Vivo Energy recrute un(e) Assistant(e) bilingue - Ouagadougou (Burkina Faso)
Ouagadougou
23/11/2022 - 18:55
Annonceur
Vivo Energy
Professionnel
Titre du poste: Assistant(e) bilingue
Lieu: Ouagadougou, Centre, Burkina Faso
Raison d'être:
L’Assistant(e) bilingue joue un rôle charnière au sein de notre structure en prenant en charge la gestion administrative. Il/elle participe à la fois au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise mais également au bon entretien de la relation clientèle.
Responsabilités:
1. Réception et traitement du courrier « arrivée » et départ
Initiation de projet de lettre à la demande du Directeur : rédaction de lettres commerciales, note de service et ordre de mission
Gestion du courriel
2. Traitement des chèques et virements nationaux et internationaux
3. Réception et traitements des factures fournisseurs, transit et transport
Réception des factures dans
S’assurer du suivi de la conformité des factures
Traitement et transmission à la comptabilité
Gestion de la petite caisse
4. Accueil, réception et assistance des visiteurs
5. Gestion des voyages internes et internationaux
Réservation d’hôtels et hébergements
Etablissement des ordres de missions
S’assurer que les JMP sont établis
Assurer les remboursements des frais de mission
Demande de billets
Challenger le plan de vol pour avoir le meilleur coût
Procédure pour l’obtention de visa auprès des ambassades
Programmer les rencontres dans Outlook
Préparation de la salle de réunion
S’assurer que la logistique est en place
Prise des RDV pour le Comité de direction
Gestion de l’agenda des Directeurs
Apporte un Support pour l’organisation des évènements de la société
6. Assurer une bonne organisation du secrétariat des réunions et conférences internes et externes initiées ou accueillies par la société organisatrice
7. Donner du support dans toutes organisations
8. Classement et Archivage des documents.
Profil
De formation assistanat commercial ou assistanat de gestion, vous avez une expérience professionnelle de 2 ans minimum dans un poste similaire.
