L'ONG Helvetas Swiss Intercoopération recherche Un/une assistant (e) de direction bilingue

Ouagadougou
15/05/2022 - 09:19

Annonceur

Helvetas
Professionnel

Helvetas est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Les candidatures féminines sont donc particulièrement encouragées. Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités au Burkina Faso, l’ONG internationale Helvetas Swiss Intercoopération recherche : Un/une assistant (e) de direction bilingue

Emploi
ONG
Economie et gestion
Agent de maîtrise / BAC+3
Ouagadougou
Contrat à durée déterminée
1 an renouvelable
Helvetas
Helvetas/Burkina Faso

Sous la supervision de la Directrice Pays, en étroite collaboration, en toute confiance et complicité avec celle-ci, l’assistant (e) de direction bilingue est en charge de venir en appui direct à la Directrice Pays, aux activités de l’ONG, de gérer efficacement le secrétariat de direction et de coordonner les activités. Tâches principales :
• Gérer l’agenda de la directrice ;
• Recevoir et gérer des messages téléphoniques en Anglais et en Français ;
• Recevoir, enregistrer et transmettre le courrier (ordinaire et confidentiel) ;
• Assurer la saisie (lettre, mémos, …) ;
• Rédiger du courrier en Anglais/Français et assurer la traduction du français à l’anglais et de l’anglais au français au besoin et suivre le courrier ;
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations ;
• Traduire et corriger les documents (Français/Anglais et Anglais/Français) ;
• Aider à mettre en forme les contrats, les DAO, etc. et renforcer au besoin les capacités des membres de l'équipe pour contribuer à leur autonomie en matière de gestion de documents, mise en forme, etc ;
• Préparer les réunions et concertations avec les différents acteurs (préparation et envois des lettres d’invitations, etc.) ;
• Contribuer à la rédaction des rapports et procès-verbaux et les traduire au besoin en français ou en Anglais ;
• Exécuter au besoin toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

• Une lettre de motivation accompagnée d’un Curriculum vitae de trois (03) pages maximums ;
• Les copies des diplômes, certificats de travail et attestations pertinentes.

Seuls (es) les candidats (es) en phase finale de sélection seront invités (es) à fournir la copie certifiée
conforme de leur diplôme, la totalité de leurs certificats de travail ou de stages d’une durée supérieure à
6 mois, et les coordonnées e-mails et téléphoniques de trois référents, dont au moins le dernier supérieur
hiérarchique et un collègue direct récent.
HELVETAS se réserve le droit de ne donner aucune suite au présent appel à candidature.
Procédure du recrutement :
• Présélection sur dossier
• Test écrit
• Entretien individuel

Qualifications requises :
• Un niveau bac + 3 en secrétariat bilingue, administration, ou équivalent ;
• Au moins 02 ans d'expériences pertinentes dans un poste similaire ;
• Une parfaite connaissance (à l’écrit et à l’oral) des deux langues à savoir l’Anglais et le Français ;
• Très bonne connaissance des procédures modernes en gestion de secrétariat ;
• Maîtrise de l’ensemble des techniques et des outils de secrétariat bureautique Helvetas Burkina Faso 2 ;
• Une très bonne connaissance des règles et techniques de la communication orale & écrite, de la rédaction administrative, du traitement de texte et du secrétariat ;
• Bonne connaissance des applications et outils informatiques de collaboration comme OneDrive, SharePoint, Google Drive, etc. et une parfaite maitrise des applications informatiques : MS-office (Word, Excel, Powerpoint, Access)

Autres compétences et habiletés :
• Une bonne capacité à travailler sous pression et à un rythme intense, avec des livrables multiples ;
• Faire preuve de disponibilité, d'ouverture, d'empathie et de grande flexibilité ;
• Un bel esprit d’équipe et de synergie ;
• Respect rigoureux des règles de la confidentialité ;
• Une discrétion • Un engagement au développement international ;
• Très bonnes habiletés en relations interpersonnelles ;
• Faire preuve d’intégrité et de probité, de sens pratique et de réalisme ;
• Excellentes compétences opérationnelles et administratives ;
• Un grand esprit d’équipe et une belle prédisposition au service à la clientèle ;
• Amabilité, bienveillance, respect et courtoisie exigés ;
• Savoir travailler dans des contextes évolutifs, avec des équipes multidisciplinaires.

Les candidatures adressées à Madame la Directrice Pays de Helvetas, doivent être envoyées en version
électronique à l’adresse suivante : candidatures.bf@helvetas.org

Dépôt au plus tard le vendredi 20 mai 2022 à minuit TU