Chargé (e) administration - finances du PACTE-BF
In-Country Consultancy
Ouagadougou
• ID:20120883
• Consulting
TERMES DE REFERENCE
Chargé (e) administration - finances du PACTE-BF
Contexte
Les efforts consentis pour le développement des filières agricoles, particulièrement le maïs et l’arachide, et les résultats engrangés ne suffisent pas pour lever les nombreux défis du secteur. La présence d’aflatoxines limite l’écoulement du maïs grain auprès des sociétés de transformation industrielle (moins de 10 % de la production de maïs est transformée localement). D’autre part, la dégradation continue des sols, l’insuffisance et l’irrégularité des pluies, l’accès limité aux intrants et aux équipements, le manque d’infrastructures de stockage/conservation et l’absence d’un marché porteur aux producteurs constituent autant de facteurs limitant l’essor de la filière.
La Société Industrielle de Transformation et de Commercialisation des Céréales (SITRAC SARL), spécialisée dans la transformation du maïs et la commercialisation des produits dérivés (farine, semoule et gritz) rencontre de sérieux problèmes pour assurer son approvisionnement en maïs de qualité sans aflatoxine. De nos jours, l’entreprise s’approvisionne auprès des commerçants essentiellement (80%) et parfois auprès de quelques organisations paysannes (OP) de producteurs/trices de maïs qui ne respectent pas toujours leurs engagements contractuels. Le maïs fourni ne répond pas toujours aux normes de qualité recommandées (présence d’aflatoxine et d’impuretés, etc.). L’entreprise SITRAC a une capacité de transformation de quinze (15) tonnes/jour. Pour accroitre cette capacité, SITRAC envisage non seulement de moderniser ses installations mais aussi de développer un partenariat avec les organisations de producteurs/trices de maïs. Ses besoins exprimés sur la période du projet 2PATM (2021-2023) sont estimés à 18 000 tonnes de maïs de qualité exempt d’aflatoxine.
PIPATA-BF donnera l'opportunité aux acteurs, et particulièrement les producteurs/trices d'arachide du Burkina Faso de redynamiser la filière par : (i) l’amélioration de la production en quantité et en qualité et des revenus tirés de l’arachide, (ii) le renforcement des capacités des producteurs/trices sur les pratiques agro-écologiques intensives, (iii) la prévention de la contamination par l’aflatoxine de la production à la livraison incluant le stockage et (iv) la professionnalisation des coopératives agricoles à travers l’adoption de l'agriculture contractuelle. De même, le projet servira de levier pour l’essor de l’économie locale à travers le renforcement des capacités logistiques (i) des OP qui auront des magasins de stockage et des décortiqueuses et (ii) de celles d’InnoFaso en consommables et équipements de laboratoire et la création d’une troisième ligne de transformation pour la production et la commercialisation de nouveaux produits industriels à base d’arachide destinés aux enfants malnutris du Burkina Faso.
Les présents projets à travers l’approche d’agriculture contractuelle et transition agroécologique, contribuera à la production de maïs et de l’arachide de bonne qualité pour approvisionner les industries SITRAC et Innofaso à travers la professionnalisation des acteurs de la chaîne de valeur. Cela permettra d’améliorer aussi bien les rendements que la qualité de maïs, tout en sécurisant le marché d’écoulement des produits pour les petits producteurs et celui de l’approvisionnement pour SITRAC.
Description du poste
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Gérer l’approvisionnement du programme dans le respect des procédures du programme PACTE et IFDC ; en étroite collaboration avec la NAFO de IFDC ;
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Tenir et mettre à jour un registre de suivi des commandes et fournir un rapport au programme chaque semaine ;
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Coordonner la préparation des documents nécessaires pour l’exonération de la TVA et taxes douanières (si nécessaires), les listes d’achats mensuels et mettre à jour les documents appropriés ;
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Appuyer dans la planification et l’exécution des opérations de maintenance, entretien et de réparation des équipements ;
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Dresser les inventaires physiques annuels et les rapprocher des inventaires théoriques des biens du programme contenus dans les outils de gestion dédiés à ce sujet et faire les corrections nécessaires au besoin ;
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Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des motos du programme ;
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Gérer les contrats et/ou sous-accord de subvention des partenaires du programme et s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures du PACTE et IFDC, et Suivre les paiements, dates d’expiration et renouvellement des contrats et/ou sous-accord de subvention des partenaires, s’il y’a lieu ;
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Préparer les contrats pour la fourniture de biens et services, conformément aux procédures du PACTE et IFDC ;
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Effectuer un suivi des partenaires en ce qui concerne la gestion administrative et logistique ;
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Faciliter l’organisation des ateliers de formation dans le cadre des activités du programme ;
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Assurer la tenue des fiches de pannes et/ou d’incidents pour les motos, et matériels informatiques ;
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S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacune des motos (assurance, vignette, etc.…) du programme ;
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Assurer la préparation administrative et logistique des missions ;
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Collaborer avec les différents membres des équipes du PACTE et IFDC pour anticiper, planifier et gérer les missions et les achats.
Comptabilité - Finance
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Assurer le paiement à temps de toutes les factures et une bonne comptabilisation des dépenses du programme dans le respect des procédures du PACTE et IFDC ;
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Assurer la saisie systématique de toutes les opérations (dépenses, liquidations des partenaires, journaux…) du programme ;
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Examiner toutes les factures du programme et en confirmer l’exactitude avant de traiter les paiements.
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Participer à la gestion des actifs du programme en assurant l’enregistrement et le suivi en temps voulu de toutes les immobilisations du programme ;
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S’assurer que les comptes sont exacts et à jour et qu’ils reflètent la réalité des opérations financières du programme,
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Faire un suivi rapproché des avances et déclarations des dépenses staffs dans le cadre des activités du programme et soumettre le rapprochement mensuel a la comptabilité du bureau national,
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Assurer le suivi des feuilles de temps (TimeSheet) des staffs du programme
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S’assurer que toutes les retenues règlementaires à la source sont faites de manière appropriée
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Contribuer au processus de clôture comptable mensuelle et annuelle en veillant à ce que les rapprochements mensuels du bilan et des comptes bancaires soient effectués conformément aux procédures financières du PACTE et IFDC, en prenant l’initiative du rapprochement des recettes, des paiements et des autres comptes de contrôle pertinent.
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Apporter un appui technique aux partenaires locaux de mise en œuvre du programme, en matière de gestion administrative, financière et rapportage financier et veiller à la liquidation des avances payées dans les délais requis ;
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Procéder de manière régulière à la revue des pièces comptables des partenaires locaux de mise en œuvre du programme, suivie d’un rapport périodique ;
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Participer activement dans la préparation et le déroulement des audits comptables/financiers,
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Préparer et suivre la mise en œuvre du plan d’action de mitigation des risques identifiés à la suite de chaque audit ;
Planification et suivi budgétaire et financier
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Assister le Chef d’équipe et les chargés de projets du programme à la planification budgétaire ;
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Préparer et soumettre mensuellement le suivi budgétaire au Chef d’équipe et aux chargés de projets du programme,
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Préparer et suivre les demandes mensuelles de liquidité du programme.
Rapportage aux donateurs (bailleurs)
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Fournir régulièrement (sur demande ou non) des rapports financiers, des analyses et des recommandations pour donner un aperçu de la situation financière globale du programme afin de préserver les performances financières et la rentabilité, d’estimer les risques financiers et de prendre des précautions, conformément aux meilleures pratiques internationales, aux procédures internes du PACTE et de l’IFDC et aux accords avec le donateur ;
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Appuyer le Chef d’équipe et les chargés de projets du programme à se conformer aux procédures et règlements internes et externes ainsi qu’aux directives du PACTE et de l’IFDC concernant l’administration financière du programme.
Autres
Supervision et collaboration
Le/la Chargé (e) administration - finances du PACTE-BF est supervisé par le Chef d’équipe PACTE à qui il/elle rend compte. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les autres collègues du programme PACTE et les membres de l’administration de la direction pays de l’IFDC.
Poste et lieu d'affectation
Le/la Chargé (e) administration - finances du PACTE-BF est un poste national dont le lieu d'affectation est le bureau de IFDC à Ouagadougou. Il/elle est appelé à travailler dans les zones d’intervention des deux projets (PIPATA et 2PATM) du programme PACTE.
Required Experience
Qualifications requises
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Diplôme BAC + 2 en comptabilité – finance, et administration :
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Maîtrise professionnelle du logiciel Excel et bonne maîtrise de Word ;
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Disponibilité à l’affectation en région ;
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Bonne maîtrise du français à l’oral ;
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Excellente maîtrise de la langue locale la plus utilisée dans le contexte de mise en œuvre du programme PACTE ;
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Au moins 3 ans d’expérience pertinente, notamment :
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Avoir pratiqué la comptabilité d’entreprise du secteur privé ou de projets avec des attributions similaires.
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Etre très attentif (ve) aux détails et respecter les délais ;
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Etre apte à travailler indépendamment et à prendre des initiatives ;
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Etre apte à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire et dans un environnement multiculturel ;
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Avoir une bonne attitude professionnelle ;
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Avoir de très bonnes références ;
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Jouir d’une bonne santé ;
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Avoir des connaissances ou des notions en anglais ;
