L'organisation britannique de développement TREE AID recrute un(e) Assistant(e) en passation de marchés - Ouagadougou (Burkina Faso)

MISSIONS PRINCIPALES:
Le poste d'assistant en Passation de marchés s'inscrit dans le cadre du fonctionnement du bureau de Tree Aid Burkina Faso. L'objectif principal de ce poste est d'apporter un appui pour l'administration, l'approvisionnement et la gestion logistique.
Supérieur hiérarchique: Responsable des Finances et des Ressources/Afrique de l'Ouest
Location: Le poste est basé à Ouagadougou avec des missions régulières dans les zones d'intervention de Tree Aid
Type de contrat: Contrat à durée déterminée de 12 mois avec possibilité de renouvellement
Date de clôture des dépôts des candidatures: 06/12/2022 à 16H
À propos de Tree Aid:
TREE AID est une organisation britannique de développement établie en 1987. Présente au Burkina Faso, Mali, Ghana, Niger, Sénégal et Ethiopie, TREE AID a pour objectif de réduire la pauvreté et protéger l'environnement dans les zones arides d'Afrique en aidant les populations rurales les plus pauvres à générer des revenus à partir de l'arbre, tout en leur apportant un appui pour la gestion des ressources naturelles.
À propos du poste:
Principales tâches et responsabilités
1. Approvisionnement 80%
a. Coordonner et faciliter les besoins du bureau en matière d'approvisionnement sur la base des directives de la politique d'achat;
b. Assurer la pré-qualification des fournisseurs Comme prévu dons la politique d'achat;
c. Veiller ou Respect des procédures d'ochat conformément ou manuel des opérations sur le terrain;
d. Appuyer à la constitution du comité de passation des marchés et des comités de réceptions pour l'acquisition des biens et services;
e. Appuyer à l'élaboration des dossiers d'appels d'offres et avis de consultation;
f. Organiser et participer éventuellement aux séances de dépouillement, production des PV ;
g. Etablir les bons de commande, en s'assurant que les procédures de passation de marchés pertinentes ont été appliquées et que toutes les pièces justificatives sont jointes;
h. S'assurer que les factures reçues concordent avec les bons de commande et les reçus créés ; et foire correspondre les reçus aux bons de commande;
i. Établir les demandes d'achats/services de tous les travaux d'entretien, d'aménagement et de réparation des locaux. des meubles et d'équipements du bureau de projets à Ouagadougou;
j. Préparer les contrats de prestation de services;
k. Préparer les demandes de paiement des contrats de prestation de services qui relèvent de ses compétences;
l. Foire la cotation des prix des demandes d'achats établies par les programmes/opérations sur le marché local;
m. Photocopier et classer tous les documents relatifs aux achats (les demandes d'achat/services, l'analyse de devis, les bons de commande, les factures pro-forma, les factures) et les rangers dons des classeurs par budget;
n. Transmettre à temps ou Service des Finances tous les documents relatifs aux achats (demandes d'achat/services, demande de paiement, analyse de devis) pour vérification et approbation par la responsable chargée des finances, ou toute personne assimilée;
o. Servir d'interface entre la logistique et la finance en faisant le suivi de la vérification et de l'approbation de tous les documents relatifs aux achats;
p. Foire la relance préventive des fournisseurs en termes de délai de livraison ou de remise de devis;
q. Foire le suivi du stock et la livraison « on time » ;
r. Foire la gestion des risques d'approvisionnements (idéalement connaissance des Incoterms);
s. Veiller à l'optimisation et ou Chiffrage des coûts de livraison;
t. Le respect du plan de charge et des plannings;
u. Procéder à la négociation les conditions particulières de commandes d'achats et/ou de bordereaux de familles d'achats qui vous seront confiés.
2. Logistique 15%
a. Apporter un soutien logistique pour coordonner les livraisons des fournitures du programme et obtenir le dédouanement des marchandises /Biens, matériels importés;
b. Gérer le processus de demande et de renouvellement des permis de séjour et des cortes d'identité diplomatiques et des cortes d'aéroport pour les expatriés comme autorisé et accordé par le gouvernement;
c. Accompagner la mise en place et maintenir un système central d'archivage des marchés (à la fois électronique et physique) ;
d. Accompagner les bureaux nationaux à maintenir le système d'archivage à jour;
e. Etablir et mettre à jour périodiquement le registre de fournisseurs/consultants ...
f. Veiller à la propreté, la maintenance des locaux, des installations et des installations et des équipements de l’entrepôt et les autres stocks ;
g. Réceptionner les matériels et autres produits achetés par TREE AID avec les fournisseurs ou dons reçus d'autres partenaires;
h. Gérer et documenter la réception, la manipulation, le stockage, la sortie et la rédaction de rapports sur les produits passant par l'entrepôt;
i. Assurer la mise à jour des Fiches et Registres des stocks pour toute activité relative aux sorties et réceptions de marchandises ou produits stockés;
j.
k. Assurer la codification de tous les équipements du bureau et des projets;
l. Tenir à jour et rapporter d'une manière mensuelle et correcte la base des données des équipements.
m. Faciliter la mise en place de plan de gestion des équipements à travers la tenue correcte et l'archivage des fiches des actifs;
n. Suivre les mouvements des équipements et de l'archivage correct des fiches des actifs avec un focus spécifique sur l'archivage des formulaires de séparation;
o. S'assurer de la gestion rationnelle équipements (ordinateur, imprimantes, photocopieur ... ) et du renforcement du Système de sécurité y afférents lorsqu'ils sont en état d'immobilisation. .

3. Actif fixe, 5%
a. Appuyer le développement des procédures appropriées d'inventaire physique, adaptées aux exigences locales de chaque site. en mettant l'accent sur le contrôle et la gestion des stocks et la séparation des tâches.
b. Appuyer le développement des procédures pour l'élimination des actifs fixes en mettant l'accent sur les points suivants: niveaux d'approbation appropriés et sur le contrôle des valeurs de vente éventuelles et des recettes qui en résultent.
c. Appui à une gestion idoine des actifs du programme, adaptés aux besoins de l'organisation, adaptés aux besoins spécifiques de chaque site.
d. Accompagner le développement de procédures appropriées d'inventaire physique adaptées aux exigences locales de Chaque site en mettant l'accent sur le contrôle et la gestion des stocks, et la séparation des tâches.
e. Accompagner le développement des systèmes des politiques et des procédures appropriés pour la gestion des actifs du programme, adaptés aux besoins de l'organisation, adaptés aux besoins spécifiques de chaque site.

Les spécifications de la personne:
 

Dates clés: Date de clôture: 06/12/2022 à 16 H
La description complète du poste et les spécifications de la personne ainsi que le formulaire sur le contrôle de l'égalité des chances peuvent être téléchargés sur le site web www.treeaid.org, en cliquant sur les liens ci-dessous:
Comment postuler:
Pour postuler, veuillez envoyer un CV, le formulaire d’égalité des chances et une lettre de motivation montrant comment vous répondez aux spécifications techniques à: tawa.recruitment@treeaid.org 

Notre approche en matière de recrutement:
Nous recrutons avec franchise et transparence et employons des personnes en fonction de leurs habilités à assumer le poste pour lequel elles sont recrutées. Nous nous assurons qu'aucune candidature ne reçoive un traitement moins favorable en raison d'un handicap, de son genre, de sa race, religion ou croyance, âge, orientation sexuelle, statut matrimonial, statut parental ou charges familiales en dehors des heures de travail.