African Initiatives for Relief and Development recrute un(e) Responsable de sous-bureau/atelier basé au Burkina

Ouagadougou
27/07/2022 - 00:38

Annonceur

African Initiatives for Relief and Development
Professionnel
Informations sur l'Emploi
Titre du Poste : Responsable de sous-bureau/atelier
Niveau Requis : Diplôme universitaire supérieur
Année d'Expérience Requise : 5 ans
Lieu du Travail : Burkina Faso
Date de Soumission : 07/08/2022

Description de l'Emploi
L’African Initiatives for Relief and Development (AIRD) est une ONG apolitique, non religieuse et à but non lucratif avec des bureaux de programme pays au Burkina Faso, au Burundi, au Cameroun, en République centrafricaine, au Tchad, en République démocratique du Congo, en Éthiopie, Libéria, Niger, Tanzanie et Ouganda. L’enregistrement de l’AIRD au Soudan du Sud a été récemment finalisé. L’objectif de l’AIRD est d’offrir un soutien technique opérationnel, y compris, mais sans s’y limiter : la chaîne d’approvisionnement, la logistique et les infrastructures en partenariat avec des organisations de secours et de développement qui se concentrent sur les zones sinistrées, infestées de pauvreté et axées sur le développement. AIRD fournit pour et par l’intermédiaire de partenaires, y compris, mais sans s’y limiter, les agences des Nations Unies, les organisations donatrices internationales et nationales et les gouvernements.
L’AIRD cherche maintenant à recruter un  sous-directeur de bureau / d’atelier qualifié et motivé  pour être basé dans la région du Sahel, au Burkina Faso.
Résumé du poste
Le sous-bureau/responsable de l’atelier supervisera les opérations logistiques et de la chaîne d’approvisionnement du bureau du programme de pays, y compris toute construction qui pourrait avoir lieu dans le cadre du programme. Il créera et supervisera la mise en œuvre des outils utilisés sur le terrain dans le but d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Il / elle supervisera les opérations du bureau de terrain.
Principales responsabilités
Gestion opérationnelle
  • Veiller à ce que les opérations reçoivent des services de gestion, administratifs, financiers et logistiques rapides, efficaces et efficients afin d’atteindre les objectifs du projet
  • Superviser plusieurs équipes et coordonner la mise en œuvre de plusieurs projets simultanément dans la zone du Sahel
  • Participer à la préparation du budget du sous-bureau avec le soutien du représentant
  • Veiller à ce que les systèmes et procédures de gestion, de soutien administratif et logistique soient suivis
  • Mettre en œuvre des systèmes et des procédures de gestion, de soutien administratif et logistique appropriés en coordination avec le directeur des opérations
  • Préparer et soumettre des rapports périodiques consolidés (rapport de situation hebdomadaire, rapport mensuel, bilan de mi-année et rapport final de performance)
  • Gérer l’équipe de soutien et d’administration
  • Superviser les entrées du livre de caisse/QuickBooks et le codage financier au bureau auxiliaire et sur le terrain
  • Favoriser une bonne communication et coordination entre l’équipe de support, d’administration et l’équipe technique opérationnelle
  • Mettre en œuvre les SOP des ressources humaines, des achats, de la logistique et des finances dans l’ensemble des programmes AIRD en collaboration avec le FAM et le responsable des opérations
  • Assurer la supervision de la mise en œuvre des activités en tenant compte de l’environnement de sécurité
  • Surveiller régulièrement la situation de sécurité et faire rapport
  • Participer à des réunions, réseaux, séminaires et conférences pertinents et bénéfiques pour l’AIRD, sa mission et son mandat
  • Contribuer aux initiatives de collecte de fonds, le cas échéant
  • Restez informé des activités de l’AIRD
Gestion d’atelier
  • Superviser, soutenir toutes les questions relatives au garage et prendre les mesures appropriées pour améliorer les performances de l’atelier en fonction des résultats et des moyens disponibles dans le sous-bureau
  • Mettre à jour, organiser et définir les objectifs de performance du personnel des garages – responsabilités selon le niveau d’activité du garage
  • Mettre en œuvre et surveiller les activités de réparation et d’entretien de l’atelier
  • Pendant le service de réparation, assurez-vous que le journal de bord est mis à jour à chaque trajet, qu’il est conservé dans chaque véhicule et qu’il est régulièrement examiné pour en vérifier l’exactitude et l’admissibilité. Cela comprend la vérification si toutes les périodes de service sont reflétées sur le journal de bord
  • Veiller à ce que les procédures de gestion du garage et celles des pièces de rechange soient correctement mises en œuvre au niveau du sous-bureau
  • Evaluer le besoin en pièces de rechange à la Sous-délégation et au Pays et au niveau
  • Assister le responsable des opérations dans l’élaboration des besoins en pièces de rechange à communiquer au donateur
Gestion de la construction
  • Gérer la gestion de projet quotidienne pour toutes les activités de construction WASH et énergie sous le sous-bureau en coordination avec l’ingénieur civil
  • Superviser et coordonner les travaux d’ingénierie, de planification, de conception et de construction assignés
  • Respecter la qualité, le budget et le calendrier
  • Coordonner le processus d’administration et d’approbation des projets et fournir des mises à jour
  • Coordonner le développement de contrats pour une variété de projets de construction et WASH en coordination avec l’ingénieur civil
  • Assurer la liaison avec les partenaires pour assurer une mise en œuvre correcte et complète du projet
  • Entreprendre des études techniques et de faisabilité, y compris des enquêtes sur site, des calculs complexes et répétitifs
  • Compiler les spécifications des travaux et superviser les procédures d’appel d’offres
  • Mise en œuvre de la procédure opérationnelle standard d’approvisionnement de l’AIRD en collaboration avec la FAM
  • Évaluer la durabilité et l’impact environnemental des projets
Gestion d’entrepôt
  • Superviser, contrôler et coordonner les mouvements de fournitures
  • Maintenir une documentation appropriée et mettre à jour les fiches de stock et les fiches de casier
  • Assurer le bon rangement des articles selon les exigences de chaque référence
  • Préparer et soumettre un rapport consolidé sur les mouvements de stock sur une base mensuelle
Gestion de la flotte et du carburant
  • Planifier les opérations de transport et de carburant en coordination avec le responsable de la logistique sur le terrain
  • Surveiller le mouvement des véhicules pour assurer la livraison en temps opportun des services au client et aux bénéficiaires
  • Veiller à ce que les chauffeurs respectent les lois des pays et agissent en tout temps avec courtoisie et professionnalisme
Ressources humaines
  • Participer à l’intégration du nouveau personnel dans le sous-bureau
  • Mener des évaluations du personnel hiérarchique selon les systèmes AIRD
  • Soutenir les systèmes et procédures de sélection, de recrutement et de discipline du personnel du sous-bureau en coordination avec le responsable des finances
  • Assure le respect des recommandations sur la protection contre les abus et le harcèlement sexuels (PSEA)
  • Participer au renforcement des capacités du personnel national, à l’identification des besoins de formation du personnel et à la fourniture d’un soutien au mentorat, le cas échéant
Rapports et communications
  • Assurer la communication et la coordination quotidiennes avec l’équipe de gestion du pays, participer aux réunions du CMT et coordonner les réunions et les briefings de gestion du sous-bureau
  • Assurer la production opportune et détaillée des rapports internes du programme AIRD
  • Assurer la mise en place du système ERP
Représentation
  • Représenter l’AIRD dans les relations avec les autorités locales, d’autres organisations et ONG dans la zone d’opérations du sous-bureau
  • Veiller à ce que toutes les parties concernées soient tenues informées des activités de l’AIRD, le cas échéant
  • Soutenir le CPD dans son rôle de relations publiques/communications dans le pays
Activité liée aux donateurs et aux partenaires
  • Coordonner la collecte d’informations et rédiger des propositions de financement et des budgets à soumettre au siège social pour approbation
  • Identifier et collecter des informations sur les futurs donateurs potentiels et les opportunités de financement
  • Créer et entretenir des relations avec les donateurs, les partenaires et les autres parties
Gestion de l’information
  • Développer et maintenir des systèmes d’enregistrement des activités, des résultats et de l’impact du programme
  • Fournir des documents pertinents, des études de cas, des photographies, des événements et des contacts avec les médias conformément au profil, à l’identité et au message de l’entreprise AIRD, comme indiqué par le département des communications du siège social et du CPD
  • Développer des formats de rapports internes appropriés et assurer des flux d’informations internes efficaces
Planning d’affaires
  • Contribuer aux plans d’affaires et aux budgets du programme
  • Soutenir la représentation au besoin dans la planification et la mise en œuvre d’activités et d’événements dans la zone du programme
  • Appui au suivi et à l’évaluation des activités du programme
Relations clés
  • Directeur du programme pays
  • Responsable Administratif et Financier
  • Partenaires, Autorités gouvernementales
Qualifications, expérience et compétences
  • Diplôme accrédité en mécanique technique, génie civil ou dans un domaine similaire
  • Au moins 5 ans d’expérience en gestion ou supervision requise
  • Bonne connaissance pratique des entrepôts et des systèmes de carburant
  • Maîtrise des ordinateurs, y compris Microsoft Word, Excel et Power Point requis
  • Volonté de voyager au besoin, de travailler selon l’horaire requis, de travailler à différents endroits au besoin
  • De solides compétences en analyse, en communication et en résolution de problèmes sont nécessaires, ainsi que la capacité d’identifier et d’articuler les problèmes potentiels et de fournir des solutions possibles de manière concise et claire.
  • Une expérience de travail avec des partenaires de développement internationaux, des organisations non gouvernementales internationales (ONGI) et des donateurs (en particulier l’expérience du HCR) est un atout
  • Familiarité avec le processus de réforme humanitaire
Connaissances, compétences et capacités
  • Connaissance de la gestion de programmes
  • Connaissance des groupes de donateurs et/ou des problèmes liés au domaine du programme
Les candidatures indiquant clairement ‘Sub Office/Workshop Manager » dans la ligne d’objet peuvent être envoyées à hr@airdinternational.org au plus tard le 7 août 2022
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Date limite de Soumission : 07/08/2022