Le HCR, l’Agence des Nations Unies pour les réfugiés recrute un(e) Agent principal d’approvisionnement - Ouagadougou (Burkina Faso

Professionnel
Raison
Affectation régulière > régulière

Non

2022-11-21-08:00

15 décembre 2022

Agent principal d’approvisionnement Cadre organisationnel et relations
de travail L’agent d’approvisionnement principal dirige, supervise, coordonne et soutient les activités d’approvisionnement

au niveau des opérations mondiales, régionales ou nationales. Le poste peut être à pourvoir au siège (au sein du Département des affaires économiques et sociales), dans un bureau régional ou dans un bureau de pays. Au Bureau, le titulaire relève normalement du Coordonnateur principal des opérations ou du Chef du Service de la planification stratégique et de la gestion du Bureau ou du Coordonnateur principal de la planification stratégique et de la gestion. Dans les opérations de pays, il/elle rend normalement compte au Chef du Bureau, au Représentant ou au Représentant adjoint (Opérations) au même niveau que les fonctions de programme et d’administration. Le titulaire supervise directement les administrateurs et les agents des services généraux d’une opération.

Le titulaire assurera une chaîne d’approvisionnement locale efficace qui permet à l’opération de répondre aux besoins des personnes relevant de sa compétence ainsi que la livraison en temps opportun de biens et de services de qualité aux personnes relevant de sa compétence.
Le titulaire conseillera les opérations de pays sur la façon de créer/maintenir une infrastructure de chaîne d’approvisionnement suffisamment robuste et souple pour répondre aux besoins de l’opération et permettant des interventions d’urgence rapides, ainsi qu’une zone de présence régionale de partenaires efficaces pour appuyer les activités d’approvisionnement.

Le titulaire entretient des relations impartiales, éthiques et axées sur le client avec les fournisseurs et les organisations partenaires; échange des informations avec ses homologues d’autres agences des Nations Unies et des organisations internationales dans les limites établies par les Règles d’achat de l’ONU et du HCR et apporte son concours aux actions conjointes en matière d’achats si nécessaire, le cas échéant. Au sein du Bureau, le titulaire aidera en fonction des besoins, dans les opérations, coordonnera l’acheminement de l’assistance à partir de l’entrepôt régional, le cas échéant. Il assurera la liaison avec le personnel du SGS qui gère les réserves mondiales et qui gère la gestion des actifs mondiaux et du parc automobile, au besoin. De plus, le titulaire assurera la coordination avec le SGS en ce qui concerne les politiques, la planification globale et la gestion des ressources qui ont une incidence sur l’approvisionnement ou lorsque l’approvisionnement a une incidence sur d’autres parties de l’opération.

Au sein du Bureau, la fonction de spécialiste hors classe des approvisionnements s’étend à la fourniture de conseils, au renforcement des capacités, à l’encadrement et à l’orientation sur les questions de politique générale et opérationnelles afin d’assurer le respect des règles et règlements du HCR en matière d’achats, de logistique et de gestion des avoirs; ainsi que de soutenir la planification, la mise en œuvre, la production de rapports et les statistiques de l’approvisionnement. Le spécialiste hors classe de l’approvisionnement, qui fait partie de l’équipe du Bureau des approvisionnements, assumera le rôle de conseiller, d’analyser et d’encadrer les fonctions d’approvisionnement au niveau des opérations de pays. L’agent principal de l’approvisionnement de la Direction générale se concentrera principalement sur la prestation de conseils et l’examen des aspects de la fonction d’approvisionnement et d’approvisionnement, car la Direction générale demeure une région sujette à l’approvisionnement qui a besoin d’un niveau solide d’outils de gestion des risques. Dans un environnement opérationnel complexe et difficile, une excellente expertise en matière d’achats sera alors nécessaire pour intégrer les principes d’achat des Nations Unies ainsi que les politiques internes du HCR dans toute la région. En outre, le titulaire sera membre de droit du Comité régional des marchés, qui a été créé pour approuver les cas à un seuil plus élevé que le Comité local des marchés. En outre, le titulaire examinera les dossiers d’achat des opérations qui sont au-delà des délégations des opérations dans les pays, fournir des informations en retour au besoin et les autoriser pour l’autorité d’achat compétente. Il aura également une grande responsabilité dans la collecte, l’analyse et la communication des informations provenant des différentes opérations de pays du Bureau. Cela nécessiterait une interaction et une coordination solides en plus d’une excellente connaissance des outils du HCR (MSRP, Focus) et de l’analyse des données.

Dans les opérations de pays, le titulaire aura des relations de travail ou desarrangementsdirects avec le chef des bureaux du HCR qui relèvent du domaine du bureau et aura également la responsabilité de suivre, d’encadrer, de guider et d’intervenir auprès du personnel dans le domaine de responsabilité donné.
Le titulaire créera / maintiendra également la chaîne d’approvisionnement des bureaux optimisée et alignée sur l’évolution des besoins et des systèmes de gestion des opérations.

Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches telles qu’elles figurent dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Tâches
- Analyser l’infrastructure existante et s’assurer qu’elle est alignée de manière optimale sur les besoins opérationnels.
- Coordonner et gérer toutes les activités relatives à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, l’entreposage, la gestion des actifs et de la flotte dans l’opération.
- Coordonner et gérer le processus d’approvisionnement afin d’assurer une livraison rapide, rentable et adéquate des produits et services pour répondre aux besoins opérationnels.
- Développer des contacts pertinents et établir des relations constructives avec les autorités gouvernementales, les partenaires d’exécution, les agences des Nations Unies et autres, afin de favoriser la coopération mutuelle pour la livraison en temps voulu des articles de secours en évitant les goulets d’étranglement tels que la rationalisation des processus de dédouanement.
- Mettre en place et adapter des structures de chaîne d’approvisionnement standard à l’environnement local qui sont cohérentes avec les besoins opérationnels.
- Soutenir et guider le bureau s’il a besoin d’espaces de bureau supplémentaires ou de prolongations de leurs baux de bureaux, d’améliorations locatives ou d’autres constructions. Effectuer l’aspect approvisionnement de l’établissement de baux ou de prolongations de bureaux.
- Coordonner avec les parties prenantes de la CBI la conception et la mise en œuvre de l’évaluation du marché et de la surveillance du marché afin de déterminer si la CBI est une option. Effectuer l’action d’approvisionnement pour contracter des fournisseurs de services financiers (FSP).
- Identifier les partenaires pour les projets de chaîne d’approvisionnement en fonction des objectifs, des priorités, des forces et des ressources du partenaire et / ou de l’entrepreneur, selon des critères conformes aux règles et règlements du HCR.
- Identifier, évaluer et sélectionner les fournisseurs en fonction de leur capacité à fournir des produits et des services. Tenir à jour les bases de données des fournisseurs et des articles.
- Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et de la flotte qui surveille régulièrement le pool d’actifs / flotte, augmente l’efficacité et la sécuritéUards l’investissement de l’organisation.
- Élaborer des plans pour l’aliénation et le remplacement des biens anciens et obsolètes et coordonner avec SMS l’aliénation appropriée des biens.
- Analyser la qualité des produits et des services fournis par rapport aux besoins du site et aux normes de qualité établies.
- Coordonner les activités des partenaires et/ou des entrepreneurs effectuant des activités liées à l’approvisionnement, et s’assurer qu’ils comprennent et respectent les règles et procédures pertinentes du HCR. Assurer la participation des approvisionnements dans les équipes multifonctionnelles pour la vérification des partenaires.
- Établir et maintenir une main-d’œuvre efficace et qualifiée capable de soutenir les opérations en cours.
- Maintenir une vue d’ensemble à jour de la capacité et de l’état de préparation de la chaîne d’approvisionnement du site, ainsi que de celle de ses partenaires, afin de s’assurer qu’il existe également une capacité adéquate pour couvrir les urgences.
- Surveiller la qualité et l’exactitude des données relatives à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes commerciaux pertinents. Compiler et analyser les informations statistiques, identifier les tendances et les développements dans les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décision.
- Résoudre les difficultés dans la chaîne d’approvisionnement locale en trouvant des solutions aux problèmes et aux goulots d’étranglement, et fournir des rapports réguliers sur les activités de la chaîne d’approvisionnement, l’état des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d’approvisionnement.
- Diffuser, promouvoir l’engagement et surveiller le respect des politiques, normes et orientations mondiales du HCR en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
- Assurer un flux d’informations efficace dans la chaîne d’approvisionnement et adapter les processus et les documents à l’environnement en vigueur.
- Coordonner le travail des unités d’approvisionnement afin d’atteindre les objectifs opérationnels en temps voulu et de manière rentable. Assurer l’utilisation efficace et efficiente des ressources financières et matérielles dans le cadre des règles et procédures du HCR.
- Préparer des plans pour la livraison d’articles de secours en fonction des besoins à court et moyen terme du HCR.
- Planifier et élaborer un plan d’achat efficace pour la zone géographique de responsabilité en tenant compte des options d’approvisionnement local. Utilisez les outils de planification des achats et la planification de la demande DEMANTRA.
- Assurer une capacité adéquate pour répondre à une urgence et élaborer des plans d’urgence pour la fonction d’approvisionnement dans le cadre du plan opérationnel.
- Agir d’office pour le comité des contrats connexe. Examiner et/ou approuver les dossiers d’approvisionnement pour l’autorité d’approvisionnement pertinente.
- Évaluer l’environnement et la situation dans lesquels une opération d’approvisionnement aura lieu. Mettre en œuvre les opérations d’approvisionnement de la meilleure façon possible en éliminant les obstacles.
- Maintenir la capacité de la chaîne d’approvisionnement tout au long d’une situation d’urgence et assurer un flux efficace d’articles de secours vers les personnes relevant de la compétence du HCR. Répondez rapidement à l’évolution des besoins et réaffectez rapidement les ressources si nécessaire.
- Mettre en œuvre des projets pratiques pour améliorer la performance de l’approvisionnement qui ont des objectifs, des calendriers, des tâches et des ressources clairs définis. Surveillez l’exécution du projet par rapport aux plans et prenez des mesures lorsque la mise en œuvre réelle s’écarte des plans.
- S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.

Dans les bureaux régionaux:
- Conseiller les opérations nationales sur la façon de mettre en œuvre les opérations d’approvisionnement sur la base d’interprétations de la situation et de conclusions sur la façon dont L’opération peut être mieux mise en œuvre.
- Veiller à ce que les politiques d’approvisionnement mondiales soient comprises par toutes les équipes d’approvisionnement de la région en offrant des résumés et des interprétations pertinentes dans le contexte régional.
- Rechercher des occasions de régionaliser et de rationaliser les opérations d’approvisionnement là où un avantage opérationnel peut être atteint
- Suivre les progrès d’opérations périodiques spécifiques et fournir des conseils qui assurent une mise en œuvre en temps opportun.
- Organiser et dispenser des formations au niveau régional dans les différentes fonctions d’approvisionnement telles que les achats, la logistique, la gestion des actifs et de la flotte.
- Encadrer et conseiller les individus ou les équipes d’approvisionnement sur demande.
- Suivre les KPI d’approvisionnement mondiaux pour la région et concevoir des indicateurs régionaux selon les besoins.
- Surveiller tous les exercices périodiques d’approvisionnement tels que les rapprochements mensuels, les exercices d’inventaire physique trimestriels, les procédures de clôture des comptes de fin d’exercice et s’assurer qu’ils sont mis en œuvre dans toute la région.
- Visiter régulièrement les opérations dans les pays et leurs équipes d’approvisionnement, y compris les visites de camps et d’autres sites opérationnels, assurer la supervision et le soutien dans le contexte opérationnel.
- Fournir un diagnostic sur les rapports de gestion du MSRP pour les opérations de pays, et coordonner avec le Coordonnateur régional de l’approvisionnement pour le suivi nécessaire afin de s’assurer que les données, en particulier les stocks, reflètent fidèlement et complètement la réalité dans les entrepôts.
- Examiner les rapports financiers des pays et travailler avec les chefs de l’équipe d’approvisionnement des opérations de pays pour traiter les zones rouges relatives aux aspects des opérations d’approvisionnement.
- Veiller à ce que des plans d’évaluation des besoins des pays soient établis, les combiner dans des plans régionaux d’achat et suivre leur mise en œuvre en temps voulu et les changements en fonction des besoins opérationnels.
- Surveiller et conseiller les opérations d’importation et de dédouanement (selon les besoins) pour résoudre et assurer les goulots d’étranglement et un flux fluide des marchandises vers les opérations.
- Assurer des déploiements d’urgence coordonnés du personnel d’approvisionnement en consultation avec les SGS dans les pays du Bureau.
- S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.

Qualifications
minimales Années d’expérience / Niveau de diplôme
pour P4 / NOD - 9 ans d’expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle; ou 8 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études supérieures; ou 7 ans d’expérience pertinente dans le(s) domaine

(s) de doctorat de la gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’éducation
; Administration des affaires; Commerce international; Ingénierie ou autre domaine pertinent.
(Domaine(s) de l’éducation marqué(s) d’un astérisque* sont essentiels)Certificats et / ou licences Certificat du Chartered Institute of Purchasing & Supplies, par exemple CFIPS, CMIPS, MCIPS (les certificats et licences
marqués
d’un astérisque * sont essentiels)

Expérience
professionnelle pertinente essentielle
Connaissance approfondie des systèmes logistiques / d’approvisionnement avec une expérience avérée à des postes de travail antérieurs, de préférence à l’ONU. Bonne connaissance pratique et expérience du traitement des questions contractuelles dans le contexte des politiques et normes de l’ONU. Expérience de la négociation de contrats; aptitude à fournir des conseils techniques au personnel subalterne; aptitude à planifier et à organiser des tâches de travail, souvent dans des délais serrés. Capacité avérée à traiter plusieurs tâches avec rapidité, dans un courtois et axé sur le service. Capacité avérée à gérer une équipe.
Des compétences et une expérience souhaitables en matière de gestion de
bases de données et une connaissance pratique des systèmes ERP, idéalement du module de chaîne d’approvisionnement du MSRP du HCR, constitueraient un atout. Solides compétences interpersonnelles et de négociation pour traiter avec des personnes de différents milieux culturels et éducatifs. Une connaissance technique des types de services, fournitures et biens achetés par le HCR pour le Siège, les bureaux régionaux et les bureaux extérieurs serait un atout. Formation pertinente, telle que CIPS, ou autres formations sur les marchés publics. Connaissance du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU et du HCR relatifs aux achats et du chapitre 8 du HCR. Connaissance des services aériens pour les mouvements de marchandises/passagers.

Compétences
fonctionnelles ONU-ONU/HCR Règles, règlements et procédures administratifs SC-Planification
des approvisionnements Règles et procédures
d’achat SC-UN/HCR Gestion
des
bases de données DM (les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)

Exigences
linguistiques Pour les postes d’administrateur et d’agent du Service mobile recruté sur le plan international : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.
Pour les postes d’administrateur recruté sur le plan national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais et la langue locale.
Pour les postes d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si elle n’est pas l’anglais.

Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chaque personne se sent en sécurité et habilitée à exercer ses fonctions. Cela inclut en ne démontrant aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir.

En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et demander conseil et soutien aux ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes se posent.

Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.

 

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Langues souhaitées

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Contexte opérationnel

Pour consulter les considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail pour ce lieu d’affectation, veuillez consulter le lien suivant :
https://wwwnc.cdc.gov/travel

Le spécialiste hors classe de l’approvisionnement dirigera, supervisera, coordonnera et appuiera les activités d’approvisionnement au niveau des opérations dans les pays. Le titulaire relève du Représentant adjoint et supervise directement un fonctionnaire chargé des approvisionnements et trois agents des services généraux chargés des approvisionnements.

Le titulaire assurera une chaîne d’approvisionnement locale efficace qui permet à l’opération de répondre aux besoins des personnes relevant de sa compétence ainsi que la livraison en temps opportun de biens et de services de qualité aux personnes relevant de sa compétence.

Le titulaire entretient des relations impartiales, éthiques et axées sur le client avec les fournisseurs et les organisations partenaires; échange des informations avec ses homologues d’autres agences des Nations Unies et des organisations internationales dans les limites établies par les Règles d’achat de l’ONU et du HCR et apporte son concours aux actions conjointes en matière d’achats si nécessaire, le cas échéant. Le titulaire aidera en fonction des besoins, dans les opérations coordonnera la fourniture de l’assistance.

L’agent principal d’approvisionnement appuiera la planification, la mise en œuvre, l’établissement de rapports et les statistiques en matière d’approvisionnement. Dans un environnement opérationnel complexe et difficile, une excellente expertise en matière d’achats sera nécessaire pour intégrer les principes d’achat des Nations Unies ainsi que les politiques internes du HCR dans toute la région. En outre, le titulaire examinera les dossiers d’achat des opérations qui dépassent les délégations des opérations de pays, fournira des informations en retour selon que de besoin et les approuvera pour l’autorité d’achat compétente. Il aura également une grande responsabilité dans la collecte, l’analyse et la communication des informations provenant des différents bureaux extérieurs du pays. Cela nécessiterait une interaction et une coordination solides en plus d’une excellente connaissance des outils du HCR (MSRP, Focus) et de l’analyse des données.
Le titulaire créera / maintiendra également la chaîne d’approvisionnement des bureaux optimisée et alignée sur l’évolution des besoins et des systèmes de gestion des opérations.

L’opération du HCR au Burkina Faso concerne 25 868 réfugiés et demandeurs d’asile qui ont dû fuir leur pays d’origine en raison de la crise sociopolitique qui sévit depuis février 2012. La majorité des réfugiés vivent dans deux camps de Mentao et Goudoubo dans la région du Sahel. D’autres vivent dans les zones frontalières et dans les deux plus grandes villes du Burkina.
En raison de l’insécurité, les habitants du Burkina Faso ont été déracinés de leurs foyers en raison de la présence de groupes armés, de l’augmentation de la criminalité et des opérations antiterroristes en cours qui exposent la population à la violence.
 

Le Burkina Faso dispose d’infrastructures très élémentaires, y compris dans le secteur de la santé. À Ouagadougou, il y a plus de 20 dispensaires, mais seulement quatre sont recommandés par le système des Nations Unies. Les épidémies et autres épidémies sont courantes dans la zone opérationnelle.
Ouagadougou est un lieu d’affectation famille autorisée et l’enseignement est généralement dispensé en Français, mais il existe également une école d’anglais aux États-Unis. Des services bancaires sont disponibles, y compris plus de cinq banques internationales dont deux sont recommandées par le système des Nations Unies (United Bank of Africa et Ecobank). Le temps est chaud et sec avec de fortes fluctuations de température du jour.

Le logement à Ouagadougou est principalement constitué de maisons individuelles facilement disponibles. Mais la plupart des bâtiments ne sont pas bien entretenus et ont besoin de réparations. L’électricité est très chère et un générateur de secours est recommandé.
Le nombre de personnes se déplaçant à l’intérieur des terres continue d’augmenter, en particulier dans les régions du Sahel et du Centre Nord. Début décembre 2019, leur nombre s’élevait à 560 000 déplacés. Le HCR leur fournit un abri et une protection.
La situation sécuritaire dans le nord du Burkina a entraîné des mouvements transfrontaliers de plusieurs Burkinabè. Plus de 95 % des déplacés internes vivent dans des ménages de la communauté d’accueil, qui ne sont plus en mesure d’absorber les déplacements continus et multiples.

Au cours des six derniers mois, la situation en matière de sécurité et de droits humains dans le nord et l’est du Burkina Faso s’est considérablement détériorée, entraînant d’importants déplacements. Le nombre de déplacés internes a atteint 560 000 déplacés en décembre 2019. Des déplacements transfrontaliers se produisent également. Au moins 14 000 personnes ont fui vers le Mali et le Niger voisins, tandis que quelque 2 000 Burkinabè ont fui vers le Ghana.
En outre, 25 868 réfugiés et demandeurs d’asile maliens résident dans des camps et d’autres zones instables du Burkina Faso aux côtés des populations nouvellement déplacées, qui sont toutes touchées par l’insécurité croissante.
À la suite du déplacement interne, l’équipe de pays des Nations Unies (UNCT), en étroite collaboration avec le Gouvernement burkinabè, a mis en place un mécanisme de coordination comprenant sept groupes sectoriels pour répondre aux besoins de la population touchée par la crise.
La région du Sahel (partie nord du Burkina Faso, frontalière du Mali), notre principale zone opérationnelle, est confrontée en permanence à des activités terroristes, entraînant des victimes et des enlèvements.
Bien qu’il s’agisse d’un lieu d’affectation famille autorisée de catégorie C, il y a une criminalité et un banditisme en général en raison de la situation actuelle en matière de sécurité.

Qualifications supplémentaires

Compétences

BA : Administration des affaires (obligatoire), BA : Economie (obligatoire), BA : Logistique (obligatoire)
Certifications
Institut des achats et des approvisionnements - Autres

Budget annuel LO dans le fonctionnement/bureau, Nombre de personnes relevant de la compétence du HCR servies, Nombre d’employés en opération/milieu de travail, Travailler avec des personnes relevant de la compétence du HCR : Personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays, Travailler avec des personnes relevant de la compétence du HCR : RéfugiésCompétences
Responsabilité, orientation client et résultats, engagement envers l’apprentissage continu, communication, autonomisation et renforcement de la confiance, jugement et prise de décision, gestion de la performance, gestion des ressources, sensibilisation organisationnelle, gestion des parties prenantes, travail d’équipe et collaboration.