Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) recrute un(e) Fonctionnaire d’administration basé à Ouagadougou Burkina Faso (Poste national)
Ouagadougou
02/07/2022 - 14:41
Annonceur
Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC)
Professionnel
Qui sommes-nous
Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire indépendante qui aide les personnes forcées de fuir. Nous travaillons dans des situations de crise dans plus de 31 pays, fournissant des situations d’urgence et une assistance à long terme à des millions de personnes chaque année. Nous défendons les personnes forcées de fuir, défendant leurs droits. NORCAP, notre fournisseur mondial d’expertise, contribue à améliorer la capacité internationale et locale à prévenir, à se préparer, à réagir et à se remettre des crises. Le CNRC gère également le Centre de surveillance des déplacements internes à Genève, un chef de file mondial en matière de rapports et de défense des personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays.
L’emploi au CNRC peut mener à un emploi ou à un déploiement dans des régions, des pays, des régions ou des bureaux qui peuvent présenter des risques considérables pour la santé, la sûreté et la sécurité. Le CNRC prend cela très au sérieux et nous avons mis en place des procédures pour réduire les risques connus, mais nous ne serons jamais en mesure d’éliminer tous les risques.
Le CNRC est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et vise à diversifier la dotation en personnel en termes d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de nationalité et de capacité physique.
Pour ses activités au Burkina Faso, le CNRC recrute un(e) Fonctionnaire d’administration Burkina Faso Ouagadougou (Poste national).
Emploi
Coopération internationale
Administration
Agent de maîtrise / BAC+3
Ouagadougou
Non précisé
Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC)
Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) /Burkina Faso
1. Rôle et responsabilités:
L’Administration Officer est en charge de la mise en œuvre quotidienne et qualitative des activités Administratives.
Responsabilités générales :
1. S’assurer de l’adhérence aux politiques, manuels et directives de NRC.
2. Mettre en œuvre les tâches administratives qui lui sont déléguées en accord avec le plan d’action et le RACI de NRC.
3. Rédiger les rapports de mise à jour sur les activités Administratives.
4. S’assurer de l’archivage correct des documents (archivage physique et sur office 365)
5. Encourager à être une force de proposition pour favoriser l’amélioration de la fonction Administrative.
6. Donner un appui en gestion de Ressources Humaines en fonction des sollicitations
7. Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de NRC
8. Contribuer à la bonne gestion du service administratif.
9. Collecter et consolider les rapports administratifs pour la mission
10. Appuyer régulièrement les bureaux du terrain dans le domaine des activités de l’administration
Responsabilités spécifiques :
• Assurer la mise à jour de tous les bases de données « Admin Tracker » par rapport aux : contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires, communication, liste de présence, etc ;
• Assurer la traduction des documents officiels après des services habilités si nécessaire ;
• Assurer la gestion des contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires ; communication etc, dans les délais requis sous la supervision du supérieur hiérarchique ;
• Archiver sur le Filling Tree (Office 365) dans le dossier Admin, les correspondances importance et tout document important pour le classement ;
• Assurer une bonne gestion des correspondances arrivées, des courriers, dispatching dans les départements et envoie des correspondance à l’extérieur à travers un bon système de traçabilité des courriers ;
• Assurer la gestion du stock des fournitures de bureau à travers le fichier de gestion de stock don’t le suivi des alertes est bien exécuté ;
• Faire les demandes d’achats des fournitures de bureaux, des achats de la guest house et des maisons (CD, HoP) et tout autre demande d’achat relevant de l’Administration ;
• Gérer tous les aspects de planification d’événements, des ateliers, séminaires, formations, team building (y inclus les pauses café, déjeuners et diners) ;
• Assurer les réservations de vols (UNHAS) et et suivre le paiement des frais de voyages y afférents ;
• Superviser la gestion administrative du personnel international et des visiteurs/formalités de visa / permis de travail, déclarations mensuelles, suivi de la situation de leur séjour au Burkina Faso. Pour ce faire garder un tableau récapitulatif sur les dates d’expirations de tous les documents requis (visa, permis de conduire, etc.) ;
• S’occuper de la propreté du bureaux ainsi que la maintenance effective des installations (bureau et guest house) et de leur approvisionnement correct en produits de bases en relation avec la logistique et le département ;
• Faire des propositions pour l’amélioration de la propreté du bureau ;
• Travailler en étroite collaboration avec les départements de la logistique, de la finance et des programmes ;.
• Effectuer toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique.
Qualifications:
• Expérience professionnelle comme chargé dans une fonction support dans un contexte humanitaire ou dans une ONG internationale ;
• Expérience en qualité de responsable moyens généraux dans une entreprise ou organisation internationale ;
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ;
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;
• Au minimum 3 années d’expérience à un poste similaire ;
• L’anglais est un atout ;
• Bonne maitrise des logiciels MS Office, et tout autre logiciel de gestion serait un atout ;
• Bonne maitrise de la législation du travail en vigueur, du code général des impôts.
