Recrutement d'Une Assistante Administrative Bilingue pour le compte de l’ONG SOS SAHEL INTERNATIONAL FRANCE :

ACTIVITES PRINCIPALES:
A ce titre, il ou elle est chargée (e) de:
Accueil:
• Accueillir les visiteurs et réceptionne les appels téléphoniques;
• Renseigner les interlocuteurs sur les activités du service et la disponibilité de l’équipe;
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur;
• Réaliser une traçabilité des appels et des visites avec les outils mis à disposition

Gestion du courrier et de la communication:
• Assurer l’ouverture, le tri et le classement du courrier afin d’accélérer son traitement dans le respecter des procédures en vigueur;
• Assurer le suivi des actions urgentes;
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers du service;
• Préparer les parapheurs pour les signataires

Rédaction des notes, tout type de document et traduction en anglais:
• Prendre note et met en forme tout type de document;
• Assurer la rédaction de rapports et courriers divers suivant les délégations fixées par le chef de service
• Mettre en page des modèles, des rapports, ..
• Mettre en forme des présentations (power point);
• Assurer la traduction en anglais de tout document qu’on lui soumet

Organisation des activités de l’Unité de Coordination:
• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités;
• Organiser si nécessaire les déplacements des membres du bureau;
• Rappeler les informations importantes et transmettre des messages;
• Organisation des réunions;
• Planifier les réunions avec des intervenants d’autres services ou externes au bureau;
• Préparer les dossiers et le matériel didactique requis pour la réunion;
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Chef de projet;
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus;
• Respecter les délais dans la transmission des documents utiles avant la réunion;
• S’assurer de la transmission rapide des comptes rendus;

Assistance à la gestion administrative des RH et financière:
• Collecter les données nécessaires (congés, fiches de prestations, notes de frais, …) et préparer les documents à transmettre aux services en charge du traitement;
• Gérer l’agenda interne au service pour planifier les évaluations et les formations;
• S’assurer de la planification des rapports vers les organes décisionnels et du suivi des décisions (tableau de bord);
• Relever les dossiers devant faire l’objet d’un rapport;
• Assurer le suivi des décisions prises par l’Unité de Coordination du Projet;
• Gérer la petite caisse de menus dépenses;