Recrutement d'un(e) Assistant(e) aux Operations dans le cadre du projet SELEVER

il/elle sera chargé(e) des tâches suivantes :
Opérations et logistique du bureau :
• Développer et exécuter des tâches administratives, des procédures et des contrôles de qualité standard ;
• Mettre en œuvre des procédures de soutien de bureau et recommander des changements au besoin ;
• Apporter une assistance logistique lors des événements, des conférences et des ateliers, y compris la préparation des rafraîchissements et des lieux et le maintien de calendrier de réunion ;
• Gérer le voyage et l’hébergement pour le personnel et les consultants ;
• Maintenir l’inventaire des équipements et des meubles, y compris l’emplacement de tous les actifs. Vérifier régulièrement en personne l’existence de tous les stocks ;
• Assurer un stock suffisant de fournitures de bureau ;
• Superviser la maintenance des équipements de bureau tels que les photocopieurs et les scanners et veiller à ce que les réparations soient effectuées en temps opportun ;
• S’assurer du respect de toutes les normes de sécurité au travail ;
• Assurer une fonction d’alerte et d’interface (état d’avancement des opérations, suivi des dossiers, relances nécessaires, etc.) ;
• Superviser le nettoyage, l’entretien et la réparation de toutes les installations, y compris la fourniture d’électricité, d’eau et de plomberie.

Administration et supervision :
• Gérer le ou les agendas, organiser les rendez-vous ;
• Préparer et soumettre les dossiers d’achats pour les besoins exprimés dans les délais ;
• Contribuer à préparer les documents administratifs (lettres, procès-verbaux de sélection, attestations de service fait, attestations d’exécution de bonne fin de contrat.) ;
• Participer aux commissions d’attribution de marchés aux prestataires /fournisseurs ;
• Orienter, guider et conseiller le personnel et les partenaires participants aux opérations ;
• Veiller au respect des normes de conduite, du Manuel des politiques des employés et d’autres politiques de l’entreprise et applicables, des procédures et des calendriers ;
• Rédiger les rapports d’événements ;
• Entreprendre toutes autres tâches et projets pouvant être assignées de temps à autre.
• Réaliser toutes les autres tâches assignées par son superviseur.