MSI/BF lance un avis de recrutement d'un(e) Responsable des achats et des contrats

Placé sous la responsabilité du Directeur logistique, le Responsable des achats et des contrats s’assure que les achats faits par le département logistique sont traités et livrés dans le respect des procédures et des délais prédéfinis et de la complétude des dossiers.

Responsabilités et activités clés :
• S'assurer que les besoins d'achats pour l'ensemble de MSI sont traités conformément aux plans d'achats ou dans les délais requis par le demandeur le cas échéant;
• Examiner les Demandes d' achat des équipes clinques, des équipes mobiles, des MS ladies et MS Men, du Centre de formation, du Call Center et du bureau Central (HOFF) pour en assurer l’exactitude et la conformité du bien ou du service selon sa nature ;
• Préparer les dossiers d'Appels d'Offre du programme pays et les soumettre à la vérification du Directeur Logistique, afin de les soumettre à l'approbation de l'autorité contractante ;
• Réaliser et mettre à jour mensuellement le catalogue d'achat« M4 App.8» pour l'ensemble de MSI (données prix/fournisseurs) et le transmet mensuellement au Directeur logistique le 10 du mois N+l au plus tard;
• Réaliser et mettre à jour mensuellement la base de données fournisseurs «M4 App 7» pour l’ensemble de MSI (contrat/fournisseurs) et le transmet mensuellement au Directeur logistique 10 du mois N+ 1 au plus tard;
• Identifier la procédure d'achat à suivre selon les règles de MSI pour chaque requête qui arrive au service logistique et alloue la requête à l'acheteur qui s'en occupera en conformité avec la matrice d'autorité et de seuil du pays« Ml Annexe 2»;
• Suivre de manière systématique et rigoureuse tous les achats en cours, depuis la réception de la requête jusqu'à la livraison, et assurer le respect des délais pour chaque achat ainsi que le respect des procédures d'achat;
• S’assurer que le logiciel inflow effectivement utilisé pour l’émission des Bons de Commandes est fonction­nel et à jour;
• Élaborer les bons de commande avec le logiciel de gestion des Bons de Commande « Inflow » et les soumettre à la signature selon la matrice des autorités;
• Elaborer les contrats d'achat de biens et/ou service ;
• Négocier, élaborer les contrats de bail et les soumettre à la signature de l'autorité contractante;
• Assurer le suivi, le renouvellement et gérer les termes des contrats et les actions y relatives;
• Assurer la communication avec les demandeurs par rapport aux vérifications additionnelles (BAT, échantillons etc) dates de livraison prévues, réception des achats, problèmes potentiels etc. ;
• Collaborer avec le service financier pour la transmission des factures et bons de livraison de façon hebdomadaire;
• Préparer le rapport mensuel sur les délais de traitement des achats et le taux d'achats retournés aux fournisseurs, sur base de l'outil c Suivi des achats » (Ml App 20) qui doit être transmis au directeur logistique chaque vendredi;
• Suivre de façon hebdomadaire les délais de traitement des achats pour assurer qu'Ils sont raisonnables et que l'offre de bien ou du service corresponde aux attentes des demandeurs;
• Prendre en charge les gros achats, achats complexes etc.; afin de s'assurer du respect et de la transparence des procédures MSI ;
• Superviser les assistants (e) achats sur l'archivage des documents d'achat, sinon Il a la charge de l’archivage directement en cas d'absence et participer au renforcement de leurs capacités;
• Elaborer tous les contrats des biens et services et les soumettre à la vérification et à l’approbation de l'autorité contractante;
• Préparer les commandes à l'international sur la base des IOF et les soumettre à la signature du Représentant Résident;
• Assurer la bonne exécution de toutes les commandes au siège (LSO) jusqu'à la réception des biens;
• Produire, signer et transmettre toutes les GRN relatives aux commandes externes à LSO Orders à Londres;
• S'assurer de la bonne gestion de la base de données des fournisseurs de MSI BF ;
• Élaborer semestriellement le rapport de performance des fournisseurs;
• Assurer la mise à jour mensuelle du logiciel de gestion des Bons de Commandes InFlow;
• Assurer la complétude et l'archivage de tous les dossiers d'achat;
• Assurer la mise en œuvre et le respect des procédures d'achats de MS BF ;
• Participer aux Inventaires périodiques des stocks avec l'ensemble de l'équipe des Approvisionnements et de la logistique;
• Participer aux Inventaires périodiques du matériel et des équipements avec l'ensemble de l'équipe des Approvisionnements et de la Logistique;
• Appuyer la Supervision et la Formation du personnel en gestion des stocks avec l'ensemble de l'équipe des Approvisionnements et de la Logistique;
• Organiser l'approvisionnement efficient des projets MSI BF en conformité avec les procédures MS BF ;
• Organiser la participation du service approvisionnement aux rencontres statutaires périodique de MSI BF.
• Assurer l'archivage de l'ensemble de la documentation liée à chaque dossier d'achat en conformité avec les normes MSI du « Module 1 Achat» :
• Demande de Devis Et Documents De Fourniture Exclusive
• Documents D'appel D'offres