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TERMES DE REFERENCE
Pour le Recrutement d’un Consultant national / Assistant Programme
Titre: Consultant / Assistant Programme
Classe: Equivalent G5
Type de contrat : Accord de Services Spéciaux (SSA)
Unité administrative: EPR / WCO-BFA
Durée: Six (6) mois
Lieu d'affectation : Bureau Pays de l’OMS au Burkina Faso - Ouagadougou
Background
Dans le cadre de la mise en œuvre de son nouveau projet intitulé Offre des soins des santés primaires d’urgences, incluant la prise en charge clinique des violences basées sur le genre pour les personnes déplacées internes et les communautés hôtes dans la région du Sahel, l’OMS aimerait recourir aux services d’un Assistant de Programme pour une période de six mois afin d’apporter un appui à ses opérations dans ce domaine
Livrables
Initier les projets de correspondances sur orientation des membres de l’équipe du projet ; les finaliser conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature ;
Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'activités dans le GSM / Oracle, les lettres d'invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents ; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;
Analyser les correspondances et les requêtes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une action par les Chefs de programmes, en attirant leur attention sur des points importants. Planifier les réunions des Administrateurs de programmes, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d’action afin d'assurer une réponse rapide aux requêtes de l'OMS ;
Obtenir des documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels prennent part les membres de programmes, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils ont les dossiers d'information et documents appropriés ;
Veiller à ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes, règles, pratiques, procédures et style d’édition de l’OMS et les corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant.
Utiliser des outils de suivi appropriés, faire le suivi et veiller à ce que les dates butoir et les échéances sont respectées, et que les correspondances et les requêtes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;
Utiliser GSM pour préparer les demandes des voyages officiels des membres du projet. Faire les réservations d’avion et d’hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, sur demande ;
S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien à l’Administration et au Bureau du Représentant.
Qualifications, expérience, compétences et langues
Education :
Essentielle : Diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat au minimum) ou une formation technique ou commerciale équivalente, option secrétariat ou administration de bureau
Souhaitable : Un diplôme en secrétariat, bureautique, en administration de bureau, en administration des affaires ou dans des domaines connexes, délivré par un établissement reconnu.
Expérience
Essentielle : Au minimum cinq (05) ans d’expérience à un poste d’assistant(e) exécutif(ve) et de secrétariat dans des organisations internationales ou privée reconnue.
Souhaitable : Expérience dans des postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou du Système des Nations Unies est un atout.
Une expérience dans les systèmes basés sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est également un atout.
Compétences et connaissances fonctionnelles
Très bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
Aisance dans la communication orale et écrite.
Bonne aptitude à travailler seul et en équipe dans un cadre multiculturel
Capacité à travailler en collaboration avec ses collègues à l’intérieur et à l’extérieur de l’Organisation pour permettre l'accomplissement des objectifs communs.
Compétences essentielles
Favoriser l’intégration et le travail en équipe
Produire des résultats de qualité
Communiquer de manière claire et de façon concise, oralement et par écrit
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Langues :
Essentiel : Excellente connaissance du français
Souhaitable : Connaissance pratique de l’anglais
Supervision Technique
Le Consultant travaillera sous la supervision générale du Représentant de l’OMS au Burkina Faso et sous supervision technique directe du Responsable du programme EPR
Lieu d’affectation
Le consultant est recruté pour le compte de l’OMS et sera basé à Ouagadougou, au sein du Bureau pays de l’OMS au Burkina Faso.
Voyages
Le candidat retenu pourra effectuer des missions de terrains en fonction des besoins.
Honoraires et budget (Coût de voyage exclu)
Rémunération mensuelle : 864 250 Devise : XOF Grade : Equivalent G5
