installation et l’entretien d’espace(s) de bureau fonctionnel(s) et d’installations de maisons d’hôtes dans un état de vie adéquat et conformément aux normes minimales d’INTERSOS et au manuel d’identité de la marque. Veiller à l’application des mesures de sûreté et de sécurité définies et effectuer des visites d’inspection pour évaluer les besoins de réhabilitation des installations.
• Est chargé de veiller à ce que les installations disposent d’une infrastructure et d’équipements informatiques et de communication appropriés pour soutenir les plates-formes logicielles INTERSOS et conformes aux politiques et procédures – permettant une communication permanente entre le capital, les projets, les bases et le siège et une gestion adéquate des bases. Garantir que tous les personnels de la mission ont une formation adéquate sur l’utilisation des équipements de communication disponibles (par exemple, les téléphones satellites, les radios HF/VHF, les ordinateurs, etc.)
• Contribuer à l’élaboration d’approches durables de la gestion des installations en rationalisant la politique environnementale d’INTERSOS et les suggestions des bureaux régionaux.

• Superviser l’achat, l’utilisation et la maintenance des actifs informatiques, des équipements de bureau et de projet et des outils de communication, tout en veillant à ce que tous les actifs de mission enregistrés dans l’IMP soient documentés, dotés de numéros d’actifs INTERSOS uniques, étiquetés et enregistrés conformément aux politiques et procédures de gestion des actifs.
• Rapporter la liste des actifs à la fin du projet et superviser le roulement des actifs selon la destination définie avec le département des programmes.
• Superviser la vérification régulière des actifs fixes sur une base trimestrielle.

• Coordonner l’équipe logistique et participer aux processus RH (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation, potentiel, détection, développement du personnel et communication interne) afin d’assurer à la fois le dimensionnement et la quantité de connaissances nécessaires aux activités dont il est responsable.

• En collaboration avec le chef de mission et le référent sécurité est responsible de la codéfinition et du suivi des aspects techniques de la politique de réduction des risques, du transport, de la communication, de la protection, de l’identification et de la préparation des aspects techniques de la politique et des directives de sécurité de la mission, Du plan d’évacuation et du plan d’urgence, du suivi quotidien des règles de sécurité et du signalement au chef de mission de tout problème. À cette fin, en cas d’absence d’un point focal de sécurité dédié, le coordinateur logistique doit créer un environnement approprié pour faciliter l’échange d’informations sur les situations de sécurité. La sécurité est-elle assurée en l’absence du chef de mission ?

• Expérience avérée dans la gestion de la logistique médicale, y compris l’importation de produits médicaux.
• Essentiellement, au moins sept (7) ans d’expérience professionnelle dans des emplois pertinents et une expérience humanitaire antérieure avec des NGO dans des pays en développement. Expérience préalable souhaitable dans les situations d’urgence

• Solides connaissances théoriques, techniques et pratiques en logistique
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication et capacité à travailler et à s’intégrer dans une équipe multiculturelle;
• Capacité à travailler sous pression et flexibilité
• Résolution de problèmes, dynamique, maturité et proactivité;
• Compétences diplomatiques dans le réseautage avec les partenaires, les autorités et les donateurs;
• Expérience dans des situations d’urgence complexes impliquant des déplacements internes et de distributions
• Bonnes connaissances et expériences dans la gestion de la sécurité.
• Excellente connaissance de l’informatique (Word, Excel et Internet)

• Langue de la mission (français) indispensable.
• La maîtrise de l’anglais et de la langue de travail locale serait un plus

• Innovant
• Souple
• Capacité d’analyse
• Dynamique et proactif.

Poste 2: Coordinateur/trice des Finances Pays

• Assurer la conformité des procédures avec celle INTERSOS et des bailleurs de fonds
• Gérer la comptabilité de l’ONG et des projets et coordonner le personnel administratif
• Assumer la responsabilité de l’administration du compte de trésorerie, en veillant à la conformité avec procédures existantes; veiller que la liquidité soit en ligne avec les besoins, assurer le respect des procédures internes notamment celles des signatures
• Mettre à jour l’état économique et financier de la mission et des projets, en termes de dépenses, crédits, et de liquidité
• Mettre à jour chaque mois la gestion globale de la mission sous la coordination du responsable régional des finances
• Participer activement et fournir un appui au chef de mission pour la création des budgets des nouveaux projets
• Vérifier les comptes bancaires de la mission de la mission et fournir à l’équipe régionale des finances les relevés bancaires mensuels ainsi que les réconciliations bancaires
• Vérifier les rapports financiers intermédiaires et finaux et les soumettre au chef de projet et au chef de mission pour approbation (avec l’appui de l’administrateur régional)
• Assumer la responsabilité du registre du personnel local
• Assurer la gestion de la paie du staff national, en collaboration avec le département RH de la Mission, selon le Code du travail national
• Superviser la gestion des contrats du staff national selon le Code du travail national, en collaboration avec le Département RH de la Mission Assurer que tous les charges sociales du staff national soient payées régulièrement et selon le Code du Travail national Assurer la bonne exécution des processus de passation des marchés de biens, de travaux et de services et leurs conformités aux procédures INTERSOS et des bailleurs de fonds
• Être responsable des documents de comptabilité administrative de la mission et de toute la documentation des projets clôturés (avec le soutien de l’administrateur régional) Plus précisément:
• Mettre en place, organiser et gérer les dossiers administratifs relatifs à la mission et aux projets financés sur place, en fonction des critères définis par les protocoles et des indications du responsable régional des finances
• Vérifier que la comptabilité de l’entrepôt et les documents y afférents sont bien stockés et classés Mettre à jour les dossiers d’inventaire concernant les actifs d’INTERSOS et vérifier l’exhaustivité des pièces justificatives
• Fournir au responsible régional des finances la documentation officielle sur les projets et les contrats individuels Gérer le registre du personnel local, subdivisé par projet
• Soumettre au responsable régional des finances et au directeur du département finance les rapports comptables et les pièces justificatives y afférents
• Assurer en collaboration avec le Chef de Mission la préparation et le déroulement des audits internes et externes
• Assurer la consolidation mensuelle des besoins de liquidité sur la base des planifications financières de chaque projet, des requêtes fonds hebdomadaires et mensuelles fait par projet.

• Expérience avérée dans la gestion financière des projets, y compris dans la mise en œuvre des budgets, dans le suivi et contrôle budget.
• Expérience dans la mise en place des mesures de suivi et de contrôle budgétaire
• Essentiellement au moins quatre ans d’expérience professionnelle dans des emplois pertinents et une expérience humanitaire antérieure avec des ONG dans les pays en développement.
• Expérience préalable souhaitée dans les urgences
• Expérience dans la gestion des équipes multiculturelles

• Excellente connaissance informatiques essentielles (word, excel et internet)
• Maîtrise avancée des logiciels de comptabilité
• Connaissance approfondie des contrôles financiers et des normes comptables.
• Excellente connaissance en matière de rapports financiers.
• Une attention exceptionnelle aux détails.
• Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps.
• Grandes capacités de collaboration et de communication.

• Langue de la mission (français) essentielle.
• Anglais souhaitable.

• Vision stratégique
• Direction et travail en équipe
• Gestion et développement des personnes
• Orientation bien étre du personnel
• Flexibilité comportementale
• Orientation résultats et qualité
• Gestion du stress
• Engagement envers les principes INTERSOS

Poste 3: Coordinateur Protection

• Concevoir et élaborer la stratégie de la mission en se basant sur le contexte et identifier les approches et interventions appropriées
• Concevoir la théorie de changement ou définir le modèle de réponse de protection et assurer son alignement avec la stratégie globale de protection
• Soutenir la compréhension de la communauté en utilisant des approches communautaires d’engagement et de renforcement de capacité. S’assurer que les cartographies communautaires sont faites et adapter le programme aux différents scénarios
• Participer aux missions exploratoires, aux évaluations de la situation dans les zones d’opérations actuelles et futures (fournir des contributions techniques et des recommandations pour les interventions nouvelles et en cours dans le pays et définir les priorités opérationnelles de protection si nécessaire) et soutenir le développement de la politique de la mission, du plan annuel, des documents de positionnement, la revue des budgets, propositions et rapports au besoin.
• Assurer une réponse fondée sur des preuves grâce à des recherches et à l’évaluation des interventions
• Rédiger des documents de position pour une réponse basée sur les problèmes en fonction du contexte et des documents d’apprentissage sur les défis et les meilleures pratiques pour assurer la qualité technique des activités de protection
• Soutenir la mise en œuvre et le suivi des activités de protection conformément à la stratégie de protection INTERSOS et aux plans, normes et protocoles de projet
• Identifier et construire des domaines d’expertise technique de niche au niveau de la mission et partager les apprentissages et les bonnes pratiques avec d’autres missions
• Assurer une bonne intégration du genre, de l’inclusion, du handicap et de l’âge dans le programme de protection
• Assurer la cohésion et l’harmonisation des activités et des services de protection à travers les différents sites de mise en œuvre au sein de la mission
• Soutenir la coordinatrice de programme et les chefs de projet pour finaliser les propositions de projet en garantissant l’intégration de la protection dans le programme et le respect des normes internationales de protection internes et des donateurs et du langage technique approprié
• Faciliter et garantir l’intégration de la protection dans les autres secteurs

• Est responsable du renforcement des capacités de toute l’équipe de protection assurant la qualité technique
• Rédiger des SOP pour les interventions de protection (Case Management, Protection Monitoring, Cash, et en assurer le respect dans tous les projets
• Mener des audits de cas réguliers, des conférences de cas critiques et des événements d’apprentissage pour fournir des conseils et assurer le respect des normes et de la qualité
• Concevoir des supports de formation pour le renforcement des capacités du personnel de protection et s’assurer que le personnel respecte les principes de base de la protection et est formé pour mettre en œuvre des programmes de bonne qualité
• Offrir des formations et des ateliers au personnel non chargé de la protection pour renforcer les compétences et les connaissances des principes de protection et leur permettre d’intégrer la protection dans différents secteurs
• Élaborer des ressources et des directives pour soutenir les activités de protection ciblant les enfants et les adultes dans la gestion des cas, le PSS, la protection à base communautaire, le cash, le monitoring de protection et la prévention et la réponse holistique de la protection
• Travailler avec l’équipe de protection et les spécialistes pour s’assurer que toutes les interventions sont coordonnées et que les ressources techniques sont disponibles
• Créer des opportunités de partage d’expérience et d’apprentissage au sein de l’équipe de protection pour renforcer la coopération et la collaboration

• Analyser périodiquement (trimestriellement) la tendance de protection et les données d’intervention de protection INTERSOS pour identifier les besoins, les problèmes, les tendances
• Fournir une analyse stratégique de la protection et l’élaboration de rapports périodiques sur les tendances (y compris les aspects de l’analyse des conflits, du genre et de la gestion des risques) à partir de l’expérience du programme pour améliorer les activités de développement, de mise en œuvre et de politique et de plaidoyer
• Suivre les indicateurs, s’assurer que les données de protection sont collectées, archivées, raitées, analysées et diffusées selon des modalités éthiques, conformément aux protocoles internes de protection des données.
• S’assurer que les rapports de protection sont soumis au siège sur une base mensuelle
• Soutenir la coordinatrice de programme et les chefs de projet pour finaliser les rapports externes garantissant l’intégration de la protection, le respect des normes internationales et internes de protection et des donateurs et le langage technique approprié

• Contextualiser et adapter les directives internes et globales, en s’assurant qu’elles sont déployées et connues des équipes
• Mettre à jour et informer les équipes du programme sur l’analyse de la situation de protection
• Créer des opportunités de partage d’expérience et d’apprentissage au sein de l’équipe de protection afin de renforcer la coopération et la collaboration
• Travailler avec d’autres coordonnateurs pour créer des programmes intégrés en réponse aux besoins de la communauté
• Entreprendre des visites régulières de suivi sur le terrain et fournir des outils pour contribuer au suivi de la qualité de la mise en œuvre du programme

• Encadrer les spécialistes de la protection et les agents de protection et effectuer conjointement avec les chefs de projet des évaluations de performance régulières (IRP)
• Soutenir le chef de projet dans l’examen des plans de travail des spécialistes de la protection et des agents de protection et définir les priorités avec les chefs de projet de protection
• Organiser des réunions régulières avec les spécialistes de la protection, les agents de protection et l’équipe de protection pour discuter de la mise en œuvre et assurer la qualité
• Organiser des réunions ad hoc avec le CMT et les chefs de projet pour partager les défis et les priorités et élaborer des plans d’action pour y répondre
• Contribuer, en étroite coordination avec le département RH, aux processus associés de gestion des ressources humaines (recrutement, formation, évaluation des performances, développement et communication interne) afin d’améliorer leurs capacités et leur développement.

• Concevoir des outils de S&E pour les activités et interventions de protection et fournir des conseils sur l’utilisation des outils et s’assurer qu’ils sont utilisés
• En coopération avec le MEAL, mesurer l’impact des activités et identifier les meilleures pratiques
• En coopération avec le MEAL, soutenir le développement de mécanismes de plaintes pour les bénéficiaires et s’assurer que les plaintes sont traitées correctement
• En coopération avec le MEAL, au besoin, assurer le suivi de la mise en œuvre des politiques de protection de l’enfance (CP) et de protection contre l’exploitation et les abus sexuels (PSEA)

• Établir et maintenir des relations de collaboration avec les donateurs, partenaires, parties prenantes des projets et autres organisations concernées
• Maintenir des relations efficaces avec les clusters Protection, VBG et protection de l’enfant et les groupes de travail connexes au niveau national
• Veiller à ce que les spécialistes de la protection et les officiers de protection entretiennent des relations productives avec les sous-groupes au niveau du terrain
• Veiller à ce que les principales préoccupations en matière de protection soient portées à l’attention des parties prenantes concernées pour plaider en faveur du respect des droits de l’homme et des normes minimales de protection
• Coordonner avec les autres départements internes pour garantir une bonne collaboration
• Faire le réseautage avec les coordonnateurs de la protection d’autres missions pour partager les meilleures pratiques et les ressources et participer activement aux réunions mensuelles de protection du siège et aux groupes de travail thématiques internes
• Collaborer et soutenir le conseiller en protection du QG dans le développement de ressources techniques et de lignes directrices

• Expérience dans la mise en œuvre d’interventions de protection clés liées à la gestion des cas, au PSS et à la protection communautaire
• Solide expérience théorique, technique et pratique en protection
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication et capacité à travailler et à s’intégrer dans une équipe multiculturelle
• Connaissances informatiques essentielles (word, excel et internet)
• Capacité à travailler sous pression, flexibilité
• Solutionneur de problèmes, dynamique, mature, proactif compétences diplomatiques en réseautage avec les partenaires, les autorités et les donateurs
• Expérience dans un contexte d’urgence complexe impliquant des déplacements internes
• Compétences en matière de préparation de rapports, expérience avec les outils et systèmes de suivi, la collecte et l’analyse de données

• Maîtrise du français, bonne connaissance de l’anglais

• Bonne capacité de gestion du stress
• Engagement envers les principes INTERSOS