Secteur d’activité: Finances
Type de contrat: Durée Déterminée
Taux d’occupation: Plein temps
Ouvert aux expatriés: Non
Lieu de travail: Ouagadougou, Burkina Faso
Descriptif du poste
Fondé en 1933 à l’initiative d'Albert Einstein, l'International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires dans le monde et aide les victimes à survivre et reconstruire leur vie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se reconstruire et à prendre en main leur avenir. L’IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 viles des Etats –Unis. L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale internationale. Elle a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.
En 2015, l’IRC a élaboré une nouvelle stratégie au niveau global qui a démarré cette année 2020.Cette stratégie a redéfini la mission de l’IRC et défini des objectifs opérationnels et organisationnels précis afin de renforcer son mandat dans les urgences humanitaires et les solutions de post-conflit. A cet effet, IRC au niveau global veut mettre en place des infrastructures en matière de communication, financement, capital humain, systèmes et technologies. IRC est actif au Burkina Faso depuis mars 2019.
Il dispose d’un bureau principal à Ouagadougou et des bases à Ouahigouya (région du Nord), Djibo et Dori (région du Sahel).
Dans le cadre du renforcement de ses effectifs supports, IRC BF recrute un/une manager senior en charge des budgets et rapports.
OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILITÉ
En tant que membre de l'équipe financière du bureau de pays, sous la supervision du Directeur adjoint des finances, le/ la Senior Finance Manager sera chargé(e) de la préparation des nouvelles proposition, du maintien du budget de fonctionnement, de gérer les tâches quotidiennes de budgétisation et d'établissement de rapports sur le budget et les subventions. Il/Elle s'assure que les questions relatives à la gestion du budget et des subventions sont traitées immédiatement et que les budgets des donateurs sont préparés conformément aux exigences de l'IRC et des donateurs spécifiques et qu'ils sont soumis dans les délais.
RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES
Budget de fonctionnement du bureau de pays pour l'année fiscale
- Le/ La Senior Finance Manager supervise la préparation de budget d'exploitation du pays pour l'exercice fiscal du Burkina en suivant le format standard de l'IRC et le soumettra à l'examen final du directeur adjoint des finances avant la soumission.
- Il/Elle s'assure que le budget de fonctionnement du pays est régulièrement mis à jour et qu'il peut être utilisé comme outil de gestion lors de l'élaboration de nouvelles propositions de budget et en période d'expansion rapide et/ou de réduction des programmes.
- Fournit des recommandations pour remédier aux insuffisances de financement prévues ou au manque de couverture financière pour chaque composante du budget de l'exercice.
Nouvelle proposition de budget Développement
- Superviser la préparation des budgets pour les nouvelles propositions et réviser les budgets existants, s'assurer que tous les coûts sont couverts et non sous- ou sur-budgétés, en plus de s'assurer de l'utilisation correcte des modèles standard de budget de l'IRC et des donateurs spécifiques et de les relier au modèle du donateur.
- Travailler avec les finances managers sur le calcul mensuel des coûts partagés du programme pour les nouvelles propositions et l'allocation mensuelle.
Gestion des subventions et rapports
- S'assurer que les rapports mensuels (BvA) et les plans de dépenses pour les subventions au Burkina sont téléchargés et mis à jour dans le système BVA.
- S’assurer que les plans de dépenses pour toutes les subventions actives sont mis à jour par les managers finance en collaboration avec les détenteurs de budget désignés et la projection des calculs de SPC.
- Faire des points réguliers avec les managers finance pour examiner les dépenses budgétaires par rapport aux plans de dépenses / dépenses réelles, faire une analyse budgétaire et alerter le DDF sur toute tendance qui pourrait entrainer une sous ou sur consommation des budgets. Demander un retour d'information sur toutes les dépenses excédentaires ou insuffisantes aux détenteurs de budget.
- Participer aux réunions mensuelles d'examen des subventions (GRM) pour obtenir un retour d'information sur les dépenses et assurer le suivi des points d'action identifiés lors des réunions sur les subventions.
- Assister aux réunions d'ouverture des subventions, aux réunions de mise en œuvre des projets (PIM) et aux réunions de clôture des subventions, et y apporter sa contribution et son soutien.
- Fournir un soutien et un retour d'information aux responsables des opérations et des programmes sur toutes les questions concernant les rapports et les processus de BvA en tant qu'administrateur des finances de BVA.
- S assurer que les nouveaux codes de ligne budgétaire (codes T2) sont attribués et le BVA est chargé dans le logiciel comptable.
- Préparer les rapports financiers des donateurs externes pour examen et signature dans le pays par le Directeur adjoint des finances et le SMT pour soumission ultérieure. S'assurer que les rapports sont conformes au modèle de rapport des donateurs et qu'ils sont soumis à temps, conformément aux exigences contractuelles internes et externes.
- En consultation avec l'unité des subventions, fournir un examen des transactions de frais réels et des conseils sur les principales exigences de conformité des donateurs.
- Fournir une analyse et des conseils sur la couverture du personnel, la cartographie des salaires en plus de la couverture et des allocations des coûts de programme partagés (Shared Program Cost -SPC) pour l'examen final et l'approbation du directeur adjoint des finances.
- Fournir un examen analytique des plans de dépenses des subventions par rapport aux dépenses réelles.
- Effectuer la vérification financière des demandes d'achat pour s'assurer que : les articles sont admissibles, attribuables et raisonnables ; les soldes restants du budget sont adéquats ; l'exactitude de l'information incluse ; les codes de facturation des articles sont corrects et le calcul mathématique des montants totaux.
Formation du personnel (financier et non financier)
- Aider le directeur adjoint des finances à organiser régulièrement des sessions de formation et d'initiation pour le personnel des programmes, des opérations, des finances et des bureaux locaux au Burkina sur des sujets liés à la budgétisation et à l'établissement de rapports, tels que : La gestion budgétaire, l'examen des réalisations et des rapports de subventions... etc.
- Renforcer les capacités de l'équipe financière chargée de la budgétisation et des rapports sur les points suivants :
- Travailler en étroite collaboration avec l'équipe pour renforcer leurs capacités dans les aspects de budgétisation et de rapportage si nécessaire.
- Capable de transférer le savoir-faire des rapports des donateurs, des réalignements, des propositions.
- Rapprochement avec l'outil de rapport financier et le système comptable.
- Développement du budget de fonctionnement et mises à jour trimestrielles.
Devoirs communs :
- Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ;
- Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ;
- Obligation de signale toute violation de la procédure IRC ;
- S'acquitter d'autres tâches qui pourraient lui être confiées par le superviseur.
Profil
- Diplôme exigé : Au moins une Maitrise en comptabilité, Finance ou Economie. Avoir une certification reconnue en finance ou en comptabilité serait un atout majeur
- Une expérience préalable avec un financement des bailleurs de fonds internationaux ou du commerce international
- Avoir au moins 5 ans d'expérience dans une ONG Internationale a un poste similaire
- Connaissance parfaite du Français à l’écrit et à l’oral. Une bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite serait un atout majeur
- Avoir de solides connaissances en Finances
- Avoir de bonnes connaissances en management
- Être bon communicateur et avoir un bon esprit d’équipe
- Être rigoureux, organisé et capable de travailler sous pression
- Être capable d'identifier les problèmes et de proposer des solutions
- Être autonome
- Être capable et à l’aise de travailler dans un environnement multiculturel
- Avoir une bonne connaissance de l'outil informatique en particulier Excel et Word,
- La connaissance de SUN System ou Intégra sera un atout.
